Ваше надежное руководство по защите документов клиентов

Нарушение данных Facebook — это серьезное препятствие на пути в будущее, по крайней мере, с точки зрения идеи оцифровки личной информации. Для глобального маркетингового двигателя последствия огромны. Мы были на пути к глубокому и личному знанию предпочтений клиентов. И вот мы смотрим на, пожалуй, одно из крупнейших бизнес-подразделений, когда-либо сталкивавшихся с годами судебных разбирательств и репутационным ущербом. Было бы наивно со стороны любой организации относиться к этому событию просто как к новости! Выводы, уроки и последствия будут такими же актуальными и применимыми для ваших стартапов, малых и средних предприятий и предприятий, как и для Facebook. Оцифровка информации о клиентах, начиная с форм их согласия на получение ваших информационных бюллетеней и заканчивая счетом за их последний заказ, стала важным фактором повышения производительности и эффективности бизнеса. Кроме того, это позволило предприятиям систематизировать и анализировать всю оцифрованную информацию и извлекать из нее потрясающие идеи. Эти идеи помогают им более эффективно взаимодействовать с клиентом, улучшать отношения, продавать больше и в целом делать взаимодействие с клиентом более приятным. Результат — больше информации, больше документов, больше анализа данных, больше идей, повтор. Конечно, все это звучит как беспроигрышный вариант, пока мы не решим заняться вопросом конфиденциальности и безопасности данных клиентов. Именно здесь управление документами клиентов становится очень важным.

Управление документами клиентов — что это значит?

В следующих разделах этого руководства мы рассмотрим стратегические аспекты обеспечения конфиденциальности и безопасности документов клиентов.

Сквозной контроль безопасности документов клиентов

Оцифровка информации, цифровое хранение и цифровая передача данных — это три этапа управления данными клиентов, и за все это ответственность за обеспечение полной безопасности лежит непосредственно на бизнесе.

• Представление о пути информации от точки создания до точки хранения очень важно, и это первый шаг, который вам нужно сделать.
• Затем оцените существующие системы управления информацией, такие как инструменты CRM, облачное хранилище данных и облачные пакеты Office и управления документами.
• Оцените диапазон форматов данных и ежемесячный объем данных о документах клиентов и выберите сочетание платформ, которые могут помочь вам в достижении целей управления документами, не требуя дополнительной покупки инструмента.
• Вам нужно будет подумать о правилах сложности паролей для блокировки документов, технологиях шифрования для передачи данных, аспектах сетевой безопасности, а также об управлении доступом и контроле между группами, использующими документы клиентов.

Слой — ключевое слово, которое нужно запомнить

В мире, где документ клиента является эквивалентом слитка золота, доверенного вам, слишком рискованно полагаться на один уровень безопасности для защиты информационных активов клиентов. Что вам нужно, так это как минимум двухслойное защитное покрытие (чем больше слоев, тем лучше).

Подумайте, как организации из чувствительных отраслей, таких как финансы, оборона, медицина и правительство, предпочитают блокировать документы паролем, даже если они используются внутри компании. Пароли могут быть динамически сгенерированы из базы данных информации о клиентах с использованием правил (таких как первые две цифры имени получателя, за которыми следует год его/ее рождения, а затем первые две цифры девичьей фамилии его/ее матери). имя). Затем эти заблокированные документы отправляются по защищенным соединениям с шифрованием, чтобы быть уверенным в том, что даже если кто-то перехватит данные, он не сможет их понять.

Инвестируйте в регулярное обучение и обучение вашего персонала службы поддержки клиентов

Одной из наиболее распространенных причин утечек данных, особенно информации о клиентах, является отсутствие знаний в области веб-безопасности среди групп поддержки клиентов. В некоторой степени это связано с ограниченным объемом взаимодействия этих пользователей с процессами. Неудивительно, что пользователи этого профиля являются главными целями для хакеров и похитителей информации.

Эти пользователи находятся очень близко к информационным базам данных, в которых содержится большинство документов клиентов, и именно на этом вам необходимо сосредоточить свое внимание, чтобы предоставить и обеспечить обучение и обучение. Основные проблемные области — фишинг, социальная инженерия, кликбейт и фейковые звонки. Запуск хороших симуляций, чтобы показать вашей команде реалистичные сценарии, может иметь большое значение для подготовки их к ценным документам клиентов и к крайней осторожности при работе с потенциальным спамом и вредоносными сообщениями.

Выдвиньте защитную крышку на сторону клиента

Такова человеческая природа: даже если документы клиента просочились из-за их небрежности, вы можете оказаться втянутым в бурю. Кроме того, любая организация скорее вложит дополнительные 5 % в собственные усилия по обеспечению безопасности документов, чтобы обеспечить безопасность содержимого, чем рисковать сомнительной ситуацией, связанной с утечкой данных.

Один из проверенных эффективных методов защиты вашей организации от судебных рисков, связанных с утечкой документов клиента из-за внешнего фактора, основан на двух факторах:

Отказ от ответственности

Четко сообщите, что клиент должен проявлять осторожность при хранении или совместном использовании своих документов, должен удалить их, если они не нужны, или обратиться в службу поддержки организации, если ему нужна помощь в обработке своих данных.

Защита паролем

По умолчанию добавляйте пароль к каждому документу и объясняйте своим клиентам, почему это необходимо и целесообразно. Подробнее о паролях в следующем разделе.

Внедрите строгие политики паролей

Знаете ли вы, что сложные инструменты для взлома паролей, которыми владеют киберпреступники, могут перебирать миллионы возможных комбинаций за считанные секунды? Наивные пароли, такие как name1234 (общедоступная информация) и QWERTY (последовательные ключи), взламываются тысячами каждый день. Это только вопрос времени, когда слабый пароль будет взломан.

Если, конечно, вы не сможете обновить политику паролей. Для начала обеспечьте наличие как минимум восьми символов, сочетающих буквенно-цифровые и символьные символы как в верхнем, так и в нижнем регистре. Затем убедитесь, что пароли обновляются каждые 90 дней или раньше. Затем позаботьтесь о том, чтобы политика паролей применялась во всех процессах, проходящих через экосистему управления документами клиентов.

Помимо пяти описанных выше стратегий, вы также можете использовать основные передовые методы управления информацией для дополнительного контроля и безопасности. Например, при совместном использовании документа с помощью программного обеспечения для совместной работы с документами (например, Google Диск, OneDrive или Dropbox) убедитесь, что информация передается по ссылке, а не по фактическому документу, делитесь им только с тем количеством людей, которое действительно необходимо, ограничивайте такие действия, как редактирование и загрузка, и установить дату истечения срока действия ссылки.

Защитите эти активы

Данные и документы ваших клиентов находятся под вашей ответственностью; доверяйте этим пяти стратегиям, чтобы защитить эти активы.