Почему группы Office 365 — это следующая большая вещь, о которой вам нужно узнать
Если бы у вас была машина времени, и вы могли бы вернуться назад и изменить одно решение, могу поспорить, что это будет сделать что-то, что вы считали хорошей идеей в то время, но пропустили лодку. Почему я не завел в 90-е сайт для продажи своего хлама? Почему я не инвестировал в Apple, когда она выглядела обреченной? Ну, я не могу изменить это или что-то еще, но я могу заглянуть в свой хрустальный шар и попытаться понять, что мне делать дальше в моей карьере. Я думаю, что убедиться, что вы знаете все, что нужно знать о группах Office 365, — отличная идея. Это не принесет вам миллионы долларов (или нет?), но определенно может стать основой для следующего шага в вашей карьере.
Так что же такое группы Office 365?
Как следует из названия, это функция Office 365. До тех пор, пока облачные сервисы не были доступны для всех, вы обычно реализовывали все необходимые вам сервисы в своем собственном центре обработки данных. Если вам нужна электронная почта (и у вас есть смысл), вы должны внедрить Exchange Server, если вам нужно хранилище файлов, вы должны настроить файловый сервер, а если вы хотите где-то сотрудничать или настроить интрасеть, вы можете установить SharePoint. Затем, когда ваши пользователи запрашивали у вас доступ к общим ресурсам, вы вручную настраивали общие области в каждой из этих систем по мере необходимости. Итак, вы можете настроить общий почтовый ящик для нового проекта, а затем, возможно, создать для них общий файловый ресурс, а затем, если им это нужно, создать сайт SharePoint… список можно продолжать и продолжать.
Этот метод создания изолированных, слабосвязанных систем был удобен для целей администрирования — вы можете обновить одну, не затрагивая другую, — но с точки зрения пользователя это было отстойно. Если вы просто пытаетесь выполнять свою повседневную работу, вам нужно позвонить в отдел ИТ, чтобы создать для вас что-то похожее на то, что вы могли иметь в прошлый раз, и, надеюсь, вы вспомните все услуги, которые вам были нужны или о которых вы просили.
Идея групп Office 365 состоит в том, чтобы полностью изменить все это, начиная с интеграции. Концептуально «Группа» имеет сходство с тем, что вы знаете и любите как Группу — объект, который имеет имя («Проект Джеффа») со списком участников («Джефф» и «ЛП Джеффа»). Затем его можно использовать в качестве идентификатора безопасности для предоставления доступа к службам («Команда проекта Джеффа может получить доступ к этой области для файлов») или как способ связаться со всеми.
Выход за рамки основных концепций
Однако помимо этого основного принципа все меняется. Группы интегрируются во множество различных служб Office 365 и предоставляют доступ к общим ресурсам, которые живут и умирают вместе с самой группой. В Outlook группа Office 365 имеет общую область почты или бесед, календарь и элементы управления для использования в качестве общего почтового ящика или группы рассылки. Если вы удалите эту группу, основные функции почты будут удалены. То же самое и в OneDrive — создается общий файловый ресурс OneDrive, который привязан к группе, а не к какому-либо отдельному человеку. Во всех службах Office 365 вы либо получаете подготовленный общий ресурс, доступ к определенным функциям «Только для группы», либо, если вы этого не сделаете сейчас, эти функции появятся в ближайшее время.
С точки зрения пользователя, это также очень отличается. Группы имеют обширные метаданные, такие как групповые фотографии или логотипы, а также различные роли, такие как администраторы и обычные участники. Группы могут быть общедоступными, чтобы каждый мог получить доступ к информации (вспомните, как сегодня работает общедоступная группа Yammer), или частными для более конфиденциальных данных. Но принципиально меняется другое — жизненный цикл группы может контролироваться пользователем. По умолчанию пользователи могут создавать группы, и вы ожидаете, что на постоянной основе они возьмут на себя управление.
Использование бесед
Такие услуги, как обмен сообщениями, также представлены по-разному. С общим почтовым ящиком группа пользователей, которые имеют к нему доступ, будет использовать его для организации и получения электронной почты. Они не будут использовать его для поддержания разговоров. Тем не менее, с группами Office 365 рекомендуется использовать их таким образом, больше как традиционная группа рассылки, или, точнее, больше как форум для бесед. Вы увидите это сразу после создания группы, так как нет такой структуры папок, как почтовый ящик, и вместо этого вы отвечаете на сообщения в группе. Вы также можете добавлять людей по электронной почте, но в основном вы сотрудничаете друг с другом внутри самой группы.
Мобильность
Мобильный клиент еще больше отходит от концепции группы рассылки и больше приближается к приложению для группового чата. Вы увидите в моем примере ниже на Android, что мы можем присоединиться к беседе через специальное приложение Outlook Groups, где доступны ссылки на файлы группы и записную книжку. У него есть реальный потенциал для использования в командах в качестве замены продуктам группового чата, таким как Slack.
Что интересного можно делать только в Группах
Когда группы впервые появились на сцене, было, безусловно, удобно иметь простой способ предоставления доступа к нескольким службам, и все они хорошо интегрировались и имели причудливый внешний вид. По сути, без групп все еще можно было делать то же самое — например, вы могли создать сайт SharePoint и использовать почтовые ящики сайта.
Планировщик
Ситуация изменилась совсем недавно, когда начали выпускаться первые сервисы, требующие групп. Чуть более недели назад был выпущен Microsoft Planner, и его нельзя использовать без групп Office 365.
Если вы видели или использовали Trello, то у вас будет хорошее представление о том, что такое Microsoft Planner. Это позволяет вам использовать группу Office 365 для назначения задач членам группы. Вы можете управлять задачами для нескольких групп, и внутри каждой группы вы можете создавать «сегменты» задач, чтобы логически их разделить. Например, у вашей команды может быть одна корзина задач для работы над стратегическими задачами, другая — для обновления документации и так далее. Это не полноценный инструмент управления проектами, но он, безусловно, полезен для управления командой или проектными задачами более низкого уровня.
Соединители
Microsoft также сделала группы Office 365 расширяемыми. Используя функцию соединителя, вы можете подключить к группе внешний сервис. Например, если вы используете программное обеспечение службы поддержки Zendesk, вы можете подключить группу Office 365 вашей службы ИТ-поддержки непосредственно к системе службы поддержки.
Раньше вместо этого вам нужно было иметь общий почтовый ящик для команды и настраивать уведомления по электронной почте или что-то подобное. Эта интеграция со сторонним программным обеспечением означает, что группы расширяют свои функциональные возможности за пределы только Office 365. Кроме того, это означает, что, добавляя приложение из библиотеки или выполняя собственные настройки, вы можете получить гораздо больше пользы от группы с очень небольшое усилие.
Если у вас все еще есть локальные системы, к которым вам нужно предоставить доступ, не все потеряно. Инструмент синхронизации каталогов, Azure AD Connect, имеет функцию «обратной записи групп», которая позволяет копировать группы из облака в локальную Active Directory и использовать их как традиционные группы безопасности — это удобно для устаревших пользователей.
С чего начать?
Итак, если вы решили стать экспертом по группам, с чего начать? Если ваша организация уже использует Office 365, у вас есть преимущество. Он доступен в каждом арендаторе Office 365, и вам даже не нужны права администратора, чтобы начать создавать и использовать группы. Если вы планируете сделать это со своей внутренней организацией, действуйте осторожно. Не просто начинайте добавлять группы повсюду, чтобы увидеть, что работает. Как и любая новая технология, она требует тщательного обдумывания и тестирования, прежде чем двигаться вперед и прыгать вперед. Создайте тестовую группу для небольшой части организации, например вашей команды, и ознакомьтесь с функциями и функциями.
Если вы не используете Office 365 или решили отключить группы Office 365 в клиенте вашей организации, не все потеряно. Любая бесплатная пробная версия Office 365 включает функции групп. Вы можете подписаться на бесплатную пробную версию на сайте Microsoft Office. После регистрации во временном пробном клиенте вы можете начать играть с группами Office 365 в безопасной песочнице, используя отдельные тестовые учетные записи. Просто помните, что если вы планируете отказаться от пробной версии, используйте имя клиента, которое вам больше не понадобится, например «stevedemo1234.onmicrosoft.com», а не «steve.onmicrosoft.com».
После настройки тестовых групп обязательно установите последние версии клиентов на устройства, с которых, по вашему мнению, вам потребуется доступ к Office 365. Office 365 Pro Plus (полная настольная установка Office 2016, поставляемая с Office 365) включает доступ к группам непосредственно из Outlook, а также возможность доступа к блокнотам и файлам группы из приложения. Поддерживаемые браузеры — IE11, Microsoft Edge и последние версии Firefox, Google Chrome и Safari также заслуживают установки и тестирования. На мобильных устройствах устанавливайте не только приложения Outlook Groups, но и дополнительное приложение Outlook, приложение SharePoint, приложение OneDrive для бизнеса, приложение OneNote, а если вы хотите редактировать документы в группах, приложения Word, Excel и PowerPoint.. Это позволит вам изучить все функциональные возможности, доступные на мобильных устройствах, и увидеть, как приложения взаимодействуют друг с другом.
Однако, прежде всего, найдите время, чтобы действительно понять, как сама технология может быть использована в вашей организации. Саму технологию понять несложно, но если вы не видите бизнес-проблем, которые можно было бы решить, или не нашли подходящего варианта ее использования для улучшения процессов, маловероятно, что ваш эксперимент с группами увенчается успехом.