Office 365: резервное копирование и восстановление почтовых ящиков

Office 365 — это интегрированный инструмент от Microsoft, который предлагает программное обеспечение и инструменты для повышения производительности на одной платформе. Office 365 также известен тем, что предоставляет услуги почты и социальных сетей через размещенные версии учетных записей Exchange или POP3/IMAP. Microsoft Office 365 обеспечивает очень удобный и эффективный способ онлайн-передачи данных, а также служит надежным почтовым сервером. Но тем не менее могут существовать риски потери данных как в облаке, так и локально.

Хотя эти проблемы недоступности данных решаются корпорацией Майкрософт и несколькими другими сторонними поставщиками, все еще имеют место различные инциденты, когда пользователи теряют доступ к своим данным. Более того, многие другие факторы могут нарушить доступность служб из облака Office 365, например, стихийные бедствия, сбои оборудования, человеческие ошибки или проблемы с сетью.

Вот некоторые из основных причин потери данных из почтовых ящиков Office 365:

• Плохое подключение к сети может привести к проблемам с хранением данных, что в конечном итоге приведет к потере контроля над данными в облаке.
• Поскольку Office 365 используется в очень широких масштабах, сбои данных и проблемы с обслуживанием довольно распространены.
• Случайное удаление файлов пользователем.
• Поскольку все данные, связанные с Office 365, хранятся в облаке, возможна потеря данных во время загрузки или скачивания данных.
• Наконец, миграция с сервера Office 365 или Exchange на другого поставщика услуг также может привести к потере данных.

Microsoft начала внедрять несколько методов, чтобы избежать этих вышеупомянутых непредвиденных проблем с недоступностью данных, среди которых создание групп доступности баз данных (DAG) является наиболее эффективным. Microsoft Exchange Online использует эту функцию для репликации данных почтового ящика в разные репозитории данных в разных центрах обработки данных. В результате пользователь всегда будет иметь постоянный доступ к своим данным через любой из этих доступных центров обработки данных. Таким образом решается большинство проблем, связанных с потерей данных. Microsoft также предоставляет возможность вручную восстановить удаленные файлы с сервера на случай, если пользователь случайно удалит данные из почтовых ящиков.

С другой стороны, пользователи также могут загрузить резервную копию данных, включив режим кэширования Exchange или создав резервную копию PST. Более того, для резервного копирования данных из почтовых ящиков также можно использовать сторонние приложения.

Режим кэширования Exchange для автономного файла данных Outlook (.ost)

Режим кэширования Exchange предназначен для повышения производительности Microsoft Outlook за счет сохранения копии данных вашего почтового ящика в локальной системе. Это дает пользователям быстрый доступ к своим данным без зависимости от сетевого подключения. Режим кэширования Exchange создает автономный файл данных Outlook, также известный как файл.ost, для хранения данных резервного копирования. Однако для использования этой функции пользователям необходимо иметь сервер, на котором работает Microsoft Exchange.

Действия по включению резервного копирования данных в режиме кэширования Exchange:

• Откройте Microsoft Outlook, перейдите на вкладку «Файл» и нажмите «Настройки учетной записи».
• Затем нажмите на настройки учетной записи в отображаемом раскрывающемся меню.

• Перейдите на вкладку «Электронная почта» и щелкните учетную запись Exchange, а затем нажмите «Изменить».
• В окне «Настройки сервера Exchange» установите флажок «Использовать режим кэширования Exchange» и нажмите «Далее».

• После применения изменений выйдите и перезапустите Microsoft Outlook.

Экспорт данных почтового ящика с использованием файла данных Outlook (.pst)

Файл данных Outlook предназначен для резервного копирования ваших почтовых ящиков из электронной почты и может использоваться в учетных записях электронной почты на основе POP3/IMAP. Экспорт почтовых ящиков в файл.pst — это еще один способ резервного копирования ваших данных в локальной системе или непосредственно в вашу электронную почту. Однако файлы PST автоматически не резервируются в облаке. Для этого пользователям необходимо вручную загрузить экспортированный файл.pst в облако Microsoft.

Шаги для создания файла резервной копии.pst:

• Откройте Microsoft Outlook, перейдите на вкладку «Файл» и нажмите «Открыть и экспортировать».
• В отображаемых параметрах нажмите «Импорт/экспорт».

• Выберите «Экспорт в файл» и нажмите «Далее».

• В появившемся меню щелкните файл данных Outlook (.pst) и выберите «Далее».

• Выберите папку, в которую вы хотите сделать резервную копию файла, и нажмите «Далее».

• Выберите желаемое местоположение и имя файла резервной копии и нажмите «Готово».

Microsoft Outlook также позволяет установить пароль для резервных копий файлов, чтобы никто другой не имел к ним доступа. Оба вышеупомянутых способа встроены в Office 365 для резервного копирования данных, связанных с пользователем и почтовым ящиком.

По мере того, как Office 365 развивался, чтобы стать невероятно мощным инструментом как на индивидуальном, так и на организационном уровне, начал появляться целый портфель сторонних приложений и программного обеспечения, дополняющих существующие функции Office 365. Таким образом, существует множество сторонних приложений, которые необходимо решить. эти вышеупомянутые проблемы недоступности данных и резервного копирования.

Большинство этих сторонних инструментов официально сотрудничают с Microsoft и поэтому надежны. Одними из ведущих сторонних приложений для управления данными и их резервного копирования в Office 365 являются CodeTwo, Cloudfinder, BitTitan MigrationWiz и BinaryTree. Кроме того, почти все эти приложения предлагают бесплатный пробный период, помогая пользователям получить краткую информацию о работе и эффективности соответствующего инструмента.

Несколько дополнительных преимуществ этих сторонних приложений включают безопасность данных почтовых ящиков, централизованное управление данными, хранение данных с полным контролем, резервное копирование на уровне блоков, выборочное восстановление и соответствие практически всем требованиям законодательства.

К настоящему времени мы знакомы с доступными методами резервного копирования почтовых ящиков и других пользовательских данных в Office 365. А что, если пользователь случайно удалит все свои данные из почтового ящика? Это распространенная проблема, возникающая в результате небрежности и отсутствия осторожности пользователя. В таких ситуациях самое первое место для поиска удаленных элементов — это папка «Удаленные» в вашем почтовом ящике. Если вы не можете найти там свои файлы, следующее место, на которое следует обратить внимание, — это папка «Элементы с возможностью восстановления» в инструменте «Восстановить удаленные элементы», который возвращает удаленные данные с сервера Microsoft. Однако безвозвратно удаленный файл или данные из почтового ящика восстановить невозможно.

В каждом программном продукте есть что-то, что вам может придраться и не понравиться в его работоспособности. В случае Office 365 это доступность данных для пользователей из облака. К счастью, Microsoft признает эту озабоченность пользователей и решила проблему с помощью вышеупомянутых эффективных решений, а также расширила свою поддержку с помощью сторонних приложений.