Просмотр резюме: как автоматизировать обычную HR-рутинную работу
Цифровая трансформация — популярная фраза, которая звучит сложно, но это не обязательно. Речь идет просто о модернизации вашей деловой практики, чтобы извлечь выгоду из инвестиций, которые вы сделали в новые технологии. Я также слышу от коллег-ИТ-специалистов, что они не знают, как помочь своим клиентам в этом. Об этом много говорят, но мало кто знает, что это означает на практике. С этой целью давайте посмотрим на преобразование общей задачи рассмотрения резюме потенциальных кандидатов на работу — рутинной работы, которую каждый отдел кадров должен решать почти каждый день.
Что мы должны сделать?
Мы должны собрать резюме из наших онлайн-объявлений, отфильтровать их, а затем сохранить где-нибудь, чтобы комитет по найму мог просмотреть их все, обсудить и решить, с кем они хотят провести собеседование, и запланировать эти собеседования.
Каков старый процесс рассмотрения резюме?
Старый способ просмотра резюме — разместить онлайн-рекламу, загрузить резюме и отправить его всем по электронной почте. Обсуждения затем проводятся по электронной почте или на личной встрече после того, как тонны электронных писем ходят туда-сюда, говоря о резюме и пытаясь запланировать встречи. Кто-то также должен следить за разговором, чтобы выяснить, с какими кандидатами все согласились. Затем они должны выяснить, когда все могут быть доступны для интервью. Этот процесс требует много мозговых циклов для всех участников, особенно для человека, наблюдающего за процессом, планирующего собрания и время комитета на одном или нескольких собраниях. Все это происходит еще до самого интервью!
Путь цифровой трансформации
Наша цель — исключить любые личные встречи и предоставить онлайн-площадку, где можно было бы проводить все мероприятия. Когда человек, собирающий резюме, загружает их в свой OneDrive, они автоматически публикуются в Teams, где люди, просматривающие их, могут их видеть. Затем мы попросим их оценить резюме на предмет того, должен ли человек претендовать на собеседование. Наконец, мы запланируем эти интервью. Мы хотим сделать это с помощью технологии, которая не засоряет почтовый ящик каждого и сокращает количество используемых мозговых циклов, чтобы этот процесс ни для кого не стал всепоглощающим.
Для этого преобразования мы собираемся использовать OneDrive для бизнеса, Power Automate (ранее известную как Flow), Forms и Teams в сочетании с парой надстроек. Все они являются частью Microsoft 365 Business. Многие другие пакеты лицензий Microsoft 365 также содержат необходимое лицензирование, но в качестве основы мы будем использовать минимальный Microsoft 365 Business. Настройка займет около часа, но это сэкономит нам кучу часов для нескольких человек.
Шаг 1: Это единственный шаг, который совпадает с нашим исходным бизнес-процессом. Настройте рекламу вакансий в Интернете. Убедитесь, что они предлагают возможность загрузки полученных резюме.
Шаг 2: Теперь мы собираемся создать пространство, в котором будет происходить весь этот проект. Используйте Microsoft Teams, чтобы создать канал в существующей команде, к которому у всех уже есть доступ, или используйте существующий канал. В нашем случае мы собираемся использовать наш существующий HR-канал. Этот канал находится внутри нашей команды администраторов и уже имеет всех соответствующих участников. Итак, вместо того, чтобы создавать новый канал для этого проекта, мы собираемся использовать существующий. Если у вас еще нет канала, просто нажмите эти … в правом верхнем углу команды и выберите Добавить канал.
Шаг 3: Далее давайте автоматизируем процесс загрузки резюме в папку с файлами HR. Я создал папку под названием «Резюме» в разделе «Файл» канала HR. Затем в OneDrive для бизнеса я создал папку «Загрузить в резюме».
Теперь, когда у меня есть эти два места, я хочу автоматизировать процесс помещения файлов в Teams. Для этой задачи я буду использовать Power Automate. В OneDrive для бизнеса вы создадите поток, который будет автоматически загружать загруженные вами резюме в раздел файлов канала, созданного на шаге 2.
Войдите в OneDrive для бизнеса и выберите «Создать поток» в пункте меню «Поток». Выберите шаблон под названием Копировать файлы между OneDrive для бизнеса и SharePoint. Хотя мы используем Teams, данные Teams хранятся в Teams, так что это то, что нам нужно.
Эти шаблоны представляют собой небольших ботов, которые выполняют за вас задачи. Если это ваш первый бот, поздравляю с первым из многих в вашей новой армии роботов. Теперь мы заполним форму, чтобы точно сказать этому боту, что мы хотим, чтобы он сделал для нас. Используйте папку справа от элемента, чтобы выбрать папку, которую вы создали, и раскрывающееся меню, чтобы выбрать расположение Teams.
Вы читаете шаблон сверху вниз. Итак, то, что этот шаблон говорит боту, выглядит следующим образом: следите за именем папки OneDrive для бизнеса. Загружайте резюме для чего-либо нового, когда в этой папке появляется новый файл, затем загружайте его на адрес SharePoint (URL для группы) в папка под названием «Резюме». Как только вы нажмете кнопку «Создать поток», ваш бот приступит к работе.
Шаг 4 и 4.5. По мере поступления этих резюме и их загрузки в OneDrive для бизнеса члены рабочей группы увидят их входящие в папку «Резюме». Теперь задача этой команды состоит в том, чтобы просмотреть эти резюме и решить, с кем они хотят провести собеседование. Для этого мы будем использовать другое приложение из нашего пакета Microsoft 365 и другого бота. Мы собираемся использовать Формы для ранжирования резюме и Полли, чтобы узнать, когда все закончили свою задачу ранжирования.
Первый шаг — добавить Microsoft Forms в канал HR. Для этого нажмите + в верхней части канала и выберите Формы из доступных приложений. (Обратите внимание, что мы собираемся сделать то же самое для Полли через несколько минут. Я отметил для вас оба варианта красной точкой.)
Дайте новой форме имя, например «Рейтинг кандидатов», и нажмите «Сохранить».
Теперь приступайте к созданию опроса. Вам нужно дать форме имя. Поле описания прямо под заголовком — хорошее место для размещения любых инструкций. Затем начните перечислять свои вопросы. Если вы хотите убедиться, что все ответили на все вопросы, обязательно выберите нужный вариант. Продолжайте нажимать «Добавить нового», чтобы добавить больше людей, чтобы они могли ранжироваться. Вы можете добавить больше позже, когда появятся резюме.
Когда вы закончите, у вас будет форма, похожая на приведенную ниже. Обратите внимание на красный * рядом с каждым вопросом, указывающий на то, что он обязателен. Также обратите внимание, что Заливка | Рейтинг кандидата — это место, куда члены команды отправятся для заполнения анкеты. Вы должны убедиться, что они идут туда, чтобы ранжировать кандидатов.
Когда вы взглянете на вкладку ответов в форме, вы сможете увидеть результаты опроса.
В конечном счете, мы хотим знать, когда все закончили оценивать кандидатов. Для этого мы собираемся использовать другого бота. Эту зовут Полли. Он принимает опросы. Это, вероятно, делает его название произносимым Поле-е. Я упомянул и показал выше, как добавить Полли. Подойдите к этому знаку + и на этот раз выберите Полли из доступных предметов.
Вы можете позвонить своему роботу Polly в любое время, набрав @polly в разговоре. Для этого просто перейдите на новую вкладку Polly и выберите «Создать».
Как и в форме, которую вы создали выше, вы собираетесь заполнить форму Полли, введя вопрос и доступные ответы. Для этого опроса у нас есть один вопрос: «Вы уже закончили?»
Обратите внимание, что в форме у меня есть возможность установить расписание начала и окончания этого опроса. Вставьте это, если вы хотите использовать его. Это хороший вариант для такого проекта, чтобы иметь возможность планировать, пока вы настраиваете проект, вместо того, чтобы помнить, чтобы вернуться позже и сделать это. Вы можете оставить его открытым или выбрать дату окончания.
В настройках у нас есть несколько вариантов для рассмотрения, а именно: хотите ли вы, чтобы другие участники могли видеть ответы друг друга? В случае с этим проектом я собираюсь показать результат в режиме реального времени и сделать его неанонимным, чтобы немного облегчить давление со стороны сверстников. Вы можете предварительно просмотреть свой опрос, чтобы увидеть, как он будет выглядеть, а затем опубликовать его. Все увидят опрос в беседах, когда он откроется.
Шаг 5: Наконец-то пришло время запланировать эти интервью! Все члены команды и кандидат должны быть там, и вы знаете, каково это, когда несколько занятых людей договариваются о времени встречи. В прошлом было 100 писем типа «Как насчет этого времени», «У меня еще одна встреча», «Как насчет этого», «Мне это не подходит», «Может быть, во вторник»… и так далее, и тому подобное.
Чтобы решить эту проблему, мы будем использовать надстройку Outlook FindTime. FindTime просматривает календарь каждого, показывает доступность и позволяет выбрать несколько вариантов времени, подходящих для всех.
Получатели приглашения на собрание выбирают время из списка. Между тем, время отображается как зарезервированное в календаре каждого, пока не будет окончательно определено одно время. Когда это происходит, зарезервированное место исчезает из календаря, и собрание назначается автоматически. !
Это пример того, как вы можете преобразовать процесс группового просмотра резюме, решая, с какими кандидатами провести собеседование, и планируя эти собеседования из ручного, полного электронных писем, встреч и планирования разочарований, в гораздо более плавный автоматизированный бизнес-процесс. Вы можете сделать этот процесс проще или сложнее в зависимости от потребностей бизнеса.
Настройка этого процесса занимает около часа, но это занимает гораздо меньше времени для всех участников, чем старый способ просмотра резюме. Простые бизнес-преобразования, подобные этому, могут сэкономить время сотрудников, а время равняется деньгам, а деньги — это то, на что они купили Microsoft 365 в первую очередь. Это один из простых способов заставить эти инвестиции начать приносить прибыль вашему бизнесу. Если вы консультант, вы можете принести большую пользу своим клиентам, внедрив решения, подобные этому, которые решают реальные проблемы и неэффективность. Вы задаетесь вопросом, как сделать так, чтобы ваши инвестиции в облако окупились? Это один из способов.