Новый инструмент Google для совместной работы: тест-драйв общих дисков

Сотрудничество на рабочем месте не является чем-то новым. По мере того, как бизнес становится все более глобальным, количество сотрудников, работающих над проектом, и используемые ресурсы растут в геометрической прогрессии. Между этими сотрудниками должна быть надлежащая коммуникация для обеспечения непрерывности бизнеса. В результате эффективное сотрудничество в командах внутри организации оказывается жизненно важным ключом к успеху. В настоящее время существует большое количество инструментов и программных пакетов, которые легко доступны для поддержки совместной работы сотрудников. Автономные приложения, которые раньше размещались локально, теперь перенесены в облако, чтобы улучшить совместную работу. Технологические гиганты, такие как Google, Microsoft и Amazon, уже запустили свои инструменты для совместной работы, чтобы обеспечить лучшую функциональность и услуги. Google Team Drives — новейший инструмент для совместной работы и важная часть флагманских сервисов G Suite компании.

Подробнее об общих дисках

Google Team Drives — это инструмент для совместной работы, ориентированный на предприятие, который унаследовал большую часть своего интерфейса от Google Диска. Тем не менее, компания говорит, что все, что скрывается за интерфейсом, является совершенно новым, другим и имеет мощные API, которые подпитывают этот инструмент для совместной работы. Общие диски предназначены для компаний всех форм и размеров, от малого до крупного бизнеса.

Совместные диски — это простой в использовании инструмент, который упрощает совместную работу. Он предоставляет общее общее пространство, которое может использоваться всеми членами команды для поиска, просмотра, редактирования, загрузки, упорядочения и удаления данных или файлов в зависимости от назначенных ролей и разрешений.

Общие диски теперь доступны в различных версиях G Suite, в том числе:

• G Suite для предприятий
• G Suite Бизнес
• Выпуски G Suite для образования

Чем он отличается от My Drive?

Как упоминалось ранее, интерфейс Team Drives идентичен My Drive. Но они совершенно разные с точки зрения их рабочих и базовых API.

Как следует из названия, «Командные диски» — это общий диск для вашей команды, а «Мой диск» — для отдельного человека. Общие диски позволяют всем членам команды искать, получать доступ и хранить любые файлы в любом месте и на любом устройстве. Это позволяет организациям очень легко управлять данными. Добавление и удаление участников из команды также упрощается, и это не повлияет на файлы. Если сотрудник покидает организацию, данные, над которыми он работает, останутся доступными на общих дисках, что позволит другим членам команды использовать их. Это гарантирует беспрепятственное сохранение непрерывности бизнеса.

В общих дисках каждому участнику может быть предоставлен различный доступ. Например, руководитель группы будет иметь полный доступ, включая просмотр, загрузку, организацию и удаление файлов. И наоборот, стажеру может быть предоставлен доступ только для просмотра и загрузки данных.

Настройка

Чтобы создавать общие диски, вы должны быть зарегистрированы в G Suite и иметь права доступа. В меню, доступном в левой навигационной панели, нажмите «Общие диски» и нажмите «Создать» в верхнем левом углу экрана. Теперь вам нужно ввести название команды и действовать дальше в соответствии с инструкциями на экране.

Теперь, когда команда создана, вы можете добавить в нее участников. По умолчанию каждому добавленному участнику будет предоставлен доступ администратора, который, однако, можно легко изменить. Каждому пользователю могут быть назначены определенные права доступа, включая полный доступ, доступ к редактированию, доступ к комментариям и доступ к просмотру. Вы также получите возможность настроить доступ для пользователей.

Теперь вы можете начать добавлять файлы и папки. Каждому файлу и папке также могут быть назначены различные разрешения, и их можно легко организовать. Файлы можно искать, помечать звездочкой, перемещать, удалять и легко восстанавливать из корзины.

Член команды также может импортировать файлы непосредственно со своего личного диска или с другого общего диска. Для выполнения этих действий пользователь должен иметь полный доступ к исходному диску и иметь как минимум доступ для записи к целевому диску.

[tg_youtube video_id="7FVUe9cR4NA"]

Обмен файлами и совместная работа также упрощены, а также можно обмениваться файлами с другими членами организации, которые не являются частью вашей команды. Вы также можете установить разрешения перед тем, как предоставить общий доступ к файлу, что гарантирует отсутствие неправильного использования файла или данных в нем. После того как к файлу был предоставлен общий доступ, вы можете отменить общий доступ к файлу для отдельных лиц и для всей организации одновременно.

Почему предприятие должно использовать этот инструмент?

Непрерывность бизнеса

Привязка файла к одному конкретному сотруднику гарантирует, что данные в файле останутся нетронутыми, но что, если сотрудник покинет организацию? Определение владельца файла, когда сотрудник увольняется из организации, может быть очень проблематичным.

С общими дисками право собственности на файл не будет ограничено одним конкретным пользователем. Вместо этого все члены команды с нужным набором ролей и разрешений могут получить доступ к файлу даже в отсутствие создателя файла, поэтому отслеживание информации и ее передача становятся беспроблемными. Общие диски предназначены для расширения сотрудничества на предприятиях и обеспечения непрерывности бизнеса.

Адаптировать новых сотрудников стало проще

В любой организации при приеме на работу новых сотрудников они проходят обучение, после чего им предоставляется доступ к работе и другим организационным ресурсам. Этот процесс может быть обременительным, поскольку новым сотрудникам изначально предоставляется доступ только к учебным материалам, которые будут изменены позднее. Используя общие диски, можно очень легко управлять этими ролями, разрешениями и доступом к данным и файлам. Например, всю группу стажеров можно добавить в одну группу во время обучения, а затем перенести на соответствующие общие диски.

Простота управления и организации файлов и папок

Файлы можно помещать в папки, управлять ими, организовывать и получать к ним доступ на детальном уровне.

Доступы и разрешения можно легко контролировать и контролировать

Team Drives — это один из немногих доступных инструментов для совместной работы, который предлагает широкий набор предопределенных ролей и прав доступа. Это также позволяет пользователям настраивать новые роли и разрешения. Каждой ролью и доступом можно легко управлять, изменять и контролировать в любой момент времени.

Использование машинного обучения может повысить производительность

Google начал внедрять методы машинного обучения в свои продукты. Соответственно, Team Drives также имеет встроенные алгоритмы машинного обучения. Это помогает пользователям получить быстрый доступ к файлам, над которыми они, скорее всего, будут работать. Это экономит много ценного продуктивного времени, а также экономит ресурсы, поскольку не нужны метаданные данных, что является довольно трудоемким процессом.

Google Team Drives предлагает удобные средства для совместной работы, а также простоту управления данными, совместного использования и мониторинга. Он поставляется с минималистичным, но интуитивно понятным пользовательским вмешательством и подкрепляется методами машинного обучения за кулисами. Учитывая все эти функции и поддержку Google, Team Drives — удобный инструмент для совместной работы для компаний любого размера.