Используйте Microsoft Flow и упростите утверждение документов SharePoint
Есть много функций, к которым вы получаете доступ при использовании приложения для управления документами, такого как SharePoint, которых у вас просто нет в общей папке сервера. Одним из них является возможность уведомления владельца файла об изменении файла. Это особенно полезно, например, для официальных корпоративных документов или шаблонов. В SharePoint уже много лет есть функция утверждения документов, но она всегда была громоздкой. Процесс включал посещение библиотеки документов, просмотр свойств файла, переход к опции «еще», затем «утверждение», а затем утверждение изменения. Если бы вы управляли чем-то большим, чем небольшая горстка файлов с редкими изменениями, это быстро стало бы ненавистной задачей. Требовалось улучшение этого процесса, и теперь оно есть в Microsoft Flow.
Вот как выглядел старый процесс до использования Microsoft Flow. Это была ситуация «Старая ферма Макдональдса». (Щелк-клик здесь и щелчок-щелчок там, здесь щелчок, там щелчок, везде щелчок-щелчок.) Представьте себе, что сотрудники компании проводят мышью по описанной ниже процедуре для каждого внесенного изменения в документ. путь! (Те, кто совсем не знаком с Flow, могут ознакомиться с этим руководством от Microsoft.)
Гораздо более простой метод утверждения на основе электронной почты
Когда документ сохраняется после редактирования, вы получаете информативное сообщение электронной почты, в котором сообщается, какой файл был изменен, где он находится, кто его редактировал, а также ссылка на файл, чтобы вы могли просмотреть его. Никто не увидит изменения, пока вы не примете меры. Когда вы будете готовы, вы можете нажать кнопку «одобрить» или «отклонить».
Если вы отклоните изменение, вы обнаружите, что у вас нет возможности отправить человеку уведомление о том, что оно было отклонено. На самом деле, они никогда не узнают. Единственный человек, который знает, это ты. Очевидно, что это проблема, которую необходимо решать.
После того, как вы одобрили (или отклонили) файл, содержимое электронного письма изменится, поэтому, если вы позже просматриваете свою электронную почту, вам не придется гадать, обработали ли вы запрос или нет.
Вот как вы реализуете «одобрения» по электронной почте
Создайте библиотеку, требующую утверждения. Вроде очевидный шаг, но напомню, что именно здесь вы выполняете эту задачу. Вы найдете его в разделе «Настройки списка, настройки версий». Выберите переключатель «Да» в разделе «Требовать утверждения контента для представленных элементов?» Вы также можете выбрать другие параметры, чтобы сохранить предыдущие версии элемента, указать, кто может просматривать неутвержденные или черновые элементы, и установить требование извлечения. Однако для процесса утверждения ничего не требуется.
Вернувшись в библиотеку документов, нажмите «поток», «добавить новый поток из шаблонов» и «просмотреть больше шаблонов». Выберите «начать утверждение при добавлении нового элемента», как показано ниже.
Откройте Flow и сразу нажмите на ссылку внизу, чтобы перейти в «расширенный» режим. В расширенном режиме мы сможем настроить электронную почту, чтобы добавить некоторую важную информацию, которая позволит утверждающему лицу принять разумное решение. Это должно выглядеть так, как показано на рисунке ниже.
Диаграмма, которую вы сейчас видите перед собой, представляет собой пошаговую схему того, как будет работать Поток. Начните сверху, предоставляя ему необходимую информацию.
Когда создается новый элемент, он запрашивает доступ к сайту и имя списка. Используя раскрывающийся список, вы сможете выбрать сайт и список, на котором вы хотите использовать этот поток. Если он не находит его, не используйте опцию ручного ввода. Это не сработает. Вам нужно будет убедиться, что учетная запись, под которой вы работаете, имеет права администратора для библиотеки. Затем вернитесь и попробуйте еще раз.
«Начать утверждение» запрашивает некоторую основную информацию. «Ссылка на элемент» и «описание ссылки на элемент» называются динамическим содержимым и соответствуют полям, которые вы настроили в своем списке или библиотеке.
Теперь вот где это становится интересным. Помните, в начале этой статьи я упомянул, что человек, редактировавший статью, не получает электронное письмо с уведомлением о том, что вы одобрили или отклонили ее? Что ж, у нас есть возможность включить это в этот поток. Он в «состоянии». Вы захотите нажать «изменить», чтобы настроить электронное письмо, которое они будут получать. См. рисунок ниже для некоторых предложений
Вот и все! Ваш Flow готов к работе, но он не сразу начнет работать. У меня нет причин для этого, кроме того, что он находится в очереди на обработку в Microsoft, но потребуется час, почти точно в моем тестировании, чтобы поток стал активным и начал работать. Так что отложите тестирование, идите пообедать или что-то в этом роде, и когда вы вернетесь, оно будет готово к тестированию.
Преобразование Microsoft Flow в Team Flow
Еще одна вещь о Microsoft Flow, которую вам нужно знать. Учетная запись, которую вы только что использовали для создания потока, является владельцем этого потока. Если эта учетная запись исчезнет, исчезнут и настроенные под ней потоки. Чтобы предотвратить потерю этого Потока, вы захотите преобразовать его в Командный Поток.
Это простой процесс. Все, что вам нужно сделать, это пригласить кого-то еще в Flow. Нажмите на значок «люди» рядом с потоком. Затем введите их имя, чтобы добавить их.
Процесс, который я разработал, заключается в том, что как только я готов объявить, что поток находится в производстве, я добавляю еще одного члена команды. Затем рабочие потоки переходят на вкладку «Командные потоки» в Flow. Остальные потоки, над которыми я все еще работаю, находятся в разделе «Мои потоки». Здесь мы видим мои Team Flows.
Microsoft Flow — это мощный инструмент, которого так ждали администраторы SharePoint. Раньше подобная функциональность была дорогостоящей прерогативой разработчиков, но теперь у администраторов есть большая власть, чтобы предлагать решения давних проблем или раздражающих предприятий, которые они поддерживают. Возможность предлагать решения бизнес-группам — это то, что заставляет одного администратора затмевать другого, а предприятия — превосходить своих конкурентов.
Фото: Flickr / Джеймс Сент-Джон