Управление информацией: зачем оно вам нужно, как это сделать

Опубликовано: 1 Апреля, 2023

Как выглядит эффективное управление информацией? Как организации могут достичь этого? Особенно для современных предприятий, где технологии и данные лежат в основе того, чем они являются и чем занимаются, управление информацией имеет решающее значение. Не только по нормативным и юридическим причинам, но и для обеспечения безопасности данных и получения преимуществ от цифровой трансформации, поощряемой во всем мире, а также для раскрытия полного потенциала данных для дальнейшего успеха в бизнесе.

Управление информацией во время пандемии

В настоящее время, во время пандемии COVID-19, организациям приходится иметь дело с быстро развивающимися цифровыми технологиями в течение очень короткого периода времени. Однако областью, которая в некоторых случаях отстает, является управление информацией. Похоже, что основной причиной этого было то, что в начале пандемии команда людей, которые взяли на себя ответственность за перемещение всех из офиса в их дома, а также за новый способ работы, а также за подключение облачных систем. были одной и той же командой или частью группы управления информацией. Приоритеты сместились для своевременного внесения необходимых изменений.

Во время пандемии много дискуссий касалось срочности технических средств контроля, необходимых для решения проблем, которые организациям приходилось решать в спешке из-за быстро меняющихся обстоятельств. В результате административные моменты, похоже, отошли на второй план — просто не хватило времени на оба аспекта.

Организации, оказавшиеся в таком положении, могут счесть необходимым наверстать упущенное в управлении информацией, а также согласовать новый способ работы с набором политик и процедур, помогающих в управлении и контроле информационных активов организации.

Управление информацией — это не создаваемый документ или инструмент, который можно приобрести и использовать время от времени. Это путешествие, которое приводит к изменению прежних привычек организации, чтобы помочь и улучшить способ обработки информации и управления ею.

Команда управления информацией

Менеджер записей: это владелец программы в вашей организации. Этот человек отвечает за выполнение программы и, скорее всего, будет отчитываться перед членом правления, спонсирующим программу. Привлечение члена правления важно, поскольку оно обеспечивает прозрачность, бюджет и одобрение инициативы на высшем уровне. Управление информацией часто доводится до сведения совета директоров в связи с требованием соответствия.
Комитет по информационным технологиям: рекомендуется сформировать комитет из ИТ-менеджера, системного администратора, администратора базы данных и заинтересованных лиц, которые в настоящее время управляют данными. Легче сформировать небольшую команду и вырастить ее оттуда, если это необходимо. Чем больше участников, тем больше мнений и тем медленнее будет процесс. Итак, сначала установите процесс, а затем по мере необходимости подключайте различных заинтересованных сторон. Такой подход помогает ускорить выполнение программы.
Представитель отдела кадров: для некоторых взаимодействий потребуется поддержка отдела кадров. Необходимо будет учитывать обучение и изменение рабочих привычек, а также умение настраивать сотрудников на новую дисциплину. Команда HR также может помочь с этим аспектом. Рекомендуется с самого начала привлечь HR в качестве ключевого участника этой программы. Обычно требуется участие отдела кадров из-за высокого уровня участия конечных пользователей, а также требований политики кибербезопасности.
Директор по информационной безопасности : Во время этого путешествия полезно иметь на своей стороне директора по информационной безопасности. Как офицер, этот человек будет иметь влияние и многие из политик и дисциплин безопасности, находящихся в поле его зрения. В некоторых случаях директор по информационной безопасности запускает программу в небольших организациях, но, если возможно, рекомендуется, чтобы это была специальная роль, поскольку многие аспекты потребуют внимания.
Руководители проектов: рекомендуется хороший менеджер проектов. Эти специалисты должны связаться с руководителями отделов, чтобы обеспечить выполнение проекта. Все зависит от бюджета и наличия человеческих ресурсов для этой инициативы. Тем не менее, стоит привлечь хорошего менеджера по проектам, чтобы гарантировать, что инициатива сохранит импульс и будет реализована в соответствии с дорожной картой.
Юрисконсульт: Наличие юрисконсульта в распоряжении команды полезно, поскольку в этой инициативе есть юридический элемент. Команда должна быть осведомлена о требованиях соответствия и юридических обязательствах компании. Это отличается от сектора к сектору, и у совета будет разумное понимание того, что следует учитывать, или, по крайней мере, знать, какие советы потребуются для продвижения вперед. Особенно в такой ситуации, как сейчас, когда системы облачные, а люди работают удаленно. Когда такие инициативы будут реализованы, необходимо будет проконсультироваться с HR и юридическим отделом.
Дополнительные ресурсы: полезно нанять или получить совет от экспертов в данной области и бизнес-аналитиков по этой инициативе. Эти профессионалы обходятся дорого, но они часто гарантируют, что вы сделаете работу хорошо, не тратя слишком много времени на изучение новых аспектов и рассмотрение аспектов, которые вы, возможно, не рассматривали. Не каждый может их себе позволить. Таким образом, в качестве альтернативы может быть хорошей идеей разместить в вашей организации рекламу квалифицированных специалистов. Сообщите им, что программа будет запущена, и сотрудники организации, обладающие соответствующим опытом, могут оказать помощь.

Чем управлять с точки зрения информации

Первый шаг — узнать, что у вас есть. Картирование информации с помощью инструмента или даже электронной таблицы является хорошей отправной точкой, поскольку это поможет вам установить, какая информация хранится в организации, где она находится и кто имеет к ней доступ. Более того, какие платформы существуют и как информация генерируется и хранится, а также движение информации внутри организации и передача информации третьим лицам.

Эта карта данных не обязательно должна быть полностью полной, как упоминалось ранее. Это путь открытий, и со временем откроется более широкая картина. Тем не менее, начать важнее, чем быть совершенным. После этого можно разработать план по улучшению того, что уже было достигнуто, и по мере сбора дополнительной информации картина данных станет более полной и эффективной.

Ядро управления информацией

Создать запись данных
Храните и защищайте данные
Безопасно используйте данные
Делитесь данными безопасно
Правильно архивируйте данные
Уничтожайте данные правильно

Управление активами данных включает, помимо прочего, безопасность, обеспечение непрерывности (доступности данных), контроль доступа, метаданные, графики хранения, требования аудита и мониторинга, репозитории контента, а также процедуры аварийного восстановления.

Необходимая дисциплина по мере увеличения нашего цифрового следа

С правильной командой и четким планом вы сможете выполнить этот процесс. Речь идет о создании привычки, которая повторяется и может внутренне улучшаться на каждом этапе, на каждой встрече и на протяжении всего пути.

Задокументируйте действия, а затем критические точки аудита, а затем начните с зрелости инициативы управления информацией. Делая это, вы можете сообщать и улучшать элементы, которые можно оптимизировать. Обеспечение того, чтобы менеджер данных был частью общественного форума, занимающегося управлением информацией, часто помогает в качестве точки для сотрудничества и средства получения внешней поддержки, когда это необходимо.