Метки конфиденциальности Microsoft 365: все, что вам нужно знать

Метки конфиденциальности в последнее время набирают все большую популярность в Microsoft 365. Для тех, кто может быть не знаком с метками конфиденциальности, они представляют собой механизм, определяющий, как следует обрабатывать определенный контент. Например, метка конфиденциальности может использоваться для шифрования документа или нанесения водяного знака.

Ранее метки конфиденциальности применялись только к документам Office, таким как Word и Excel, а также к сообщениям электронной почты. Совсем недавно Microsoft начала разрешать их использование в других областях платформы Microsoft 365. Например, метки можно применять к содержимому в Microsoft Teams и SharePoint. В Power BI также есть поддержка меток конфиденциальности, и вы даже можете применить конфиденциальность к определенным группам Microsoft 365. Поскольку метки конфиденциальности становятся важной частью платформы Microsoft 365, я хотел бы воспользоваться возможностью, чтобы рассказать о том, как их создавать.

Создание меток конфиденциальности Microsoft 365

Начните процесс, открыв Центр соответствия требованиям Microsoft 365, а затем щелкните Защита информации, как показано на рисунке ниже. Когда появится экран Защита информации, убедитесь, что выбрана вкладка Метки, как показано на рисунке.

Затем щелкните значок «Создать ярлык». Когда вы это сделаете, центр администрирования откроет мастер, который можно использовать для создания новой метки конфиденциальности.

На первом экране мастера вам будет предложено ввести имя для создаваемой этикетки. Вам также потребуется ввести описание для пользователей и описание для администраторов.

Описание для пользователей необязательно

Если вы провели много времени, работая с продуктами Microsoft, то вы, вероятно, заметили, что при создании объекта (почти любого типа) Microsoft обычно требует от вас указать имя объекта, но обычно делает описание необязательным. Однако в этом случае описание для пользователей является обязательным, а описание для администраторов — необязательным. Причина этого в том, что описание пользователя будет использоваться в качестве всплывающей подсказки. Он будет отображаться для пользователя, когда он применяет созданную вами метку. Таким образом, важно написать описание, которое отражает, что делает метка и когда ее следует использовать. Напротив, метка администратора — это скорее описание, предназначенное для администраторов, которые управляют вашей средой Microsoft 365.

Нажмите «Далее», и вы попадете на экран «Шифрование». Этот экран, который вы можете видеть на следующем рисунке, включает три параметра: «Применить», «Удалить» и «Нет».

Значение по умолчанию для этой конфиденциальности — «Нет». Это означает, что к файлам или сообщениям не применяется шифрование в ответ на применение метки конфиденциальности. Если, с другой стороны, вы выберете опцию «Применить», то все, к чему будет применена метка конфиденциальности, будет зашифровано. Аналогично, опция «Удалить» отключает шифрование.

Если вы решите применить шифрование, вам придется настроить несколько дополнительных параметров. Эти параметры относятся к разрешениям, типу шифрования, автономному доступу и способу назначения разрешений. Вы можете увидеть эти параметры на следующем рисунке.

Нажмите «Далее», и вы попадете на экран «Создание контента». Идея этого экрана заключается в том, что вы можете наносить метки непосредственно на документ, передавая его чувствительность. Это может быть полезно, если кто-то будет печатать конфиденциальный документ. Очевидно, вам не нужно использовать маркировку содержимого, но если вы решите включить маркировку, вы можете использовать любую комбинацию водяных знаков, верхних и нижних колонтитулов, как показано ниже.

Как вы можете видеть на изображении выше, вы можете дополнительно применять водяные знаки, верхние и нижние колонтитулы к документам.

Не поддерживается всеми продуктами Microsoft

В отношении меток конфиденциальности важно помнить, что они работают с рядом различных приложений и служб Microsoft 365, и не каждое приложение поддерживает все эти элементы. Водяные знаки, например, отлично подходят для документов Word, но их нельзя применить к сообщению электронной почты.

Нажмите «Далее», и вы попадете на экран автоматической маркировки для приложений Office. Исторически сложилось так, что безопасность организации была настолько хороша, насколько ее пользователи были готовы придерживаться политики безопасности организации. Как мы все знаем, это может быть проблематично. Ленивый или самодовольный пользователь может подорвать безопасность организации, не предприняв шаги, которые были бы необходимы для обеспечения безопасности организации. Точно так же недовольный сотрудник может умышленно игнорировать политику безопасности организации.

Идея экрана автоматической маркировки для приложений Office заключается в том, что вы можете вывести конечного пользователя из цикла и автоматически применить метку конфиденциальности к документу на основе содержимого документа. Если, например, было обнаружено, что документ содержит номер социального страхования, то может быть автоматически применена метка конфиденциальности, а затем документ может быть зашифрован (в зависимости от настроек метки). Это может иметь большое значение для того, чтобы помочь вам избежать нарушений нормативно-правового соответствия.

Нажмите «Далее», и вы попадете на экран, который попросит вас просмотреть выбранные вами настройки. Если все выглядит хорошо, нажмите кнопку «Создать метку».

Метки конфиденциальности Microsoft 365: простой и понятный процесс

Если вы не применяете метку автоматически к документам Office, вам потребуется опубликовать метку конфиденциальности, прежде чем ваши пользователи смогут ее использовать. Если вы посмотрите на первый снимок экрана в этой статье, вы заметите, что раздел «Защита информации» содержит две вкладки — «Ярлыки» и «Политики ярлыков». Вкладка «Ярлыки» используется для создания меток конфиденциальности. На вкладке «Политики меток» можно публиковать метки конфиденциальности.

Публикация метки конфиденциальности — простой и понятный процесс. Вам нужно выбрать метку, указать, кому она будет опубликована, и установить некоторые параметры политики. Эти параметры политики определяют, например, должен ли пользователь предоставить обоснование для удаления метки или должна ли пользователям предоставляться ссылка на страницу справки. После публикации этикетка готова к использованию.