Уголок справки: как управлять большими вложениями электронной почты

Время от времени я слышу от кого-то, кто занимается ИТ-поддержкой для бизнеса или организации, и кто говорит, что им нужна помощь в работе с огромными вложениями электронной почты, которые они регулярно отправляют или получают. Например, некоторое время назад парень по имени Джим, президент ИТ-консалтинговой компании во Флориде, прислал мне следующее сообщение: «У меня есть инженерный клиент со 120 пользователями, распределенными по 12 удаленным офисам плюс корпоративный. Сервера находятся в корпоративном офисе. Вложения представляют собой файлы фильмов, изображения с большим разрешением и файлы PDF со встроенными изображениями. Мой клиент получает их как от внутренних, так и от внешних пользователей. Руководство не помогает ИТ ни в политике электронной почты, ни в обучении пользователей. Я ищу идеи от людей о том, как лучше управлять этими большими вложениями. Кстати: они увеличили свой магазин Exchange на 80 ГБ за четыре месяца».

К сожалению, мне никогда не приходилось сталкиваться с этой проблемой в своем собственном бизнесе, поэтому у меня не было хорошего ответа, который можно было бы предложить Джиму. Но я смог порыбачить в большом пруду ИТ-специалистов, которые подписываются на наш еженедельный информационный бюллетень WServerNews, и получить от них несколько предложений о том, как Джим мог бы справиться со своей ситуацией. И кстати, если вы читаете эту статью и еще не присоединились к более чем полумиллиону других ИТ-специалистов, которые уже подписались на WServerNews, сделайте это сегодня, а пока вы это делаете, подпишитесь на некоторые из наших другие информационные бюллетени TechGenix!

Во всяком случае, ниже приведены некоторые рекомендации, которые я получил и передал Джиму. Если вы сталкивались с похожей проблемой с большими вложениями электронной почты в своей организации или компании, надеюсь, эти советы могут вам помочь. И если вы уже нашли решение этой проблемы и хотите поделиться им с другими читателями TechGenix, не стесняйтесь использовать функцию комментариев внизу этой статьи, чтобы рассказать о продукте или услуге, которую вы хотите порекомендовать другим ИТ-специалистам. сталкиваются с аналогичными проблемами.

Получить мимекаст

Первая рекомендация, которую я передам вам, прислал мне Кельвин из Дурбана, Южная Африка. Кельвин говорит: «Получите Mimecast. У них есть функция «Отправка больших файлов», которая поддерживает файлы размером до 2 ГБ. Mimecast является лидером магического квадранта Gartner в области корпоративного архивирования информации и специализируется на решениях для электронной почты. Пользуюсь ими уже много лет и лично считаю их лучшими в мире. С тех пор, как в 1998 году я впервые прошел сертификацию по Exchange 5.0, я создал несколько размещенных решений для Exchange, и теперь я всегда ставлю перед ним Mimecast для очистки и архивирования электронной почты. Они действительно мирового класса, когда речь идет о решениях для электронной почты». Для получения некоторой общей информации об использовании Mimecast для отправки большого файла по электронной почте см. эту страницу на их веб-сайте. Однако более полезно также обратиться к этим руководствам пользователя, которые можно найти на сайте сообщества Mimecast, известном как Mimecaster Central.

Переосмыслите проблему

Иногда то, что кажется вашей проблемой, может на самом деле не являться основной проблемой, которую необходимо решить. В свете этой возможности другой читатель по имени Квентин, живущий в Великобритании, ответил на крик Джима о помощи, сказав следующее: «Я прочитал проблему Джима с интересом, но в конечном счете запутался. Какова реальная проблема со стороны бизнеса? На стороне сервера не может не быть тривиальным добавление двух дополнительных дисков по 4 ТБ в RAID 1, чтобы удовлетворить требования к хранению в следующем десятилетии. Есть ли здесь проблема аварийного восстановления/непрерывности бизнеса? Может быть, эти большие вложения перегружают каналы связи с удаленными офисами, заставляя пользователей жаловаться на медлительность и тем самым снижая их производительность? Или что-то другое? Я предлагаю Джиму переосмыслить и посмотреть на проблему с точки зрения бизнеса, а затем объяснить технические проблемы, стоящие за этим». У Квентина есть хорошее замечание, хотя он и обходит стороной рассматриваемый вопрос. Мораль состоит в том, чтобы всегда спрашивать себя: «Хорошо, в чем здесь НАСТОЯЩАЯ проблема», когда вы сталкиваетесь с какой-либо дилеммой в своих ИТ-операциях.

Либо переключите технологии, либо продолжайте контролировать эти политики

Решение многих, если не большинства ИТ-проблем, связанных с вложениями электронной почты, состоит в том, чтобы исправить пользователя, а не технологию. Это потому, что технологию обычно легко настроить или заменить, но этим чертовым пользователям может быть очень сложно попытаться исправить или обновить! Брюс, ИТ-директор компании по оказанию аэрокосмической поддержки, подчеркнул этот момент Джиму следующим образом: «У нас был магазин Exchange, но мы перешли на него пару лет назад и теперь используем почтовый сервер с открытым исходным кодом (Cyrus/Postfix). Мы используем Mozilla Thunderbird в качестве нашего настольного клиента, и когда пользователь пытается прикрепить фотографии, надстройка выводит диалоговое окно и предлагает уменьшить размер изображений. Для других больших файлов другая надстройка открывает диалоговое окно, предлагающее пользователю ссылку на файл, а затем загружает файл в личный каталог ownCloud пользователя. Пользователь может отправить ссылку получателю вместо самого файла. Я думаю, что установка Exchange/SharePoint может сделать то же самое. Что касается руководства, поддерживающего политику электронной почты, я чувствую вашу боль. Мы разослали электронное письмо и сказали нашим пользователям: смотрите, если вы отправите что-то более 10 мегабайт, это не пройдет. Если вы хотите, чтобы эти огромные файлы доставлялись, это то, что вам нужно сделать. После некоторого периода времени, когда мы принимали звонки о возвращенных электронных письмах (которые наш сервер возвращал нашему пользователю), они, похоже, наконец-то приняли ограничения». Миграция с Exchange на решение для работы с почтой и совместной работой с открытым исходным кодом — это не то, что многие компании захотят сделать только для того, чтобы решить проблему больших вложений, но постоянное напоминание пользователям о политиках компании до тех пор, пока они «не поймут», безусловно, является хорошей ИТ и надежным управлением. совет по любой проблеме.

Забудьте о вложениях электронной почты — просто отправьте им ссылку на этот домашний фильм.

Наконец, вот простой подход, который коллега по имени Ховард использует для отправки людям больших вложений электронной почты: «Мой случай довольно прост: Gmail не принимает вложения размером более 20 мегабайт или около того. Я отправляю семейные фильмы и без использования третьего лица. Я открываю веб-сервис, загружаю свои файлы до 2 гигабайт и они создают ссылку, которую я могу отправить своим родственникам. Третья сторона хранит мои файлы в течение недели, а затем удаляет их. Просто зайдите на WeTransfer, выберите «Бесплатно» и примите их политику в отношении файлов cookie. Добавьте любую комбинацию файлов размером до 2 ГБ, выберите значок «Поделиться» и выберите «Ссылка». Файлы загружаются и создается ссылка. Скопируйте ссылку в свои электронные письма, протестируйте ее, если хотите».

Мне нравится последний подход, но он не решает проблемы Джима. Если у вас есть другое предложение о том, как компании могут решить проблему огромных вложений электронной почты, не стесняйтесь использовать функцию комментариев и поделиться некоторыми подробностями. Помните, что мы все участвуем в этом вместе как ИТ-специалисты, поэтому чем больше мы делимся друг с другом своим опытом и мудростью, тем больше пользы мы все можем получить.