Поощрение безопасного сотрудничества на рабочем месте

Из-за возросшего спроса на эффективное сотрудничество в организациях программное обеспечение, приложения и платформы для совместной работы появляются слева, справа и в центре, чтобы удовлетворить эту потребность. Некоторые из них относятся к корпоративному уровню — со всеми прибамбасами, а другие бесплатны для использования, легко доступны для сотрудников, но не уделяют особого внимания безопасности. Сотрудники хотят немедленно обмениваться данными и работать над проектами в режиме реального времени для достижения наиболее эффективного результата. Растет потребность в скорости и эффективности на рабочем месте. Однако при этом врожденном требовании к немедленному обмену существует высокий риск случайной потери данных и утечек. Поощрения совместной работы на рабочем месте недостаточно — вы должны поощрять безопасное сотрудничество

Хотя это так и несмотря на растущую необходимость обеспечить соответствие защиты данных нормативным требованиям, многие организации по-прежнему бессистемно подходят к обмену данными. Пробелы в безопасности остаются распространенными, когда речь идет об обмене данными, поскольку компании по-прежнему неадекватно выбирают, какие данные шифровать и, по сути, защищать, часто подвергая риску конфиденциальные и неструктурированные данные.

Совместное использование данных с помощью различных инструментов для совместной работы (многие из которых не разрешены) — это одна из областей, которая может оказаться незамеченной, когда речь идет о защите данных и безопасном обмене ими. Однако это может быть связано не только с используемыми платформами, но и с тем, как сотрудники их используют или не используют. Частичное использование инструментов также может привести к неэффективной защите.

Кроме того, все большую озабоченность вызывает использование программного обеспечения для совместной работы без разрешения компании. Как и многие другие теневые ИТ. Сотрудники могут не знать о связанном с этим риске, а подписка на несанкционированные и не проверенные на безопасность инструменты для совместной работы — инструменты, которые не поддерживаются службой безопасности или ИТ-отделом компании — может повлиять на безопасность компании и сделать компанию уязвимой для атак. Сотрудники непреднамеренно создают угрозу безопасности.

Расширьте возможности совместной работы, снизив при этом риск безопасности

Самые большие проблемы, связанные с ненадлежащим сотрудничеством на рабочем месте, — это непреднамеренная потеря информации, а также отсутствие видимости и контроля, которые вызывают некоторые инструменты. При выполнении своей работы действия сотрудников слишком легко могут стать риском утечки данных, и в большинстве случаев сотрудники не знают об этом. В конце концов, они всего лишь стараются быть эффективными и выполнять свою работу.

Проблема в том, что многие инструменты для совместной работы упростили обмен данными способами, которые не предусмотрены традиционными политиками безопасности и процедурами защиты компании. Их легко обойти без ведома сотрудников. Это означает, что случайное нарушение теперь представляет собой очень реальный риск с очень реальными последствиями.

Как внедрить более безопасную и надежную практику совместной работы

Сделайте это легко и эффективно

Существует определенная растущая потребность в том, чтобы организации легко и эффективно сотрудничали как внутри, так и с внешними сторонами. Важно, чтобы руководство понимало потребность своих сотрудников в этом и учитывало это, чтобы сотрудники не предпочли использовать средства совместной работы по своему выбору, которые не авторизованы и не проверены на безопасность организацией. Если сотрудники вынуждены искать свой собственный путь, что может показаться им тривиальным действием, например отправка незашифрованного электронного письма или загрузка файла, содержащего конфиденциальные данные, это может создать большую угрозу безопасности и поставить под угрозу общую безопасность компании. Особенно, если традиционная безопасность компании обойдена, а политики безопасности проигнорированы.

Сотрудничеству необходимо четкое направление сверху вниз. Руководству необходимо учитывать сотрудников и задачи, которые они должны выполнять. Им необходимо учитывать совместно используемые активы данных (то есть информацию, с которой сотрудники работают, сотрудничают и обмениваются), культуру безопасности организации и их ответственность за обеспечение безопасного выполнения задач без риска для безопасности компании или повышения ее уязвимости. к вторжению или нападению. Это включает в себя случайную ошибку из-за использования неподходящих методов совместной работы.

Крайне важно убедиться, что выбранная система совместной работы хорошо подходит для команды, которая ее использует. Если это не так, независимо от того, насколько безопасным он может быть, если сотрудникам нужно прыгать через обручи, чтобы заставить его работать эффективно, и его сложно использовать — сотрудники не будут его использовать. Вместо этого они либо будут использовать его так, как им удобно, что может помешать безопасности инструментов, либо предпочтут использовать что-то другое — что-то, что они считают более простым и эффективным, что может увеличить риск безопасности.

В конце концов, сотрудники должны выполнять работу, для которой они были наняты. К сожалению, не все сотрудники (хотя в идеальном мире они были бы) обеспокоены безопасностью компании. Таким образом, роль руководства заключается в удовлетворении потребностей пользователей таким образом, чтобы помочь им справиться с их рабочей нагрузкой и в то же время обеспечить безопасность.

Руководству важно отметить, что безопасное сотрудничество возможно только в том случае, если за него берется вся компания. Простота использования и способность платформы позволить сотрудникам эффективно выполнять свою работу являются ключом к этому. Чтобы сотрудничество было безопасным, оно должно быть легким!

Упростите контроль и управление

Это хорошо, если вы записали политики и правила безопасности, но без того, чтобы сотрудники применяли их на практике, эти политики бесполезны. В большинстве случаев сотрудники знают, что они должны делать для безопасного обмена данными, однако не всегда действуют соответствующим образом.

Вот почему так важно выбрать технологию совместной работы с детальным контролем. Технология должна предоставлять функциональные возможности, которые позволяют организации применять политики безопасности, обеспечивающие надлежащее совместное использование данных. Платформа с многоуровневым контролем важна для разных ролей, пользователей и типов обмена данными.

Система должна интегрироваться с вашими существующими процессами и средой, чтобы ваши средства безопасности можно было легко применить и здесь. Система с аналитическими возможностями необходима, чтобы вы могли отслеживать, контролировать и составлять отчеты по совместно используемым данным для надлежащего управления ими.

Совместная работа не должна нарушать безопасность компании, но должна обеспечивать подотчетность и соблюдать политики безопасности компании.

Найдите правильный баланс между безопасностью, функциональностью и масштабируемостью

Сотрудничество — это то, что будет необходимо сейчас и в будущем. Итак, функциональность важна, но не менее важна способность системы масштабироваться и поддерживать эффективный уровень безопасности при изменении требований.

Будущие требования следует учитывать при выборе технологии, чтобы избежать проблем в будущем. Баланс должен быть согласован, чтобы можно было создать среду, в которой преимущества могут быть расширены, если это необходимо, при одновременном снижении риска безопасности, вызванного случайной компрометацией.

Если вы выберете технологию совместной работы, основываясь только на одном из этих факторов, будь то функциональность, безопасность или масштабируемость, игнорируя при этом другие, это может обернуться против вас.

Безопасное сотрудничество зависит не только от выбранной вами технологии

Как бы ни было важно использовать функциональную систему совместной работы, которая работает на вашу команду и интегрируется с вашей инфраструктурой и средой, не менее важно обеспечить надлежащую защиту ваших данных (независимо от того, что) и что ваши сотрудники постоянно проходят обучение и обучение. непрерывно.

Защита данных, которыми вы делитесь, является важным компонентом безопасного сотрудничества, а обучение сотрудников имеет основополагающее значение для всестороннего успеха в обеспечении безопасности.

Создание системы совместной работы, которая хорошо подходит для вашей компании и потребностей сотрудников, может помочь стимулировать стремление сотрудников использовать авторизованную систему вместо альтернатив, которые, возможно, предлагают меньшую безопасность. Однако шифрование конфиденциальных данных гарантирует, что даже если данные будут случайно потеряны или попадут в чужие руки, они все равно будут защищены.

Сотрудники должны соблюдать политику безопасности компании, чтобы обеспечить максимальную защиту данных, сетей и сред компании, но для поощрения этой культуры безопасности ключевое значение имеет обучение. Нет смысла излагать это на бумаге и ожидать, что им будут следовать, или игнорировать их и надеяться. Ничего хорошего из такого подхода не выйдет. Сотрудники должны быть осведомлены о рисках безопасности при обмене данными и рисках, связанных с совместной работой в Интернете или при использовании неавторизованных инструментов. Данные всегда должны быть защищены (зашифрованы) и всякий раз, когда они передаются, чтобы избежать любого потенциального взлома.

Большинство сотрудников просто делают то, что нужно для выполнения своей работы

 Область сотрудничества — это растущий рынок, но организация должна гарантировать, что используемые и применяемые инструменты безопасны и используются эффективно и надежно. Консолидация коммуникаций: звонки, чаты, обмен сообщениями, видео и электронная почта в одном месте дает большие преимущества, если это можно обеспечить безопасно и не за счет безопасности данных. Безопасная совместная работа возможна, когда она практикуется должным образом.

Создать безопасную систему для совместной работы, которая работает как для вашей организации, так и для сотрудников, непросто. Однако это необходимо. Для безопасности данных и безопасности организаций жизненно важно обеспечить сотрудников безопасными системами для совместной работы, которые им необходимы для выполнения их работы, и не допустить, чтобы сотрудники случайно подвергали компании риску безопасности и соответствия требованиям, используя легкодоступные, менее безопасные альтернативы. сотрудничать.

Компаниям нужна видимость и контроль над данными, но сотрудникам необходимо обмениваться данными и сотрудничать, чтобы эффективно выполнять свою работу. Они найдут способ сотрудничать (безопасно или нет), поэтому в интересах организации вооружить сотрудников подходящими инструментами для безопасного, санкционированного и управляемого способа.