Ваш путеводитель по факсимильным службам, совместимым с HIPAA

Поскольку риск утечки личной информации в Интернете постоянно высок, вам необходимо принять меры для обеспечения защиты конфиденциальной медицинской информации от киберпреступников. Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) определяет порядок передачи и обработки медицинской информации. Для тех, кому нужны факсимильные услуги, соответствующие требованиям HIPAA, это создает уникальный набор проблем.

Когда вы регулярно отправляете информацию, факс-принтер может подвергаться как вредоносным программам, так и кибератакам IoT. Если вы не зашифруете отправляемые данные, любая атака в цепочке может привести к катастрофе.

В этой статье я подробно расскажу о том, как защитить информацию о факсе и обеспечить соответствие требованиям HIPAA. Во-первых, давайте посмотрим, что представляют собой факсимильные службы, совместимые с HIPAA.

Что такое факсимильные службы, соответствующие требованиям HIPAA?

Современные факсимильные аппараты имеют те же возможности и возможности подключения, что и некоторые компьютеры. Файлы могут храниться во внутренней памяти, а факсимильный аппарат имеет доступ в Интернет без необходимости использования коммутируемого доступа в некоторых случаях использования. Это влечет за собой множество рисков для безопасности, подобных тем, которые связаны с устройствами IoT. Законодательство США требует соблюдения четырех правил безопасности:

1. Наличие аттестации для всех сотрудников, имеющих доступ к факсу.
2. Защита от предполагаемых несанкционированных лиц и разглашения.
3. Поиск и защита от ожидаемых угроз кибербезопасности и кражи информации.
4. Обеспечение доступности, целостности и конфиденциальности медицинской информации.

К счастью, есть несколько отличных решений, которые вы можете использовать. Давайте посмотрим, что они из себя представляют!

Лучшие факсимильные службы, соответствующие требованиям HIPAA

Чтобы услуга соответствовала юридическим требованиям HIPAA, вам нужно реализовать всего несколько функций безопасности. Тем не менее, чтобы сделать услугу удобной, вы также должны иметь хороший пользовательский интерфейс и функции, облегчающие использование факсимильного аппарата.

Для многих компаний возможность интегрировать заголовок своей компании и титульную страницу с факсом, а также возможность отправки факсимильных сообщений по электронной почте являются серьезными улучшениями и значительно облегчают работу системы.

При рассмотрении вопроса о том, какую систему выбрать, всегда учитывайте, насколько она будет соответствовать текущему функционированию вашей компании. Далее я расскажу о трех основных функциях, которые вам нужно будет оценить!

3 основные функции

Каждый тип программного обеспечения факса имеет три основные функции, которые необходимо учитывать перед его внедрением.

Прежде всего, есть функции безопасности, которые делают факсимильные сообщения совместимыми с HIPAA. Это то, что защитит информацию ваших клиентов и вашу прибыль от судебных исков.

Затем вам нужно будет рассмотреть технические решения для ваших бизнес-требований. Они имеют мало общего с HIPAA, но имеют прямое отношение к тому, как вы будете использовать программное обеспечение и будет ли оно соответствовать вашему текущему рабочему процессу. Во многих случаях выбор службы онлайн-факсов, которая будет работать удаленно и с цифровыми документами, значительно облегчит процесс. В этих случаях вам также потребуется улучшенная локальная или облачная защита.

Третий набор функций — это те, которые помогают бизнес-приложениям программного обеспечения. Это будет включать такие вопросы, как отчетность и подключение к системе. Далее я быстро пройдусь по тому, что вы хотите получить от службы факсимильной связи HIPAA, и где вы сможете увидеть, соответствуют ли перечисленные здесь услуги вашей текущей бизнес-модели.

Как выбрать поставщика факсимильных услуг, соответствующего требованиям HIPAA?

Если ваша компания должна соответствовать требованиям HIPAA, вам необходимо сделать упор на целостность данных и защиту частной информации. На некоторых предприятиях всего несколько человек имеют сертификат HIPAA. Это может оказаться проблемой, когда дело доходит до принятия внутреннего решения.

Хорошие службы факсимильной связи, соответствующие HIPAA, должны быть безопасными и простыми в использовании, а также предоставлять решения для рабочих процессов, применимые к вашему бизнесу.

Как правило, прежде чем сделать свой выбор, необходимо рассмотреть три области:

1. Основная услуга или продукт компании
2. Текущие стандарты кибербезопасности

Каждый из этих аспектов немного изменит то, что вы хотите от провайдера. Всегда приветствуется запрос на использование максимально оптимизированной услуги, поскольку это позволяет разработчикам сосредоточиться на конкретных потребностях клиентов.

1. Адаптация к основной услуге или продукту

Может показаться очевидным, что вы выберете услуги, которые относятся именно к вашему бизнесу, но проблема не так проста. Соблюдение требований HIPAA и Закона Грэмма-Лича-Блайли (GLBA) может быть сложнее, чем вы думаете.

Вы должны знать, сколько ваших папок содержат личную информацию и сколько страниц в этих папках. Если вам нужно отправить только небольшую сумму, вам нужно только программное обеспечение, которое может зашифровать необходимые данные.

Когда работа с документами, подпадающими под действие HIPAA, является основой вашего бизнеса, ваши потребности будут другими. Медицинские страховые компании, поставщики и поставщики медицинских услуг нуждаются в программном обеспечении, которое обеспечит эффективность вашего рабочего процесса. В таких ситуациях иметь возможность хранить всю информацию в облаке было бы чрезвычайно выгодно.

2. Адаптация к стандартам кибербезопасности

Не все компании инвестируют в кибербезопасность с одинаковой скоростью. Не каждая компания уделяет большое внимание новым технологиям и связанным с ними функциям безопасности. К счастью, необходимость соответствовать HIPAA не означает, что вам нужно подталкивать себя к поспешной модернизации. Для компаний, которые тестируют свои стратегии кибербезопасности и медленно внедряют решения, лучше всего, чтобы программное обеспечение взяло на себя безопасность.

Облачные варианты и защита на основе электронной почты — это то, что вам нужно. Затем, когда остальная часть компании достигнет того же уровня кибербезопасности, вы можете подумать о переходе на другое решение.

Теперь вы знаете, что ищете, вот удобный список услуг, которые могут быть интересны вашей компании!

Факс Онлайн

FaxMaker Online — это популярное решение, которое безупречно работает в большинстве компаний, в том числе использующих старые системы.

Для некоторых пользователей в нем могут отсутствовать параметры настройки, но вы можете масштабировать его и использовать для больших объемов трафика. Недостатком является отсутствие параметров рабочего процесса, которые могут быть доступны с некоторыми другими решениями.

В большинстве случаев факсы отправляются очень спорадически и только по запросу. Это означает, что практически во всех сценариях лучше иметь больше людей, сертифицированных для его использования, чем иметь одного человека, занимающегося отправкой факсимильных документов, соответствующих требованиям HIPAA.

Когда дело доходит до функций безопасности, этот сервис настолько безопасен, насколько это возможно. В первую очередь это связано с тем, что для защиты сообщений не используются функции безопасности стека, а скорее сокращается количество возможных углов атаки.

Во-первых, служба может отправлять факсы, даже не загружая ваш факсимильный аппарат данными из сообщения. Это означает, что в случае вторжения или доступа к машине неавторизованных лиц они не смогут увидеть отправленные документы. В этих случаях факсы отправляются по электронной почте и подлежат такой же строгой безопасности электронной почты. Затем получатель получит электронное письмо с сообщением, которое он сможет отправить на факсимильный аппарат. Из-за этого ни один отправленный документ не может оставаться без присмотра какое-то время. Вы можете отправить его посреди ночи, и получатель сможет распечатать его, когда он будет доступен, без доступа кого-либо еще.

Вы можете отправить несколько факсов одновременно или один и тот же факс нескольким получателям, как и электронное письмо. Система использует все функции кибербезопасности, присутствующие на вашем устройстве и в вашей существующей системе.

Наконец, вы можете использовать отчеты и обзор, которые полезны при проверке того, куда были отправлены факсы. Этот инструмент также может помочь как с бизнес-сторонами, так и с безопасностью процесса.

Стоимость FaxMaker Online

Как это часто бывает с факсимильными службами, совместимыми с HIPAA, вы будете печатать страницу за страницей. Наименьшее количество страниц, которое вы можете купить, равно 1800, что будет стоить вам 142,90 доллара в год или 7,9 цента за страницу.

Самый большой план рассчитан на 12 000 страниц, что будет стоить вам 861,90 долларов в год или примерно 7,1 цента за страницу.

Скидка 11% может показаться не такой уж большой для каждой страницы, но для компаний, которые превосходят даже крупный заказ и будут использовать несколько экземпляров в год, цены складываются. Корпоративные клиенты, которые превышают количество, должны связаться со службой напрямую и запросить еще более выгодную сделку.

Облачный факс Конкорд

Concord Cloud Fax предоставляет набор расширенных функций, когда речь идет о факсимильных услугах, соответствующих HIPAA, и полезен для нестандартных бизнес-структур.

В этом программном обеспечении большое внимание уделяется облачным сервисам и совместной работе, что делает его хорошим выбором для компаний, которые не работают в одном месте. Уровень кибербезопасности также находится на высоком уровне, значительно превосходя любой стандарт HIPAA.

Недостатком системы является то, что это совершенно новый пользовательский интерфейс, и любому, кто работает на вас, потребуется время, чтобы ознакомиться с приложением.

Акцент на облачных сервисах означает, что вам необходимо убедиться, что ваши текущие облачные решения совместимы с тем, что предлагает Concord.

В целом, этот набор программных решений полезен для компаний, которым необходимо время от времени отправлять ограниченное количество факсимильных сообщений, соответствующих HIPAA.

Облачные сервисы — отличное решение, когда вам нужно несколько точек подключения. Вы даже можете использовать номера факсов из разных стран в одной системе. Это будет взимать плату за звонки на местном уровне и позволит вам работать с услугами за пределами США.

Стоимость Concord Cloud Fax

Самая большая проблема с Конкордом — это цена. Они требуют, чтобы вы запросили расценки, и не дадут вам примерную цифру прямо на веб-сайте. Это неудивительно, потому что они недешевы.

Приблизительно отправка факсов будет стоить вам 3,20 доллара за страницу, что намного дороже, чем некоторые другие услуги.

Мфакс от Documo

Documo имеет надежную стратегию разработки программного обеспечения, и их решения обычно строго ориентированы на то, что они стремятся решить. Для факсимильных услуг, соответствующих HIPAA, они предлагают свою услугу mFax, простое, но эффективное решение для безопасной отправки факсимильных документов.

Главное, что нужно знать о Documo mFax, — это то, какие методы программа позволяет отправлять документы. Вы сможете отправить через факсимильный аппарат, электронную почту или передачу голоса по Интернет-протоколу (VoIP). Все три предназначены для определенного типа получателей факсов, что позволяет вам разнообразить свои предложения.

В отличие от большинства факсимильных служб, ориентированных на единообразие, Documo mFax делает упор на адаптируемость. Их приложение предлагает вам возможность отправлять защищенные документы с самых разных устройств, включая смартфоны. Это дает вам много вариантов, когда дело доходит до организации вашего бизнеса, но эти варианты сопряжены с проблемами. Вам нужно будет убедиться, что все используемые устройства безопасны и всегда в курсе любых новых атак.

Существует вариант для номеров факсов VoIP, который отлично подходит для компаний, которые хотят выйти за пределы США и при этом сохранить ту же безопасность личной информации, что и в штатах. Documo предлагает номера факсов VoIP для компаний, которые хотят выйти за пределы США. Это позволит вам сохранить ту же безопасность личной информации, что и в штатах.

В целом, Documo — хороший выбор, поскольку само приложение является безопасным и надежным.

Стоимость документа

Мфакс Documo — одна из самых доступных услуг, стоимость которой начинается всего от 25 долларов в месяц. Эта цена обойдется вам в 10 центов за страницу, и вы получите 250 страниц в месяц.

С самым большим пакетом в 2500 страниц в месяц одна страница будет стоить 5 центов, что в сумме может составить 125 долларов в месяц за услугу только с одним номером факса.

iFax

iFax — это продукт, разработанный Apple, и он может похвастаться ожидаемым стилем Apple. Он невероятно прост в использовании и обладает всеми функциями, необходимыми для отправки и получения факсимильных документов, соответствующих требованиям HIPAA.

iFax соответствует требованиям HIPAA и GLBA. Соответствие GLBA необходимо в финансовой индустрии по той же причине: для защиты конфиденциальности и личной информации клиента.

iFax может работать на разных платформах, включая как настольные, так и мобильные операционные системы. Приложение в основном адаптировано для продуктов Apple, но не имеет каких-либо ограничений в отношении того, кто может его использовать.

Приложение iFax поддерживает отправку электронной почты по электронной почте, а также создание интеллектуальных папок с вашим вариантом онлайн-хранилища, таким как Google Диск, Dropbox или iCloud. Они позволяют демонстрацию, которая работает без какого-либо шифрования, если вы хотите увидеть, как выглядит пользовательский интерфейс.. Это означает, что его простая отправка, не соответствующая требованиям HIPAA, может быть бесплатной для ограниченного количества страниц.

Стоимость iFax

Тем, кто нуждается в услугах, соответствующих требованиям HIPAA, потребуется профессиональный план. Этот план начинается с 1000 страниц стоимостью от 25 до 1666,70 долларов в месяц, что делает стоимость одной страницы от 2,5 до 1,6 цента.

SRFax

SRFax — это сервис, который существует уже некоторое время и имеет хорошее наследие, когда дело доходит до производительности. Пользовательский интерфейс немного неуклюжий, но очень чистый и простой в использовании. Приложение позволяет вам использовать программное обеспечение бесплатно с месячной демоверсией. SRFax продается как программа «Программное обеспечение как услуга» (SaaS).

Когда дело доходит до программного обеспечения безопасности, SRFax надежно использует дополнительное шифрование Pretty Good Privacy (PGP) для защиты данных от всех известных угроз. Это требуется в соответствии с правилами FTC и HIPAA. Такая модель безопасности не идеальна. Вам нужно будет инвестировать в безопасность устройства, если вы используете его для бизнеса, но оно соответствует требованиям и относительно доступно.

В целом, SRFax — отличный сервис для тех, кто предлагает услуги в отдаленных районах. Программное обеспечение может маршрутизировать факсимильные документы, поступающие с других номеров, и делать это безопасно. Это делает его отличным выбором для предприятий, которые предлагают услуги в районах без номера телефона.

Стоимость SRFax

SRFax относительно доступен, особенно для небольших операций. Наименьший тарифный план — 200 страниц в месяц за 10,95 долларов США, то есть каждая страница стоит 5,4 цента. Самый большой план — 800 страниц за 19,95 долларов, что соответствует 2,4 цента за страницу.

В обоих случаях дополнительные страницы стоят 5 центов. Это где-то посередине, когда дело доходит до ценообразования. Вам придется решить, стоит ли цена того, когда вы рассматриваете предоставляемые услуги.

Последние мысли

Для любой компании, имеющей дело с медицинскими записями, отправляемые факсы должны соответствовать требованиям HIPAA.

Но не каждой компании нужна одна и та же услуга, и важно знать, как вы будете отправлять и получать нужные факсимильные документы. Сюда входит количество людей, сертифицированных HIPAA для использования решения. Для каждого варианта потребуется свой набор решений для обеспечения безопасности и рабочих процессов, что сделает результат намного более безопасным, простым в управлении и с простой отчетностью.

Выбирая услугу, убедитесь, что вы знакомы с объемом, который вам нужен, поскольку плата за большинство услуг взимается за страницу. Вам также необходимо знать, как работает ваша компания и насколько технически компетентны ваши сотрудники. Обладая этой информацией, вы будете на правильном пути к поиску оптимизированного сервиса.

У вас есть дополнительные вопросы о факсах, совместимых с HIPAA? Ознакомьтесь с часто задаваемыми вопросами и ресурсами ниже!

Часто задаваемые вопросы

Соответствуют ли электронные факсы требованиям HIPAA?

Вам нужно будет проверить каждую машину, чтобы убедиться, что она соответствует требованиям HIPAA. Большинство доступных вариантов будут соответствовать требованиям HIPAA или, по крайней мере, смогут подключаться через соответствующие устройства. Если нет, и вы работаете с медицинскими файлами, немедленно остановитесь и получите тот, который есть; это требование закона!

Должен ли факс соответствовать требованиям HIPAA?

Нет. Факс используется для отправки отсканированных документов напрямую через телефонный модем на другое факсимильное устройство. HIPAA касается только личной конфиденциальной информации и тех, кто ее обрабатывает, например организаций здравоохранения. Часто организации используют факсимильные аппараты, потому что это самый простой способ обеспечить соответствие ИТ требованиям HIPAA для любого бизнеса, который обрабатывает такую информацию.

Что я могу использовать вместо факса?

Для отправки сообщений и мультимедиа есть гораздо лучшие варианты, чем факсимильные аппараты, включая электронную почту и мгновенные сообщения. Тем не менее, причина, по которой электронная почта и мгновенные сообщения не убили факс, кроется в соображениях безопасности. Печатные копии могут быть намного более безопасными, чем цифровые носители. Это делает факсы идеальным выбором для передачи данных при соблюдении требований HIPAA.

Могу ли я отправить факс с моего компьютера?

Да. Отправить факс с компьютеров Windows легко, так как факс является встроенной функцией. Это немного сложнее для систем на базе UNIX, которым требуется стороннее программное обеспечение. В частности, с хорошим сторонним программным обеспечением вы можете соответствовать требованиям HIPAA и использовать факсимильные системы с любой современной системой, даже если у вас нет самого факсимильного аппарата.

Можно ли отправить факс из Gmail бесплатно?

Да. Существуют варианты использования электронной почты для отправки по электронной почте и факса для отправки по электронной почте с помощью Gmail, отправляя информацию по номеру факса. Тем не менее всегда рекомендуется использовать дополнительное программное обеспечение HIPAA, если вы хотите убедиться, что процесс соответствует стандарту FTC.

Ресурсы:

TechGenix: Статья о самых больших мифах и заблуждениях о факсимильной связи

Узнайте больше о самых больших мифах и заблуждениях об использовании факсов.

TechGenix: Статья о факсимильных аппаратах в здравоохранении

Узнайте больше об использовании факсимильных аппаратов в медицинских учреждениях.

TechGenix: Статья о предотвращении нарушений требований HIPAA

Ознакомьтесь с лучшими способами избежать нарушения требований HIPAA.

TechGenix: Статья об онлайн-факс-сервисах

Изучите свои возможности, когда речь заходит об услугах онлайн-факсов, доступных сегодня.

TechGenix: Статья об отправке факсов по электронной почте

Узнайте, как можно отправлять факсимильные документы по электронной почте и чего ожидать.

Федеральная торговая комиссия: статья о Законе Грэмма-Лича-Блайли

Узнайте больше о Законе Грэмма-Лича-Блайли на сайте Федеральной торговой комиссии США.