Лучшие решения для архивирования электронной почты для малого и среднего бизнеса в 2022 году

Архивирование электронной почты помогает защитить интеллектуальную собственность бизнеса и снизить судебные риски или последующее влияние на рост бизнеса. Сотрудники знают, что каждое электронное письмо где-то записывается и, будучи заархивировано, недоступно для удаления гнилым яблоком. Кроме того, внедрение архивирования электронной почты помогает в аудите электронной почты, и это важно из-за обязательных нормативных требований. С этой целью вы должны рассмотреть возможность использования решений для архивирования электронной почты. Они могут сделать ваши процессы архивирования электронной почты намного лучше!

В этой статье я начну с обзора юридических требований к архивированию электронной почты. Затем я расскажу о нескольких передовых методах, а затем о трех основных функциях, которые должны быть в вашем решении. Наконец, я поделюсь лучшими решениями для архивирования электронной почты на рынке сегодня. Звучит отлично? Круто, приступим!

Юридические требования к решениям для архивирования электронной почты

Компания обязана заботиться обо всех заинтересованных сторонах. Два учреждения, которые помогают обеспечить защиту этих заинтересованных сторон, — это Комиссия по ценным бумагам и биржам США (SEC) и Регуляторный орган финансовой отрасли (FINRA). Пройдемся по каждому из них подробнее.

Юридические требования Комиссии по ценным бумагам и биржам

Из всех руководств SEC Правило 17a-4 является наиболее актуальным в отношении обеспечения прозрачности между всеми заинтересованными сторонами и включает архивирование электронной почты. По сути, предприятия должны хранить архив своих электронных сообщений, включая электронную почту. Кроме того, любые заархивированные электронные письма должны иметь немедленный доступ в течение двух лет. Это должно помочь предприятиям эффективно обрабатывать жалобы клиентов в разумные сроки. По истечении этого срока вы должны заархивировать эти электронные письма на шесть лет (здесь нет немедленного доступа).

Юридические требования FINRA

Что касается правил FINRA, то одно из них касается архивирования электронной почты. Согласно правилу 4511 FINRA, предприятия должны хранить электронные записи в том же формате, который соответствует правилу 17a-4 SEC. В соответствии с FINRA 4511 вы можете хранить копии своих документов вне офиса. FINRA также заявляет, что если вы явно не определили срок хранения, вы должны хранить свои документы в течение шести лет. Наконец, в FINRA 4513 также упоминается, что компании должны хранить записи о жалобах клиентов не менее четырех лет.

Наряду с этими правилами также важно помнить, что компании также должны соблюдать требования региональных учреждений в стране своей деятельности. Кроме того, обратите внимание, что в большинстве юридических требований упоминается «архивирование электронной почты» вместо «сохранение вашей электронной почты в безопасности». Это связано с тем, что у пользователей не должно быть легкого доступа к заархивированной электронной почте, чтобы удалить или изменить что-либо, что позже может быть вызвано в общедоступную запись.

Помимо соблюдения этих юридических требований, вы также должны учитывать передовые методы, необходимые для сохранения ваших данных. Давайте рассмотрим некоторые из них прямо сейчас!

7 лучших практик архивирования электронной почты

Вы должны оптимизировать процесс архивирования электронной почты, чтобы он не мешал бизнес-операциям. Чтобы добиться безупречного рабочего процесса архивирования, воспользуйтесь следующими рекомендациями. Обратите внимание, что я перечислил их в произвольном порядке.

1. Определить нормативные требования и федеральные законы

Как упоминалось выше, каждая отрасль имеет свои собственные нормативные и правовые обязательства, которые необходимо соблюдать. Невыполнение требований может привести к крупным штрафам или уголовному преследованию. В свою очередь, эти результаты могут привести к репутационным и финансовым потерям. Вот почему так важно определить обязательства вашей компании. Вы можете знать об этом негласно, но их документирование помогает улучшить видимость для всех в вашем бизнесе. С этой целью создайте программные документы, которые подкрепят вашу миссию. Затем определите конкретную документацию по рабочему процессу из этих документов, чтобы команды могли ей следовать.

2. Спросите экспертов по правовым вопросам о политиках хранения электронной почты.

Если вы не знаете, как составить адекватную политику, подумайте о том, чтобы обратиться за помощью к своему юристу. Это показывает, что вы проявили должную осмотрительность в отношении своих операционных политик, и снижает риск того, что вы пропустили обязательство. Помните, что невежество не является хорошей защитой в суде. Вот почему обращение к своим юристам — отличный способ снизить риск принятия мер в будущем.

3. Создайте команду, состоящую из ваших лучших людей

Отправляясь в путешествие по архивированию электронной почты, разумно иметь команду лучших людей, возглавляющих это путешествие. С этой целью составьте окончательный список чемпионов вашего проекта из каждого подразделения. Эти лидеры будут реализовывать вашу политику и распространять информацию о том, что они должны делать, среди других сотрудников.

Ваши чемпионы также помогут следить за другими и обеспечивать соблюдение процедур архивирования электронной почты. Помните, что в этой статье мы обсуждаем малые и средние предприятия, а это означает, что созревание политик часто происходит несколько органично, пока все не созреет. Однако вы не можете допустить нарушения нормативных и правовых обязательств. Чемпионы вашего проекта помогут в процессе усыновления!

Вовлеките своих сторонников в процесс принятия решений по политике и шаг документирования, чтобы помочь улучшить соответствие требованиям. Этот процесс поможет им «присвоить себе» задачу и гарантировать, что другие поблизости выполнят ее.

4. Ежегодно пересматривайте политику хранения

Законы и правила регулярно меняются и обновляются. С этой целью вы должны проводить ежегодные проверки, чтобы убедиться, что вы все еще работаете в соответствии с правильными требованиями. Не забудьте привлечь к этому процессу свою юридическую команду и внедрить изменения для своих чемпионов при обновлении любых политик. Кроме того, обновите документацию по рабочему процессу, чтобы конечные пользователи могли быстро адаптироваться к изменениям.

5. Автоматизируйте свои политики хранения

Название игры в деловом мире — получение прибыли. Архивирование электронной почты и другие виды связи могут отнимать время у задач, создающих дополнительную ценность. По этой причине рассмотрите способы автоматизации политик хранения. Помните, что эти политики будут различаться в зависимости от писем, которые вы создаете и получаете. Автоматизация может помочь вам правильно организовать процесс архивирования и исключить человеческие ошибки. Программные решения могут очень помочь вам в этом, и мы рассмотрим конкретные инструменты позже в этой статье.

Текущие решения для архивирования могут собирать, извлекать и индексировать ваш почтовый трафик в режиме реального времени. Кроме того, эти решения могут автоматически архивировать ваши электронные письма в заранее определенном безопасном месте. Некоторые решения даже предлагают полную автоматизацию, которая включает в себя автоматизацию процесса юридического удержания. Использование этих решений может помочь предприятиям легко находить записи электронной почты, когда это необходимо. В целом, это одна из лучших практик, которую вы должны серьезно рассмотреть.

6. Отказ от файлов PST

Если вы используете файлы PST для архивирования электронной почты, вам нужно найти лучшее решение, поскольку эти файлы далеко не защищены от несанкционированного доступа. Более того, вашей компании может быть сложно доказать, что кто-то не редактировал эти файлы, когда возник спор. Помимо этого, файлы PST также зависят от устройства и доступны только для Outlook. Следует также отметить, что файлы PST могут быть повреждены и могут не соответствовать требованиям к хранению.

7. Оцените свои потребности, прежде чем выбрать решение

Бизнес растет; надеюсь, ваш ничем не отличается. Поэтому вам необходимо выбрать решение для архивации, отвечающее потребностям отрасли в настоящем и будущем. Если вам нужно перейти на другой ключ, это может добавить больше беспорядка в ваши операции.

Большинство решений для архивирования электронной почты на рынке предлагают одинаковый набор функций. Тем не менее, некоторые продукты более ценны, чем другие. Различные решения также подходят для разных отраслей, так что имейте это в виду.

Теперь, когда вы лучше осведомлены о юридических требованиях и передовых практиках, пришло время поговорить о решениях! Прежде чем углубляться в конкретные решения, давайте сначала выделим обязательные функции, которые вам следует искать.

Три основных обязательных функции в решениях для архивирования электронной почты

Следующие функции чрезвычайно ценны в любом решении для архивирования электронной почты. Прежде чем выбрать решение, убедитесь, что оно имеет следующие характеристики:

1. Комплексная поисковая система

Выбранное решение должно быть простым в использовании, но в то же время обеспечивать гибкое и всеобъемлющее решение. В частности, это решение должно позволять администраторам и сотрудникам искать и фильтровать определенные сообщения электронной почты или темы. Поэтому рассмотрите возможность поиска решения, которое содержит целый ряд критериев поиска. Большинство современных решений могут делать это для форматов файлов Microsoft Word и.pdf.

Кроме того, поищите фильтр подпоиска, если ваши ключевые слова и фильтры дают слишком много результатов. Параметры сообщений, такие как экспорт, пересылка, печать и восстановление, также хороши. В целом, стандартные функции поиска пока не помогут вам; Расширенные функции поиска — это то, что вам нужно.

2. Поддержка соответствия

Ваша компания должна доказать подлинность и целостность электронных писем, если она когда-либо сталкивалась со спором. Вы можете использовать юридическое удержание, чтобы сохранить релевантные электронные письма в случае судебных разбирательств, расследований или проверок. По истечении исходного периода хранения вы должны вести электронные записи в этих сценариях. Короче говоря, решение, которое вы выберете, должно позволять администраторам и специалистам по соблюдению требований применять юридическое удержание к определенным почтовым ящикам. В свою очередь, это может сохранить доказательства на неопределенный срок или до тех пор, пока вы не разрешите спор.

3. Эффективная индексация

Крайне важно, чтобы вы индексировали все электронные письма, которые вы отправляете в свое решение для архивирования. В процессе индексации электронная почта читается и создается список терминов, которые он присваивает ей, которые вы можете использовать для поиска по электронной почте. Этот процесс включает в себя оценку данных заголовка электронной почты, а также данных вложений. Лучшие решения будут индексировать каждый аспект электронной почты, включая размер файла и количество получателей. Процесс индексации решения в сочетании с улучшенными возможностями поиска позволит вам работать более эффективно в долгосрочной перспективе.

Теперь вы знаете, на что нужно обратить внимание. Время перейти к самим решениям!

Топ-3 решения для архивирования электронной почты в 2022 году

Теперь вы лучше информированы и можете принять обоснованное решение о том, какое решение для архивирования электронной почты лучше всего подходит для вашего бизнеса. Вот 3 лучших решения для архивирования электронной почты, которые вы можете найти сегодня.

1. N-способная почтовая гарантия

N-able Mail Assure помогает защитить ваш бизнес от фишинга, спама, вирусов, программ-вымогателей, социальной инженерии и других угроз, связанных с электронной почтой. Более того, согласно тестированию, проведенному Virus Bulletin, ему удается блокировать ошеломляющие 99,9% всех известных вредоносных программ. Некоторые из его других примечательных особенностей включают в себя:

• Коллективная аналитика угроз с машинным обучением (ML)
• Полная поддержка SPF/DKIM/DMARC
• Непрерывность электронной почты 24/7
• Зашифрованное долгосрочное архивирование электронной почты
• Неограниченное хранилище
• Полная интеграция с Microsoft 365

2. ManageEngine Exchange Reporter Plus

ManageEngine Exchange Reporter Plus — это решение для отчетности, аудита и мониторинга для гибридного Exchange и Skype для бизнеса. Это уникальное комплексное решение, которое предлагает следующее:

• Веб-инструмент для доступа на ходу
• Гибкие варианты лицензирования
• Защищенный вход с двухфакторной аутентификацией (2FA)
• Гранулированные роли службы поддержки для делегирования
• Единая платформа для отчетности, аудита и мониторинга Exchange
• Поиск содержимого почтового ящика на основе ключевых слов и шаблонов

3. Архиватор GFI

GFI Archiver предоставляет комплексное решение для архивирования различных типов сообщений, включая электронную почту, календари, факсы и файлы. Это решение упрощает защиту, хранение и извлечение файлов электронной связи. Вот еще несколько его примечательных особенностей:

• Легкий доступ к файлам при необходимости
• Соответствие промышленным требованиям
• Уменьшено место на сервере
• Улучшена производительность электронной почты
• Индивидуальные даты удержания
• Интеграция с другими решениями GFI для оптимизации операций и повышения кибербезопасности.

Вот удобная таблица, которая суммирует 3 решения для вас по различным аспектам:

Как всегда, выберите решение, которое наилучшим образом соответствует потребностям и требованиям вашего бизнеса!

Давайте подведем итоги!

Последние мысли

В заключение, предприятия должны защищаться от угроз, которые могут негативно повлиять на операции и рост бизнеса. Один из способов добиться этого — безопасно хранить все сообщения для последующего использования в качестве доказательства. Решения для архивирования электронной почты могут помочь в этом ! Подумайте о том, чтобы найти тот, который не только прост в использовании, но и сканирует вложения для создания индексного списка. В идеале тот, у которого есть вложенная функция поиска, особенно если у вас есть много трафика электронной почты для архивирования, не является плохим выбором. В целом, эти решения облегчают вам поиск непонятных электронных писем в случае аудита или судебного разбирательства в некоторых случаях.

У вас есть дополнительные вопросы о решениях для архивирования электронной почты? Ознакомьтесь с разделами часто задаваемых вопросов и ресурсов ниже!

Часто задаваемые вопросы

Что такое архивирование электронной почты?

Архивирование электронной почты относится к безопасному хранению ваших сообщений электронной почты в зашифрованных хранилищах, которые часто находятся за пределами офиса. В зависимости от нормативных требований, которым следует ваша отрасль, вам, возможно, придется хранить свои электронные письма до 6 лет и сделать их доступными в течение первых 2 лет. По сути, архивирование электронной почты помогает вашему бизнесу работать прозрачно и может быть очень полезно во время аудита.

В чем разница между облачными и локальными решениями для архивирования электронной почты?

Облачные решения намного дешевле и позволяют масштабировать подписку в соответствии с ростом вашего бизнеса. С другой стороны, для локальных решений требуется инфраструктура и выделение капитальных затрат на обслуживание. Это может дорого обойтись с течением времени. Одним из недостатков использования облачного решения является то, что вы больше не можете контролировать свои данные. Следовательно, это может привести к утечке данных.

Необходимо ли архивирование электронной почты?

В большинстве случаев да. Архивирование электронной почты может быть нормативным требованием SEC в США для публичных компаний. Поэтому компании должны работать прозрачно в интересах своих заинтересованных сторон и для сокращения манипуляций с акциями. Архивирование электронной почты также полезно, поскольку в каждой отрасли есть определенные требования к аудиту, которым должны следовать компании.

Нужно ли архивировать другие сообщения, кроме электронной почты?

Рекомендуется архивировать все цифровые сообщения, включая факсимильные сообщения. Например, в медицинском секторе соответствие HIPAA требует этого для прозрачного рассмотрения жалоб и судебных исков. Это связано с тем, что большинство медицинских компаний отправляют медицинские записи по факсу.

Нужно ли настраивать время хранения электронной почты в архиве?

Да. Это связано с тем, что нормативные требования каждой отрасли различаются, поэтому вам необходимо настроить время хранения, чтобы помочь вам соблюдать требования и эффективно управлять данными. Кроме того, помните, что в большинстве случаев время хранения часто включает необходимость быстрого доступа к архивным данным в течение первых 2 лет хранения.