Восстановление предыдущих версий документов Microsoft 365
Вы помните дни, когда вы работали над чем-то через сетевую папку, а файл был удален другим пользователем? Это означало, что вы потеряли дни работы, потому что резервное копирование запускается в определенное время каждую ночь, а сейчас 4 часа дня, и вам нужно представить этот документ, которого сейчас нет. Мы все были там, и у нас была душевная боль от необходимости что-то переделывать. К счастью, есть способы восстановить предыдущие версии документов Microsoft 365, и в этой статье я покажу вам некоторые из них.
Когда Microsoft запустила локальную версию SharePoint в 2001 году, ИТ-отдел не был в этом уверен. Но с новыми и обновленными функциями он стал одной из наиболее часто используемых платформ для совместной работы. Почему это? Знаете ли вы, что локальная версия SharePoint может хранить версии документов? Это означает, что если бы я работал над чем-то, а через час кто-то другой сделал что-то с файлом, вы могли бы вернуться к исходной версии, и вся ваша тяжелая работа была бы там.
Восстановление предыдущих версий документов Microsoft 365 с помощью SharePoint
А вы знали, что в SharePoint есть две корзины? Какая? Да, вы правильно прочитали. Если что-то удалено, администратор может восстановить документ, а наличие двух корзин означает, что у вас была двойная резервная копия. Как ИТ-администратор, вы становитесь героем компании, потому что документ генерального директора был восстановлен, часы работы сэкономлены, а вера в ИТ вернулась. Теперь давайте быстро перейдем к облаку. Теперь у нас есть SharePoint Online, где Microsoft заботится об инфраструктуре. Вы просто размещаете свои документы в облаке, поэтому больше не нужно сохранять их локально на сервер в сети или в вашем локальном центре обработки данных.
SharePoint Online (или SharePoint в Microsoft 365, как его также называют) также имеет возможность восстанавливать элементы из корзины, включая файлы OneDrive. Да, OneDrive дает вам возможность сохранять библиотеки SharePoint на локальном компьютере и синхронизировать данные с облаком и наоборот. В SharePoint Online, если файлы удаляются, они по существу отправляются в корзину сайта, где администратор может восстановить файлы. Если кто-то, у кого есть привилегии, удаляет элементы из первой корзины сайта, они отправляются во вторую корзину, где их можно восстановить.
Это становится более захватывающим. Вы также можете восстановить все семейство веб-сайтов, если вам предоставлены права глобального администратора или администратора SharePoint в Microsoft 365. При работе с этими корзинами необходимо учитывать некоторые моменты, а именно политики хранения. Это определяет, как долго что-то будет храниться в корзинах, прежде чем оно будет окончательно удалено. При использовании SharePoint в Microsoft 365 срок хранения составляет 93 дня с момента удаления файла, папки или чего-либо еще. Есть и другие параметры, на которые следует обратить внимание, касающиеся корзины.
Если вы превысите квоту на корзину, самые старые элементы будут удалены в первую очередь. Квоты не настраиваются. Не бойтесь, если вы пропустите 93-дневную отметку или если квота будет превышена, поскольку Microsoft хранит резервные копии всего контента в течение 14 дней после этого, прежде чем он будет фактически удален, но единственный способ восстановить это — записать звонок в службу поддержки. со службой поддержки Microsoft в течение этих 14 дней.
Обучите своих сотрудников
С SharePoint, независимо от того, есть ли у вас онлайн-версия или локальная версия, вам необходимо обучить своих пользователей тому, как использовать библиотеки документов, и объяснить им, как сохраняются файлы. Если что-то случится, у вас по крайней мере будет версия, к которой можно вернуться, или корзина, из которой можно восстановить файлы. В одной из компаний, где я работал, где я внедрил SharePoint, однажды поздно вечером один из менеджеров позвонил мне и сказал, что ее файл принадлежит кому-то из ее команды. (Это происходит, когда вы работаете в представлении папок, а не на сайте SharePoint.) Она потратила бессчетное количество часов, работая над этим, и ей нужно представить ее высшему руководству. Она никак не могла все переделать. К счастью, у нас был включен контроль версий и настроены корзины. Нам удалось восстановить файл со всеми данными, и день был спасен. Если бы это был общий сетевой ресурс, эти данные были бы потеряны навсегда, поскольку удаление чего-либо в общем сетевом ресурсе является безвозвратным удалением, а не обратимым удалением в SharePoint.
Теперь, когда вы знаете, что ваши данные доступны вам в трех местах — двух корзинах и 14-дневном периоде восстановления от Microsoft — вам должно быть проще восстанавливать предыдущие версии документов Microsoft 365. Убедитесь, что у вас есть контроль версий, настроены корзины и установлены правильные разрешения, чтобы никто не мог безвозвратно удалить файлы. И наконец, контроль версий дает вам информацию о том, что последний пользователь сделал с файлом, поэтому он покажет, был ли файл удален или отредактирован. Он также может быть использован для целей аудита.