Размещение документов: файловые ресурсы или SharePoint?

Введение

Документы обычно хранятся на файловых серверах, и в последние годы было введено несколько улучшений для хранения файлов и доступа к ним. Microsoft SharePoint — это один из новых способов совместной работы, а управление документами нравится многим организациям. Но является ли это полной заменой файловых серверов? Эта статья посвящена выбору правильного расположения для ваших файлов и тому, как SharePoint может помочь защитить определенную информацию.

Обзор файловых служб Windows

Рис. 1. Пользователь получает доступ к общей папке через приложение или проводник Windows через сетевой диск.

Мы все используем файлы, которые находятся в общем доступе в сети. Они используются для обмена документами и файлами в центральном месте. Безопасность установлена для файловых ресурсов, папок и файлов, и конечного пользователя научили, как использовать буквы сетевого диска для поиска, открытия и сохранения документов. Это работает довольно хорошо, и многие системы запрограммированы на поддержку этого типичного способа хранения данных.

У администраторов есть множество параметров для настройки общих файловых ресурсов, чтобы сделать их доступными для пользователей и контролировать доступ к ним — и, конечно же, обеспечивать регулярное резервное копирование данных. Вот несколько примеров функций файловых служб Windows:

• Доступность обеспечивается кластерами файловых серверов и распределенными файловыми системами (DFS/DFSR) с репликацией.
• Управление квотами используется для установки ограничения на то, сколько места могут использовать пользователи.
• Можно активировать теневые копии, чтобы сделать старые версии файлов доступными для пользователей.
• Списки контроля доступа (ACL) определяют доступ к общим папкам, папкам и отдельным файлам.
• Использование файлов в автономном режиме осуществляется путем автоматической репликации.
• Шифрование производится путем настройки IPSEC на сервере и клиенте.

Однако система обмена файлами имеет некоторые недостатки. Администраторы и конечные пользователи должны научиться работать с файлами и убедиться, что файлы имеют правильные права доступа. Связывание документов вместе, добавление настраиваемых атрибутов и указание способа представления документов для подмножества пользователей — непростая задача. Поиск по всем файловым ресурсам документов, содержащих определенные слова или созданных конкретным пользователем, также может быть довольно медленным процессом.

Хранение документов в SharePoint

Рис. 2. Доступ пользователя к библиотеке документов через приложение или Internet Explorer через веб-сайт

С помощью SharePoint Microsoft представила еще одно место для хранения файлов в вашей сети и сделала их видимыми для пользователей через веб-интерфейс. SharePoint — отличный продукт для совместной работы, и компании по всему миру внедряют его как часть своей сетевой и серверной инфраструктуры.

Именно совместная работа — это то, где SharePoint предоставляет дополнительные функции по сравнению с обычным файловым ресурсом Windows. У нас есть возможность добавлять атрибуты, называемые столбцами, которые уникальны или связаны с другим источником, и сделать их изменяемыми либо через веб-интерфейс, либо через клиентское приложение Office 2007. Мы можем сортировать, фильтровать или связывать эти атрибуты вместе и предоставлять более широкие возможности для пользователей документов. Другие функции, которые я хочу упомянуть, перечислены здесь:

• Рабочие процессы, такие как процедура утверждения, помогают автоматизировать простые или сложные задачи — с вмешательством пользователя или без него.
• Управление версиями добавляет возможность просматривать более старые версии документов и определяет, какие пользователи могут видеть последнюю опубликованную версию и кто может редактировать черновик для следующей опубликованной версии файла или документа.
• Видимость элемента — пользователи не имеют возможности просматривать информацию, на просмотр которой у них нет разрешения. Это одна из моих любимых функций SharePoint, предустановленная безопасность. Это также включает файлы, хранящиеся в SharePoint, и даже возможности поиска используют этот фильтр безопасности. Автономное использование данных осуществляется через приложение Microsoft Outlook.
• Списки контроля доступа (ACL) определяют доступ к области или элементу (файлу). Это контролируется администратором или владельцем сайта группы через веб-интерфейс.
• Шифрование осуществляется путем включения SSL на веб-сайтах SharePoint.
• Функции экстрасети, которые могут выиграть от политик — например, сделать содержимое доступным для чтения только при доступе из другой зоны, например из Интернета.
• Корзина (двухэтапная) для библиотек документов, списков и элементов
• Управление жизненным циклом, которое можно активировать для архивирования старого контента.
• Службы управления правами (RMS) поддерживают расширенный контроль над документами Microsoft Office.

Возможности безграничны, и со всеми этими функциями SharePoint поддерживает совместную работу с более чем стандартным способом работы с отдельными файлами и документами.

SharePoint использует Microsoft SQL Server для хранения всех данных, и это также относится к библиотекам документов. Поэтому очень важно, чтобы ваш Microsoft SQL Server работал быстро и имел достаточно места для данных. Еще одна вещь, которую следует учитывать в связи с этим, заключается в том, что если вам требуется высокая доступность, вы должны сделать серверы SharePoint и ваш SQL-сервер избыточными. Также помните, что вам необходимо лицензировать своих пользователей для серверов SharePoint и SQL.

Выбор места для хранения файлов

Некоторые могут задаться вопросом, должны ли они переместить все свои существующие файловые ресурсы в SharePoint, чтобы воспользоваться преимуществами функций. Когда я получаю этот вопрос, мой ответ таков: «Это зависит от того, какие данные у вас есть и как вы хотите их использовать или представлять».

Принимая во внимание всю приведенную выше информацию, я бы рекомендовал размещать данные, как показано ниже, когда они обладают некоторыми или несколькими из упомянутых свойств.

Общий доступ к файлам Windows

• Большой размер файла
• Не меняйте много
• Требуется использование репликации DFS

Типичными файлами для размещения на общих папках Windows являются старые архивы, файлы резервных копий и установочные файлы для операционных систем.

Библиотека документов SharePoint

• Мелкие и средние по размеру
• Регулярно меняется
• Файлы, используемые командами в проектах
• Файлы и папки, которым нужны настраиваемые атрибуты и ссылки/фильтры для них
• Файлы, которые необходимо проиндексировать и найти

Я могу упомянуть документы, электронные таблицы и презентации, которые выиграют от возможностей SharePoint.

Имейте в виду, что пользовательский опыт может сильно различаться, и вам, возможно, придется научить своих пользователей использовать новое место для хранения файлов. Если они привыкли использовать сетевые диски, веб-интерфейс может показаться им проблемой.

Где бы вы ни размещали свои данные, убедитесь, что у вас есть действующая резервная копия. Резервная копия общей папки — это не совсем то же самое, что резервная копия сайта SharePoint, поскольку она обычно размещается на нескольких серверах. Я рекомендую компаниям обратиться к опытному ИТ-специалисту, чтобы разработать стратегию резервного копирования и восстановления, а также протестировать среду для аварийного восстановления.

Вывод

Операционная система Windows отлично подходит для обмена файлами и имеет много преимуществ. Файловые службы Windows существуют уже давно и были улучшены благодаря множеству функций. SharePoint предоставляет вам еще одно место для хранения файлов, но с намерением помочь совместной работе и простой настройке безопасности. Рекомендуется размещать ваши файлы там, где это наиболее подходит именно для такого типа данных.