7 инструментов для офисного общения, которые уменьшат зависимость вашей команды от электронной почты

Электронная почта универсальна и незаменима для совместной работы, особенно в рабочей среде. Однако рабочая среда меняется, как и демография рабочей силы. Циклы разработки становятся все короче и короче, что усугубляет потребность в эффективном сотрудничестве. Управление собраниями с вложенными файлами означает, что заметки о собраниях больше не эффективны. Все становится хаотичным, поскольку все больше и больше миллениалов и представителей поколения Z входят в состав рабочей силы. Их уже не устраивает «динозавр общения» — электронная почта. Сегодня существует множество альтернативных новых способов связи. Организации ищут специализированные инструменты, более эффективные, чем электронная почта. В то время как некоторые из этих инструментов офисного общения хороши для совместной работы, некоторые хороши для управления проектами, а третьи хороши для отслеживания проблем и ошибок. В предыдущей статье мы рассмотрели семь стартапов, которые преодолевают разрыв между старыми и новыми инструментами офисной коммуникации. Сегодня мы рассмотрим некоторые из самых популярных инструментов, которые повсеместно используются в офисах.

Слабый

Во многих организациях Slack является новым стандартом по умолчанию для «больше никаких электронных писем». Он объединяет все типы общения в организации — обсуждения по проектам или темам, совместную работу, обмен файлами и многое другое. Он также легко интегрируется со всеми другими инструментами, которые вы, возможно, уже используете, что делает его универсальным и удобным для команды. Неудивительно, что во многих организациях основным местом сбора является Slack — новый кулер для воды!

«Каналы», общедоступные или частные, используются для организации командных разговоров в Slack. Каналы могут быть командами, проектами, идеями или чем-то еще, с чем вы хотите, чтобы команды взаимодействовали. Вы можете обмениваться файлами — PDF, Excel и другими электронными таблицами, а также документами простым «перетаскиванием» по каналам. Члены команды могут комментировать загруженные документы, что делает совместную работу контекстной и прозрачной. Вы можете отправить сообщение отдельному человеку или группе людей, если это ваш предпочтительный способ общения. Разговоры без проблем продолжаются на вашем мобильном телефоне с рабочего стола, не отставая от вас и постоянно синхронизируя все. В Slack можно искать все — сообщения, файлы, контент в сообщениях — что делает его удобным и полезным и почему он стал одним из самых популярных инструментов для офисного общения.

Базовый лагерь

Basecamp организует все в одном месте, чтобы вы могли сосредоточиться на продвижении вперед и достижении целей. Basecamp — это общее пространство и набор инструментов, которые помогают командам работать вместе. Это единое место для проектов, команд и общекорпоративного общения. Для каждого базового лагеря есть шесть основных инструментов: костер, доска объявлений, списки дел, расписания, документы и файлы, а также проверки. Campfire — это чат — это как интранет, в котором хранятся все соответствующие разговоры и пульс организации. Вы можете использовать костер для общих объявлений, а также транслировать вопросы, которые у вас на уме. Доски объявлений можно использовать для обновлений и сбора отзывов, организованных в хронологическом порядке по темам — командам, проектам или любому другому общению. Это намного лучше, чем беспорядочные цепочки электронной почты, которые иногда также прячутся в папке «Входящие», заваленной миллионом вещей, включая информационные бюллетени, автоответы и маркетинговый спам. Расписания показывают важные даты и сроки. В разделе дел вы можете назначать работу и видеть статус, не надоедать людям напоминаниями. Раздел «Документы и файлы» предназначен для хранения активов, которые можно легко найти. Если скучные «встречи по обновлению» занимают место в вашем календаре, в Basecamp есть функция, которая вам обязательно понравится. Все в организации могут автоматически регистрироваться, чтобы ответить на вопрос «Над чем вы работали сегодня?» Вам больше не нужно участвовать в 60-минутной встрече с 10 другими людьми, чтобы просто обновить то, над чем вы работаете; вместо этого вы можете использовать время для творчества.

Трелло

Trello — это программный инструмент для управления проектами, который использует карточки для организации задач и визуализации прогресса. Вы можете создать одно пространство для совместной работы для всей необходимой информации, организованной по этапам проекта. Это приводит к меньшему количеству электронных писем, меньшему количеству совещаний и большей производительности. С Trello вы можете с первого взгляда узнать, кто чем занимается и что нужно сделать, не просматривая длинные и запутанные цепочки писем с вложениями. Доски в Trello систематизируют информацию и задачи, а также помогают отслеживать текущую работу. Доски состоят из списков, которые могут быть шагами или этапами рабочего процесса. Карточки добавляются в списки, чтобы отслеживать все, что вам нужно сделать или запомнить — ошибки, которые нужно исправить, код, который нужно написать, проблемы, которые нужно исправить, решения, которые необходимо принять. Карточки можно перетаскивать по спискам, чтобы показать прогресс. К каждой карточке можно добавить такие сведения, как контрольные списки, сроки выполнения, владельцы и файлы. Доски можно использовать совместно с коллегами, и это отличный способ получить представление о том, над чем работает организация. Trello также можно интегрировать с другими доверенными приложениями.

OpsGenie

В современном ИТ-мире развернуто множество инструментов и приложений, обеспечивающих постоянное обслуживание. Это означает, что кто-то должен постоянно контролировать инструменты, приложения и сеть, соединяющую их. Сложность увеличивается с динамической облачной средой и гибкими развертываниями, требующими услуг не менее чем джинна для гарантированного обслуживания мониторинга. Удачно названный OpsGenie — это современный инструмент управления инцидентами. OpsGenie гарантирует, что критические инциденты никогда не будут пропущены и эффективно разрешены людьми. OpsGenie классифицирует оповещения, получаемые от систем мониторинга, в зависимости от важности и времени, и использует несколько каналов связи, включая голосовые вызовы, электронные письма, SMS и push-сообщения на мобильных устройствах, чтобы уведомить нужных людей. OpsGenie имеет встроенную функцию для эскалации любого неподтвержденного оповещения об инциденте. OpsGenie не только предупреждает, но и ускоряет разрешение проблем; он может переформатировать данные и дополнить информацию соответствующими деталями. OpsGenie также поставляется с функциями отчетности, которые можно использовать для анализа и выявления пробелов и тенденций. Функция дежурства также позволяет устанавливать мосты для конференц-связи и страницы состояния. Очевидно, что если у вас есть OpsGenie, вы можете быть уверены, что все ваши инциденты будут хорошо обработаны и не будут зависеть от электронной почты.

Да

Jira помогает вам планировать, отслеживать и работать быстрее в Agile-среде, будь то схватка, Канбан или ваш собственный вкус. Разработчики используют Jira для отслеживания, организации и приоритизации ошибок, историй, проблем и задач в спринтах выпуска программного обеспечения. Jira повышает производительность и качество в среде Agile, сокращая время, затрачиваемое на отслеживание проблем и координацию. Улучшена видимость задач и владельцев задач в любой момент времени, что обеспечивает эффективную командную работу и совместную работу. Наглядность также позволяет расставлять приоритеты для задач, сокращая время простоя между задачами. Jira поставляется со множеством встроенных отчетов, таких как счетчики времени, круговые диаграммы, дорожные карты и отчеты о рабочей нагрузке для отслеживания прогресса. Jira Agile предоставляет вам дополнительные функции, такие как Agile Board, Sprint Planning, Burndown Carts и Sprint Reports, которые являются очень полезными функциями в среде Agile-разработки.

Кулер для воды

WaterCooler — это простое, социальное и модульное социальное интранет-приложение, основанное на корпоративной сети — Salesforce Chatter. Его просто установить и внедрить на предприятии менее чем за 30 дней. WaterCooler удобен в использовании, мобилен и доступен в любое время в любом месте. Он поощряет участие и продуктивность для создания новой привлекательной внутренней сети. Продукт, созданный на платформе Salesforce, обещает быть безопасным и надежным. Некоторые из интересных функций нового «кулера для воды» включают совместную поисковую систему, каталоги сотрудников, календари компании, интерактивные библиотеки документов, а также информацию и уведомления для конкретного местоположения. WaterCooler готов к мобильным устройствам и может быть настроен, и все готово, чтобы заменить Slack в качестве «кулера для воды».

БлогВ

Если «глубокая работа» — это культура вашей организации, вам понравится BlogIn. Это ненавязчиво и позволяет вам «наверстать упущенное» в своем собственном пространстве и времени. BlogIn избавляет вас от ярости входящих электронных писем и уведомлений, организуя всю необходимую информацию в одном сообщении, подобно блогу. Он создает базу знаний ваших регулярных обновлений. Информация организована тематически, поэтому она помогает новому члену команды быстро освоиться, в то время как старый член команды может обращаться к тому же самому, чтобы оставаться в курсе. Это может быть лучшей альтернативой для борьбы с постоянным отвлечением, вызванным обменом мгновенными сообщениями и электронной почтой.

Инструменты для офисного общения: тоже личная встреча?

Специализированные инструменты для совместной работы и обмена сообщениями в офисе становятся все более популярными, но не полностью заменили электронную почту. На причудливой заключительной ноте возникает соблазн переоценить личное общение как альтернативу электронной почте и как способ повысить производительность. Он все еще может вернуться в этот все более взаимосвязанный, но разъединенный мир. Кто знает, совместная работа лицом к лицу, подкрепленная другими инструментами повышения эффективности, может быть, возможно, самым эффективным из всех инструментов офисного общения в этом все более отвлекающемся мире. Пока мы не вернемся в прошлое к разговорам за чашкой кофе, многие преемники динозавров электронной почты будут держать сотрудников сосредоточенными на поставленной задаче.