Исправьте сломанные бизнес-процессы с помощью SharePoint, Flow и PowerApps
У всех предприятий есть процессы, которые нарушены. Вы знаете, когда несколько человек делают несколько вещей в разных местах, чтобы выполнить конкретную задачу. Спросите вокруг, я уверен, что в вашем бизнесе есть несколько нарушенных процессов. Мой сделал. Наш сломанный бизнес-процесс был связан с отслеживанием покупок, которые мы делаем для клиентов. Я заметил много писем, летающих туда-сюда от разных людей с вопросами.
«не могли бы вы прислать мне квитанцию за __________», «для кого вы купили ____________», «какой был номер RMA для _________», «вы можете прислать мне предложение по этому заказу?» и так далее. Вот как вы узнаете, что у вас нарушен процесс.
Несколько членов моего ИТ-персонала совершают покупки от имени клиентов. Это могут быть лицензии на программное обеспечение, подписки, использование Microsoft Azure и Office 365, аппаратное обеспечение, кабели — практически все, что необходимо для работы компьютерной сети. Нам нужен был простой способ отслеживать эти покупки.
Использование SharePoint для исправления сломанного бизнес-процесса
Поскольку у нас уже была активная интрасеть, SharePoint был очевидным решением. Я создал там список с полями, которые нам нужны, и полем вложения, чтобы мы могли зафиксировать исходную квитанцию и цитату. На рисунке ниже вы видите, как выглядит наша страница покупок. Это просто простой список. SharePoint называет это «современным списком», поскольку он предлагает дополнительные параметры с помощью Excel, Flow и PowerApps. Слева находится индикатор состояния дебиторской задолженности, чтобы отметить, ввели ли они эту покупку на нашу страницу учета или нет. Значение по умолчанию — «Нет», а затем они меняют его на «Да», когда делают то, что им нужно. Мы также фиксируем оригинальную квитанцию для товара (ов). Столбец вложений отсутствует на фотографии, но отображается как типичный значок скрепки, сообщающий бухгалтерии, что вложение было загружено. Если вы еще не составили список, вы можете найти простое практическое руководство здесь и видеоурок здесь.
Вот как я это сделал. Сначала я создал обычную библиотеку SharePoint. Затем я добавил и упорядочил столбцы в формате, удобном для отслеживания покупок. Информация, которую вы видите выше, заполняется на странице с помощью формы, которую SharePoint автоматически создает из списка столбцов на странице. Я добавил некоторые описания к полям, чтобы человек, вводящий информацию, напоминал, что нужно вводить. Я также сделал большинство полей обязательными. Это гарантирует, что мы получим всю информацию, которая нужна бухгалтерскому персоналу. Большинство этих полей довольно стандартны, но поле «Описание» особенно важно для наших сотрудников, которые создают счета, потому что, если они посмотрят на квитанцию для описания товара, все, что они увидят, — это техническая тарабарщина, и если наши клиенты получили это в счете, они тоже не знал бы, что это такое. Таким образом, запрос простого описания для целей выставления счета важен для успеха этой формы. Как и во всех проектах такого типа, общение со всеми вовлеченными игроками имеет решающее значение для принятия нового процесса.
Теперь у нас было место в SharePoint для ввода покупок. Затем я хотел избавить своих сотрудников от необходимости проверять, не были ли сделаны новые покупки. Мы небольшая компания и консалтинговая фирма, поэтому бывают дни, когда их нет. Я не хотел, чтобы кто-то тратил время на проверку пустого списка. Я спросил у бухгалтерии, что им нужно из уведомления, и оказалось, что им нужна была только определенная информация из предупреждения — и цель не в том, чтобы узнать, когда была добавлена покупка, а в том, чтобы узнать, когда мы приближаемся к кредитному лимиту.. У нас есть деловые кредитные линии с нашими различными поставщиками, и в определенные сезоны высокой активности, такие как продление корпоративных лицензий Microsoft, мы сталкиваемся с этими ограничениями. Таким образом, уведомления должны сообщать им, на какую сумму была совершена покупка и по какой из наших кредитных линий она попала. Этой информации достаточно, чтобы они мысленно решили, нужно ли им беспокоиться о нашем текущем кредитном статусе или нет. Если бы я не говорил с ними, я бы подумал, что знать, есть ли запись, было важной частью; вместо этого я обнаружил, что они все равно вводят их в учетную систему по расписанию, а они приходили в список, чтобы искать что-то совершенно другое. Поэтому я использую Microsoft Flow, чтобы дать им именно то, что они хотели.
Использование Flow для генерации оповещений по электронной почте
Чтобы дать им необходимое предупреждение, я использовал Flow для создания электронного письма каждый раз, когда в SharePoint вводится новая покупка. На скриншоте вы можете увидеть содержимое письма. Пишет, что ________________ добавил новый элемент. Приобретено на: _________________, на сумму __________ от _____________. Все пустые поля заполняются из данных списка SharePoint. Я даже ловко добавил пару смайликов в подпись. ?
Использование Flow — это в основном знакомый процесс, основанный на мастере, но вы также можете проявить фантазию. Если вы раньше не использовали Flow, возможно, вы захотите ознакомиться с этим руководством.
Использование PowerApps для создания мобильных приложений
В этот момент цель была достигнута. Однако, учитывая, что в Office 365 доступно так много инструментов, которые интегрируются с SharePoint, я сделал еще один шаг и использовал PowerApps для создания мобильной формы ввода. Это позволило бы моим сотрудникам входить в покупку со своего мобильного телефона. Людям, которые будут использовать мобильное приложение, необходимо установить PowerApps из мобильного магазина на свой телефон. Он доступен для телефонов Apple, Android и Windows. Как только они войдут в свою учетную запись Office 365, они увидят приложение PowerApp «Сделанные покупки» вместе со всеми образцами приложений и смогут закрепить его в своем меню в любом месте.
Когда PowerApp открывается, он представляет живой список текущих записей с сайта SharePoint.
Нажатие на + в правом верхнем углу позволяет сделать новую запись. Все знакомые поля есть, за исключением загрузки вложений.
Теперь я просто новичок в PowerApps. Там гораздо больше, чем то, что я сделал. Я в основном сам прошел через мастера. Если вы хотите увидеть, на что похож этот опыт, я сделал краткое руководство здесь.
Таким образом, всего за пару часов и без каких-либо навыков разработчика я смог использовать инструменты, доступные нам в Office 365, чтобы создать хорошее решение для нарушенного бизнес-процесса с бонусным мобильным приложением для входа. Представьте себе возможности, которые SharePoint, Flow и PowerApps могут предоставить вашему бизнесу. Приложив немного усилий, теперь вы можете решить сломанный бизнес-процесс и сделать чью-то работу немного более приятной. Как и в любом бизнес-процессе, ключом к успеху является общение со всеми вовлеченными игроками, чтобы выяснить, чего они действительно хотят и в чем нуждаются от решения. Ответы могут удивить вас, как и меня, но в итоге мы получили решение, которым все были в восторге — и исправили сломанный бизнес-процесс.