Общий почтовый ящик Office 365: когда, как и зачем его использовать

Опубликовано: 11 Марта, 2023

Почти в каждом бизнесе есть варианты использования общего почтового ящика. До того, как Microsoft включила общие почтовые ящики в Outlook и более поздние версии Office 365, администраторы вместо этого использовали списки рассылки, пересылку почты или даже общие папки, чтобы позволить нескольким людям просматривать электронную почту. Список рассылки с поддержкой электронной почты — это группа людей, которые будут получать одно и то же входящее электронное письмо, но ни один из членов этой группы не будет знать, ответили ли другие. Это реальная проблема, которая может привести к игнорированию почты или появлению нескольких ответов. Пересылка почты — это скорее сценарий «один к одному», когда электронное письмо, адресованное одному человеку, доставляется другому — это нормально, но только этот человек знает о входящем электронном письме. Если это входящий запрос на продажу, вы можете захотеть, чтобы он направлялся любому доступному торговому персоналу. Общедоступная папка — это специальная папка группы, которая может получать электронную почту, но участники должны помнить о посещении этой папки, и она раздражающе низка в списке папок в Outlook, поэтому ее легко не заметить. Кроме того, Microsoft не раз угрожала избавиться от общих папок и в настоящее время делает заявления, которые очень похожи на то, что они собираются удалить группы рассылки. Итак, пришло время узнать об общих почтовых ящиках.

Общий почтовый ящик — это полнофункциональный почтовый ящик, но он не является чьим-либо основным почтовым ящиком. Вместо этого это почтовый ящик, за которым отдельное лицо или группа должны следить и иметь возможность отвечать. Почти каждый бизнес нуждается в этой функции.

Случаи, когда вы можете захотеть использовать общий почтовый ящик

Вместо псевдонима: вы хотите, чтобы ваши клиенты отправляли электронную почту на общий адрес электронной почты, и небольшая группа людей могла видеть и отвечать на эти электронные письма от имени этого адреса. [email protected] может быть примером такого рода вещей.
Вместо того, чтобы оставлять активной учетную запись бывшего сотрудника: сотрудник уходит, и вы хотите предоставить кому-то другому доступ к этому почтовому ящику, чтобы он продолжал получать электронную почту во время перехода. Общий почтовый ящик обеспечивает лучшее решение, чем просто переадресация, поскольку он обеспечивает доступ ко всему почтовому ящику. Мы используем это для переходных целей, чтобы новый человек в этой роли или менеджер мог перемещать контакты, календарь и другую информацию в этом почтовом ящике.
Вместо переадресации: на вашем сайте есть контактный адрес. Ранее вы создали группу рассылки, но не было никакой возможности узнать, ответил ли кто-то на это письмо или нет. С общим почтовым ящиком каждый может видеть, был ли ответ на исходное электронное письмо, а также просматривать ответ в папке «Отправленные».
Вместо того, чтобы хранить PST: ой! Люди все еще делают это? Да, это так. Разговор о старой школе. PST нестабильны, ограничены и могут быть потеряны. С общим почтовым ящиком вы можете безопасно хранить эту информацию на своем онлайн-сервере Exchange.

Спецификации того, что может делать общий почтовый ящик, менялись на протяжении многих лет. Было 5 ГБ, потом 10 ГБ; в свое время вы не могли отправить из него. Сегодня общий почтовый ящик имеет ограничение на размер 50 ГБ, вы можете отправлять и получать сообщения из этого почтового ящика, а отправленные сообщения остаются в общем почтовом ящике. Для него не требуется лицензия, если только вы не хотите добавить к нему архивирование и с ним не связаны учетные данные пользователя. Это не какая-то урезанная ограниченная функция. Теперь это фантастическое полнофункциональное решение для реальных бизнес-задач.

У Microsoft есть отличный простой документ по настройке общего почтового ящика, поэтому я не буду повторять эти шаги. Пожалуйста, перейдите сюда для получения инструкций о том, как создать общий почтовый ящик. Вместо этого я поделюсь с вами некоторыми советами, которые сделают ваш опыт намного лучше.

Поместите отправленную почту туда, где вы ожидаете

Я хочу указать на часто пропускаемую настройку, которая помещает отправленную почту из общего почтового ящика в папку «Отправленные» этого почтового ящика. Если вы не измените этот параметр, отправленная почта попадет в личную папку «Отправленные» человека, который ответил. Как правило, это не та функция, которую ожидают люди. Чтобы исправить это, перейдите в центр администрирования Office 365, разверните группы и выберите общие почтовые ящики. Затем установите флажок для общего почтового ящика, для которого вы хотите изменить настройки. Наконец, установите значение ВКЛ хотя бы для параметра Копировать элементы, отправленные как элемент этого почтового ящика. Я выделил эти шаги ниже.

Настройка Outlook

Возможно, вам придется провести конечного пользователя через процесс поиска общего почтового ящика в Outlook. Он будет отображаться автоматически, поэтому на стороне клиента не нужно ничего настраивать. Но поскольку это дополнительный почтовый ящик, вам может потребоваться прокрутить список папок вниз, чтобы найти его. Любой, кто использует общий почтовый ящик, может счесть полезным закрепить папку «Входящие» в избранном.

Вы также захотите показать людям, как отправлять сообщения из этого почтового ящика. После добавления общего почтового ящика в Outlook поле «От» в окнах составления почты будет иметь стрелку раскрывающегося списка. Здесь вы можете выбрать адрес, который вы хотите в качестве адреса отправителя.

Теперь не забывайте, что это полнофункциональный почтовый ящик, а это значит, что у вас есть общие календари и общие контакты, доступные группе с доступом к этому почтовому ящику! Представьте себе возможности. Эти элементы также можно закрепить в избранном. Некоторые люди предпочитают использовать эту функцию другим параметрам в Группах или SharePoint. Я бы внимательно посмотрел на Группы, прежде чем принять такое решение. Группы — это относительно новая функция в Outlook, которая может лучше служить этой цели.

Каковы ограничения общего почтового ящика?

Всего пара моментов на заметку.

Вы не можете добавить общедоступный адрес электронной почты или кого-либо за пределами вашей компании в группу людей, имеющих доступ к этому почтовому ящику. Поэтому, если ваши продавцы хотят использовать свою учетную запись Gmail, вы не сможете добавить этот адрес к людям, которым разрешено использовать общий почтовый ящик. (Но вы можете в группах!)
Доступ к общим почтовым ящикам можно получить только из настольного клиента Outlook или в Outlook Web. Это означает, что если вы хотите получить его со своего телефона, вам нужно будет использовать браузер телефона. Это может быть обломом для некоторых очень мобильных людей.
Вы можете отправлять и получать зашифрованную электронную почту. Я вижу некоторые заметки в Интернете, которые вы не можете, в том числе в той статье, на которую я дал вам ссылку, но это неправда. Вы абсолютно можете.

Волшебный опыт преобразования

Знаете ли вы, что вы можете преобразовать почтовый ящик существующего пользователя в общий почтовый ящик? Конечно, как только я упомянул, что вы можете использовать общий почтовый ящик для управления электронной почтой для сотрудника, который больше не работает в компании, вы должны были это предположить. Но вы также знаете, что вы можете преобразовать общий почтовый ящик в «настоящий» почтовый ящик? Ну, вы можете, и на самом деле обе эти вещи очень просты. Вы просто нажимаете на ссылку «Преобразовать», ждете несколько минут, и все готово.

Вы сделаете это из Центра администрирования Exchange. Слева вы видите мою личную учетную запись и параметр «Преобразовать общий почтовый ящик». Справа вы видите общий почтовый ящик с опцией Преобразовать в обычный почтовый ящик. Редко для этого мы получаем настройку одним щелчком мыши с Microsoft, но в этом случае просто щелкните. Это так просто.

Как только вы начнете работать с общими почтовыми ящиками, вы обнаружите множество причин для их использования. Общие почтовые ящики — это для хранения почты в руках тех небольших групп, которые в ней нуждаются, и обеспечения безопасности этой почты в сети. Просто обратите внимание на те пару ошибок, которые я упомянул, и вы обнаружите, что это очень простое в управлении решение.