Лучшие виртуальные рабочие пространства для удаленной совместной работы
Пандемия COVID-19 изменила парадигму рабочей культуры. Сегодня работа из любого места является обычной практикой, и сотрудники могут работать где угодно! Это привело к появлению виртуальных рабочих мест, в которых сотрудники подключаются в цифровом формате для совместной работы и общения с другими членами команды, а также добиваются успеха в своей работе.
Эти виртуальные рабочие пространства представляют собой цифровую копию физических офисных помещений. Исключением является то, что эти пространства разбросаны по разным местам по всему миру. Это поднимает важный вопрос: как вы можете управлять удаленной командой в разных местах и часовых поясах?
Как управлять удаленной командой
Управление удаленной командой требует уникальных стратегий и навыков, чтобы все сотрудники были довольны и мотивированы. В то же время вам понадобятся процессы для улучшения сотрудничества и повышения эффективности между работниками. Прежде всего, позвольте мне сказать вам, что это непросто. Это потому, что ваши сотрудники не видятся и не общаются друг с другом вне работы. Как в этом случае установить доверие и общение ? Ниже приведены 5 стратегий, которые помогут вам решить эти проблемы.
1. Поддерживайте хорошее общение
Общение часто является проблемой в удаленной рабочей среде, потому что люди не видят друг друга. Из-за этого невербальное общение полностью отсутствует. К счастью, вы можете решить эту проблему с помощью четких каналов связи и платформ. Таким образом, сотрудники могут общаться друг с другом. Регулярные видео- и голосовые вызовы также помогают оптимизировать общение. Помните о разных часовых поясах и выбирайте подходящее время для всех.
2. Ставьте четкие цели
В виртуальном рабочем пространстве сотрудники могут потерять контроль над своей работой. Во многих случаях отвлекающие факторы вокруг них могут сделать их менее продуктивными и неэффективными. Чтобы избежать этих проблем, вы можете установить четкие цели. В зависимости от вашей команды ставьте ежедневные или еженедельные цели, потому что их легче отслеживать. Рассмотрите возможность использования инструментов постановки целей и отслеживания для большей наглядности.
3. Сосредоточьтесь на результатах
Трудно отслеживать отдельные действия в удаленной рабочей среде. Следовательно, лучший вариант — сосредоточиться на результатах. Этот подход также дает сотрудникам возможность опробовать различные методы/стратегии для достижения своих целей. Во многих отношениях это также поощряет инновации.
4. Обеспечьте подотчетность
Сотрудникам часто легко потеряться в своих виртуальных рабочих пространствах из-за беспорядочного общения, отсутствия четко определенной иерархии, отсутствия инструментов отслеживания и т. д. Хороший способ избежать этого хаоса — помочь каждому человеку узнать свою роль и ответственность.. Хороший способ обеспечить это — сделать каждого сотрудника ответственным за конкретные задачи/результаты. Работайте с ними, чтобы установить временные рамки и этапы, чтобы сотрудники знали, как направить свои усилия.
5. Используйте правильные инструменты удаленной работы
Наконец, убедитесь, что вы используете правильные инструменты удаленной работы. Это улучшит общение и сотрудничество между членами вашей команды. Это может быть критическим фактором, поскольку сотрудники могут использовать в своей работе разные операционные системы и устройства. В результате вам нужен общий набор инструментов, обеспечивающих прозрачность работы друг друга. В свою очередь, вы получите унифицированные операции в своих виртуальных рабочих пространствах.
Поскольку эти инструменты очень важны, я хочу показать вам лучшие из них, подходящие для всех различных виртуальных рабочих пространств.
Топ-5 программ для виртуального рабочего пространства и удаленной совместной работы
Чтобы получить максимальную отдачу от вашего виртуального рабочего пространства, вам нужны правильные инструменты для удаленной работы. В идеале вы хотели бы, чтобы эти инструменты устанавливали цели, управляли задачами, оптимизировали общение, измеряли производительность, обеспечивали совместную работу и многое другое. Давайте теперь рассмотрим несколько инструментов, которые помогут вам получить больше от вашего виртуального рабочего пространства.
1. Сококо
Сококо — это онлайн-платформа виртуального рабочего пространства, которая объединяет ваших сотрудников. Это также дает им возможность сотрудничать для достижения высокой производительности и эффективности. Это устраняет географические барьеры, поэтому организации могут находить таланты где угодно. Вот несколько важных причин, по которым Socoo так популярен среди пользователей.
Мгновенная связь
Sococo позволяет сотрудникам мгновенно отправлять сообщения друг другу, независимо от их местонахождения. Это помогает поддерживать связь между сотрудниками. Это также создает идею совместной работы в виртуальных рабочих пространствах.
Постоянное сотрудничество
Sococo позволяет проводить встречи в любое время. Вы можете подключаться к этим встречам с любого устройства, включая мобильные телефоны, чтобы общаться где угодно. Во время совещаний вы можете использовать для общения голос, видео и даже чат. Также возможно совместное использование экранов для демонстрации вашей работы.
Улучшенная видимость
Вы всегда можете знать, чем занимаются другие сотрудники в вашей команде. Это помогает работать вместе в достижении общих целей. Это также повышает общую производительность и эффективность вашей команды.
Благодаря превосходным характеристикам я настоятельно рекомендую Sococo организациям, которые планируют в ближайшее время перейти на виртуальное рабочее пространство.
2. Рабочее место от Meta
Мета придумал платформу виртуального рабочего пространства. Эта система включает в себя чат, живое видео, групповое общение и многое другое. Интуитивно понятный интерфейс позволяет легко найти нужную информацию. Кроме того, Workplace by Meta отображает персонализированную новостную ленту. Это что-то вроде Facebook, но только для вашей команды или организации. Он также хорошо интегрируется с большинством популярных приложений, таких как Dropbox, Calendly и другими.
Вот несколько важных особенностей Workplace от Meta.
Выделенные группы
Рабочее место позволяет вам иметь специальные группы для каждого проекта. Это поможет вам лучше организовать задачи и общение, не чувствуя себя запутанным или перегруженным.
Защищенное хранилище
Meta предлагает варианты безопасного хранения всех ваших документов, изображений и многого другого. Вы также можете легко получить доступ к любой информации, которую вы хотите мгновенно. Наконец, он позволяет вам контролировать версии, предоставлять доступ и многое другое.
Регулярная коммуникационная поддержка
Вы можете использовать Meta для голосового или видеозвонка своим коллегам. Лучшая часть? Это не требует никаких дополнительных приложений. Вы также можете иметь до 50 участников на звонок.
Все эти функции делают Workplace хорошим выбором для управления коммуникациями и задачами в вашей компании.
3. Работа в синхронизации
WorkInSync — это решение SaaS, которое помогает вашей организации настроить гибридную рабочую область. Эта платформа позволяет вашим сотрудникам приходить в офис несколько раз в неделю/месяц, если они этого хотят. WorkInSync также позволяет бронировать столы и переговорные комнаты в зависимости от расписания вашей команды. Вы даже можете использовать его для планирования работы ваших сотрудников и управления посетителями. Вы также можете проанализировать использование этой платформы среди ваших сотрудников и многое другое.
Ниже приведены некоторые ключевые функции WorkInSync.
Интегрированный планировщик команды
WorkInSync поставляется с планировщиком команды. Вы также можете быть в курсе расписаний и задач других сотрудников. Таким образом, вы можете планировать свои действия соответствующим образом. Можно даже легко внедрить ротацию сотрудников или расписание посещений офиса.
Централизованная информационная панель
Централизованная информационная панель сообщает вам, сколько людей вошли в систему из офиса и сколько находится в удаленных местах. Это означает, что вам больше не нужны игры в угадайку при планировании. Наконец, WorkInSync также упрощает планирование внутри организации.
Я рекомендую использовать WorkInSync в гибридных режимах. Это особенно полезно, когда команды по очереди используют офисные помещения и конференц-залы.
4. Командный поток
Командный поток — это еще одна платформа виртуального рабочего пространства, которая добавляет удовольствия в вашу рабочую среду. На этой платформе вы можете увидеть свое видео в пузыре на виртуальном плане этажа. Это означает, что вы можете просто увидеть, кто рядом с вами, и «подойти», чтобы поболтать с ним! Вы также можете встречаться, сотрудничать, проводить мозговые штурмы или просто проводить время со своими коллегами.
Давайте теперь кратко рассмотрим некоторые определяющие функции Teamflow.
Визуальное представление
Teamflow позволяет вашим сотрудникам сидеть на виртуальной мебели. Это создает ощущение присутствия в конференц-зале. Ваши сотрудники также могут вести неформальные беседы за журнальным столиком или кулером с водой, и все это виртуально!
Инструменты для совместной работы
Teamflow предлагает интерактивные доски, совместное использование экрана, стикеры и многое другое, чтобы помочь вашим сотрудникам делать заметки во время собрания. На самом деле каждый может совместно работать над этими инструментами, и вы можете видеть изменения в режиме реального времени.
Эти функции делают Teamflow хорошим выбором для улучшения совместной работы и общения в вашей команде. Это также забавное визуальное представление рабочих пространств IRL!
5. Офисные косы
Kosy Office позволяет легко сотрудничать с коллегами. Вы можете открыть доску, вести видеочат и делиться своим экраном, как в физическом офисе. Можно даже посидеть за столиком и поболтать за чашечкой кофе, но виртуально. Настройте свое рабочее пространство, вместе слушайте музыку и занимайтесь фитнесом с Kosy Office.
Вот некоторые из важных функций Kosy Office.
Индивидуальные рабочие пространства
Kosy Office позволяет настроить ваше виртуальное пространство. Вы можете добавлять свои любимые предметы мебели, перемещать их и даже держать виртуальных питомцев, которые составят вам компанию. Это как настоящий офис, но виртуальный!
Интеграции
Kosy Office имеет множество интеграций, которые позволяют значительно повысить производительность и взаимодействие. Например, он позволяет вам использовать специализированные приложения, такие как Miro boards, Figma, Google Drive и другие. Эти функции, несомненно, помогают создать приватное и уютное виртуальное рабочее пространство. Ваши виртуальные рабочие пространства могут, наконец, отражать вас во всех отношениях.
Все эти инструменты улучшают внешний вид виртуального рабочего пространства. Вы даже можете почувствовать связь со своими коллегами и мгновенно поговорить с ними, как в физическом офисе.
Профессиональный совет
Не всем организациям нужны сложные виртуальные рабочие пространства, особенно если у них гибридная рабочая среда. Подумайте о потребностях вашей компании, прежде чем остановиться на одном из перечисленных выше виртуальных рабочих мест. Если окажется, что вам не нужны виртуальные рабочие места, у меня все еще есть кое-что для вас. В следующем разделе я покажу вам инструменты удаленной совместной работы, которые могут повысить производительность вашей команды.
Три лучших инструмента для удаленной совместной работы
Инструменты удаленной совместной работы необходимы в повседневной жизни распределенной команды. Они помогают сотрудникам работать вместе над документами и проектами. Таким образом, команда может достичь желаемых результатов в установленные сроки. Поскольку все больше людей хотят работать из любого места, эти инструменты помогут вам сохранить производительность и эффективность. Давайте рассмотрим 3 лучших инструмента для удаленной совместной работы.
1. Понедельник.com
Monday.com — это популярная рабочая ОС, которая позволяет вам запускать проекты, управлять задачами, использовать ее в качестве CRM, отслеживать ошибки и т. д. Этот инструмент использует множество интуитивно понятных визуальных элементов и сеток для улучшения совместной работы. В свою очередь, это также помогает людям сосредоточиться на результатах, а не только на задачах. Визуальные эффекты дают более широкое представление о целях. В целом, эта команда настраивает рабочие процессы в соответствии с конкретными потребностями вашего бизнеса. Благодаря этим функциям Monday.com повышает эффективность и производительность вашей команды.
2. Слабость
Слабый — это корпоративная платформа для обмена сообщениями, которая позволяет членам команды мгновенно общаться. Вы также можете создавать небольшие группы, вести частные чаты один на один и многое другое. Slack также хорошо интегрируется с множеством приложений, таких как Календарь Google, чтобы легко планировать встречи и управлять ими. Еще одна интересная функция — это Huddle, который позволяет мгновенно общаться в голосовом и видеочате с коллегами. Вы даже можете представить свой экран во время чата. Все эти функции улучшают совместную работу и, в свою очередь, производительность вашей команды.
В целом, Slack упрощает процесс общения, поэтому ваши сотрудники могут чувствовать себя более связанными друг с другом.
3. Сборка
Сборка — это инструмент для совместной работы на рабочем месте, который обеспечивает контекст и понимание, чтобы сотрудники могли работать вместе более эффективно. Этот инструмент позволяет создавать и автоматизировать рабочие процессы, помогая направить усилия на достижение конкретных целей. Он также прост в использовании и поставляется с более чем 40 готовыми шаблонами рабочих процессов. Он интегрируется со многими инструментами, такими как Office 365, Google Suite и другими.
В целом, Assembly удобна для создания и управления рабочими процессами в вашей организации, а также для того, чтобы помочь вашим сотрудникам лучше видеть свои ежедневные, еженедельные, ежемесячные и квартальные цели.
Профессиональный совет
Комбинируйте эти инструменты для достижения разных целей. Например, организации используют Slack для общения и Assembly для построения и автоматизации рабочих процессов. Это просто зависит от потребностей и предпочтений вашей организации.
Излишне говорить, что все вышеперечисленные три инструмента улучшают совместную работу. Они также гарантируют, что вы создадите лучшие виртуальные рабочие места для своих сотрудников.
Заключительные слова
Удаленная работа и виртуальные рабочие места никуда не денутся. Вот почему организации стремятся использовать различные платформы. В конце концов, вы хотите улучшить совместную работу и повысить эффективность виртуальной установки.
В этой статье я рассмотрел пять платформ виртуальных рабочих мест и три инструмента для совместной работы, которые, по моему мнению, могут быть полезны для вашей организации. Если вы учтете свои потребности, вы можете обнаружить, что эти инструменты помогут вам повысить производительность и эффективность.
Есть еще вопросы о виртуальных рабочих пространствах? Ознакомьтесь с разделами часто задаваемых вопросов и ресурсов ниже!
Часто задаваемые вопросы
Есть ли у виртуальных рабочих мест какие-либо преимущества?
Да, виртуальные рабочие пространства предлагают множество преимуществ. Они дают сотрудникам возможность работать из любого места. В свою очередь, это значительно повышает их моральный дух и помогает им лучше сбалансировать работу и личную жизнь. Организации также могут привлекать таланты из любой части мира, не беспокоясь о визовых процедурах и международной иммиграции.
Всегда ли полезны виртуальные рабочие пространства?
Нет, виртуальные рабочие места тоже имеют свои недостатки. Они могут создавать конфликты в расписании с членами команды. Отсутствие личного общения также может повлиять на производительность. Одиночество, сплоченность команды и плохое социальное взаимодействие добавляют к недостаткам. Одним из способов преодоления этих проблем является использование платформ для совместной работы и удаленных рабочих мест.
Каковы некоторые передовые методы для улучшения совместной работы удаленной команды?
Вы можете использовать некоторые передовые методы для улучшения совместной работы и общения в вашей команде. Начните с постановки четких целей и задач и обеспечьте прозрачность в работе. Поощряйте членов вашей команды поддерживать друг друга и рассмотрите возможность проведения некоторых виртуальных мероприятий по сплочению команды, чтобы создать связь.
Sococo и Slack похожи?
Нет, Sococo и Slack не похожи. Слабый больше средство коммуникации. Это помогает членам вашей команды взаимодействовать через голосовые и видеочаты. Sococo, с другой стороны, представляет собой более широкую платформу виртуального рабочего пространства. Это выходит за рамки общения. Фактически, Sococo позволяет вам устанавливать цели, отслеживать прогресс, назначать задачи и многое другое.
Является ли общение критически важным в виртуальной рабочей среде?
Да, общение является важным компонентом виртуальной рабочей среды. Это потому, что люди не могут встретиться друг с другом лично. Им приходится полагаться на онлайн-инструменты общения, чтобы лучше узнать друг друга и организовать совместную работу. Вот почему организации используют множество средств коммуникации, чтобы дать своим сотрудникам ощущение совместной работы.