Передовой опыт и модели управления изменениями для организационных изменений

Смена рабочего места может вызвать у людей волнение. Представьте, что ваш руководитель за одну ночь перевел вас в новую команду. Вы должны понимать процессы, технологии и стили работы вашей новой команды. В свою очередь, эта путаница может повлиять на производительность и вызвать разочарование и стресс. Лучшие практики управления изменениями, которые я обсуждаю в этой статье, помогут вам избежать стресса.

Большие и маленькие изменения являются неотъемлемой частью жизненного цикла каждого бизнеса. Изменения могут включать обучение и удовлетворение сотрудников или обеспечение эффективности и безопасности технологий. Независимо от причины, компании должны меняться, чтобы бороться с конкуренцией. Однако изменениями трудно управлять. Плохие процессы изменений вызывают сбои в обслуживании и увеличивают эксплуатационные расходы. Управление изменениями позволяет предприятиям вносить изменения без негативных последствий.

В этой статье я подробно рассмотрю типы изменений и модели управления изменениями. Я также опишу 5 лучших практик управления изменениями. Но сначала давайте разберемся, что такое управление изменениями.

Что такое управление изменениями?

Управление изменениями — это системный подход к внедрению любых изменений. Серьезные изменения сложны и требуют широкомасштабного сотрудничества. По сути, управление изменениями гарантирует, что все основные и второстепенные изменения происходят беспрепятственно и успешно.

Практики управления изменениями представляют собой структурированное руководство по предотвращению сбоев в обслуживании. Они помогают персоналу адаптироваться к изменениям. К ним относятся такие действия, как:

• Подготовка плана изменений
• Создание базы знаний, отвечающей на часто задаваемые вопросы
• Поддержка сотрудников во время смены
• Мониторинг действий до и после изменения

Прежде чем я объясню лучшие практики управления изменениями, давайте рассмотрим возможные типы организационных изменений.

Типы организационных изменений

Организационные изменения часто связаны с существенными изменениями в персонале, целях компании, услугах и технологиях. Для каждого типа изменений требуется отдельная стратегия управления изменениями.

Стратегическое изменение

Стратегические изменения происходят, когда компания определяет новые цели, возможности или угрозы. Например, корректировка операций в больших масштабах для адаптации к изменяющимся условиям.

Структурные изменения

Структурные изменения — это модификации организационной структуры, влияющие на поток процессов. Например, в результате слияний и поглощений меняется управленческая иерархия или командная компания.

Технологические изменения

Технологии влияют на то, как компании ведут бизнес. Технологические изменения направлены на повышение эффективности процессов. Например, внедрение нового программного обеспечения или систем в команду. Но кривая обучения, связанная с интеграцией новых технологий, крутая.

Незапланированное изменение

Как следует из названия, это изменения, к которым компания не готовится. Они происходят неожиданно и существенно влияют на бизнес-процессы. Эти изменения не идеальны, но они неизбежны. Например, пандемия COVID-19 подтолкнула многие компании к поддержке удаленной работы.

Любые изменения становятся трудными из-за конкретных проблем. Давайте обсудим проблемы, с которыми вы можете столкнуться при внедрении методов управления изменениями.

Проблемы управления изменениями

Изменения становятся трудными, если:

• Ваша компания не может четко определить свои цели
• Лидеры отсутствуют или недееспособны
• Коммуникативный сбой приводит к несогласованности и противодействию со стороны сотрудников
• Процессу управления изменениями не хватает решительности или приверженности

Компаниям может быть сложно определить ресурсы, необходимые для того, чтобы изменения прошли гладко. Этими ресурсами могут быть финансовые, кадровые, технологические и т. д. Остается ответить на вопрос: как вы успешно внедряете изменения? Каждая ситуация уникальна; мы не можем предписать точный процесс. Эксперты предлагают использовать модель управления изменениями для эффективного перехода.

Но существует много типов моделей управления изменениями, так что же вы используете? Я понимаю, что это может сбить с толку. Теперь я объясню 3 наиболее распространенных модели изменений с доказанным успехом. Они также могут повлиять на ваши передовые методы управления изменениями, так что будьте внимательны!

Три лучшие модели управления изменениями

Модель управления изменениями заставляет вас анализировать изменения с разных точек зрения. Это структурирует всю вашу стратегию изменений.

1. Модель McKinsey 7S

Модель McKinsey 7S сочетает в себе 7 ключевых элементов:

1. Стратегия: набор действий, которые фирма планирует для достижения изменений.
2. Системы: неформальное и формальное распределение ресурсов, вознаграждение и процедуры измерения.
3. Структура: разделение задач для достижения изменений, интеграции и координации.
4. Персонал: человеческие ресурсы, их образование и отношение
5. Стиль: Модель поведения персонала, участвующего в изменении
6. Общие ценности: Ключевые стремления и убеждения, формирующие командную культуру
7. Навыки: Отличительные способности и основные компетенции, необходимые для изменений

Модель требует, чтобы вы уравновешивали различные элементы на протяжении всего перехода. Например, если вы создаете новую команду, вы должны оценить влияние на все остальные аспекты. Вы должны поддерживать существующий персонал и оценивать навыки, которыми должна обладать новая команда.

2. Модель АДКАР

Модель ADKAR представляет собой пятиэтапный последовательный процесс управления изменениями. Он направлен на развитие внутренней мотивации людей для поддержки любого перехода. 5 шагов:

1. Повысить осведомленность о необходимости перемен
2. Вдохновите внутреннее желание других поддерживать и участвовать в процессе изменений
3. Закрепить знания о том, что нужно изменить и как это сделать
4. Внушать уверенность в способности реализовать изменения
5. Подкрепляйте или вознаграждайте достижения цели, поддерживающие изменения

Анализ последствий вашего изменения поможет вам составить комплексный план игры.

3. 8-шаговая модель изменения Коттера

Модель Коттера предлагает 8-шаговый циклический подход к управлению изменениями. Вы разбиваете изменение на маленькие, достижимые цели. Затем вы набираете обороты и заставляете свою команду пройти 8 этапов для достижения первой цели. Эти этапы:

1. Создайте ощущение срочности, которое мотивирует людей внести изменения
2. Создайте основную команду менеджеров и лидеров, которые будут отстаивать изменения
3. Сформируйте общее видение, которое стимулирует стратегии и инициативы по изменению
4. Поощряйте сотрудников принимать изменения добровольно
5. Устраните препятствия, чтобы больше сотрудников чувствовали себя комфортно, принимая изменения
6. Признавайте и поощряйте сотрудников, которые успешно вносят небольшие изменения
7. Поддерживайте изменения, автоматизируя задачи и повышая эффективность
8. Внедрите изменения как часть корпоративной культуры

Вы повторяете это непрерывно, пока не совершите окончательное изменение. В конце концов, модель Коттера побуждает компании документировать новый процесс. Они могут обучать новых сотрудников, чтобы изменения стали частью передовой практики компании.

Вы можете выбрать и внедрить любую модель, соответствующую вашим требованиям. Эта модель служит основой для разделения обязанностей и пяти лучших практик управления изменениями, которые я описываю ниже.

5 лучших практик управления изменениями

Я выделил 5 лучших практик управления изменениями. Вы можете следовать им независимо от выбранной вами модели управления изменениями.

1. Вовлекайте сотрудников

Подготовка включает в себя помощь сотрудникам в признании и понимании необходимости изменений. Руководители должны привлекать сотрудников к определению целей, масштабов, рисков и мер по их снижению. Каждый может определить ключевые показатели эффективности, установить цели и работать над их достижением.

Например, рассмотрим переход компании на новую систему учета рабочего времени. Они поставили цель, что 60% сотрудников начнут вести табели учета рабочего времени в новой системе через три месяца. Если сотрудники знают об этой цели, они, скорее всего, будут лучше придерживаться изменений.

2. Мобилизуйте активное и видимое спонсорство

Определите преданного лидера для изменений. Этот лидер мотивирует других и влияет на ключевые решения. Они всегда доступны и видны в процессе перехода. Руководитель также несет ответственность за передачу правильной информации соответствующему персоналу.

Например, компания назначает ИТ-менеджера для поддержки новой системы учета рабочего времени. ИТ-менеджер занимается созданием учетных записей сотрудников и поддерживает отдел кадров в сборе данных из новой системы.

3. Применяйте структурированный подход к управлению изменениями

Принятие структурированного подхода делает процесс воспроизводимым и масштабируемым. Он создает структуру, которую вы можете использовать, чтобы оставаться в курсе всего процесса изменений. Компании могут принять устоявшуюся модель управления изменениями или разработать новую.

Например, ИТ-менеджер использует модель ADKAR для начала изменений. Он повышает осведомленность о проблемах с текущей системой. Он рассказывает об утерянных табелях учета рабочего времени и задержках с выплатой зарплаты. Руководство предлагает бонус в размере 5% первым 100 сотрудникам, перешедшим на новую систему.

4. Упростите процессы изменений

Сотрудники лучше понимают и принимают изменения, когда процесс изменений прост. Менеджеры по изменениям могут эффективно сообщать об упрощенных процедурах, что приводит к желаемым результатам. Вы также можете использовать искусственный интеллект и другие технологии для автоматизации процессов изменений. Устраняя повторяющиеся задачи, менеджеры по изменениям могут сделать процесс более эффективным.

Например, компания создает базу знаний о новой системе. После первого шага он может автоматически регистрировать данные табеля учета рабочего времени с одобрения сотрудника.

5. Стимулируйте и отмечайте цели

Сотрудники чувствуют себя мотивированными, когда соглашаются с вашим видением. Вы должны обучать и стимулировать их к адаптации. Накопление знаний необходимо, но недостаточно. Вы должны мотивировать своих сотрудников, начиная от знания о чем-то и заканчивая реальным выполнением этого. Это включает в себя сочетание поддержки и празднования небольших достижений. Все коммуникации должны быть всеобъемлющими и прозрачными. Вы можете сотрудничать между командами, чтобы избежать неприятных сюрпризов, которые снижают скорость!

Например, компания объявляет вехи, когда к системе присоединяется больше сотрудников.

Я надеюсь, что эти методы помогут вам в управлении изменениями. Давайте быстро взглянем на все, что я уже обсуждал.

Заключительные слова

Изменения неизбежны, но сложны для компаний. Большинство борется с неясными целями, неполным общением и отсутствием лидерства. Кроме того, несколько различных типов изменений могут нарушить работу.

Управление изменениями — это структурированный процесс, позволяющий сделать переходы плавными и эффективными. Лучше всего выбрать модель управления изменениями, которая дает четкую основу для достижения ваших целей. Затем вы можете следовать рекомендациям, применяя модель для успешного внедрения.

Лучшие практики управления изменениями сосредоточены на людях. Активный лидер, который вдохновляет и мотивирует все заинтересованные стороны, является ключевой частью этого. Вы также должны сосредоточиться на том, чтобы сделать процессы простыми, структурированными и автоматизированными. Таким образом, вы наслаждаетесь большей эффективностью!

Есть еще вопросы? Узнайте больше об управлении изменениями в разделах часто задаваемых вопросов и ресурсов ниже.

Часто задаваемые вопросы

Каковы этапы управления изменениями?

Курт Левин описал в своей книге три этапа управления изменениями. Эти этапы включают в себя; разморозка текущего состояния, изменение системы и повторная заморозка. Шаг размораживания включает в себя определение потребности в изменении. Фаза изменения включает в себя работу по созданию изменений. На этом этапе также рассматриваются неудачи в процессе. Повторное замораживание предполагает превращение новой системы в статус-кво.

Каковы преимущества управления изменениями?

Управление изменениями помогает компаниям экономить драгоценное время и ресурсы на протяжении всего процесса изменений. Люди, естественно, против перемен. Управление изменениями помогает компаниям бороться с этим сопротивлением изменениям. Это также помогает компаниям оценить успех или неудачу процесса изменений.

Что такое инструменты управления изменениями?

Инструменты управления изменениями — это цифровые технологии, которые упрощают управление изменениями. Эти инструменты позволяют анализировать, автоматизировать и измерять процесс управления изменениями. Инструменты управления изменениями включают журналы изменений, диаграммы Ганта, блок-схемы и структурную разбивку работ. Некоторые популярные инструменты управления изменениями включают ChangeGear, eChangeManager и Freshservice.

Как вы измеряете успех управления изменениями?

Вы можете анализировать эффективность своей стратегии управления изменениями, используя различные показатели. Частота успешных изменений и среднее время до изменения являются популярными показателями. Количество неудачных или аварийных изменений должно уменьшиться. В целом, количество отклоненных изменений также должно уменьшиться. Все в вашей компании должны стать более готовыми к изменениям.

Кто такой сменить менеджера ? _

Менеджер по изменениям описывает персонал, ответственный за мониторинг и надзор за организационными изменениями. Менеджер по изменениям имеет решающее значение для всего процесса изменений. Они разрабатывают планы управления изменениями и контролируют их выполнение. Менеджеру по изменениям также поручено мотивировать других сотрудников принять этот процесс, а также повысить безопасность бизнеса. В каждой компании должен быть один или несколько менеджеров по изменениям.

Ресурсы :

TechGenix: информационные бюллетени

Подпишитесь на наши информационные бюллетени, чтобы получать больше качественного контента.

TechGenix: Руководство по управлению рисками

Ознакомьтесь с нашим исчерпывающим руководством по управлению корпоративными рисками.

TechGenix: Руководство по управлению инцидентами

Узнайте, как работает управление инцидентами, и лучшее программное обеспечение для управления им.

TechGenix: Статья о принципах управления рисками

Узнайте, как внедрить систему управления рисками.

TechGenix: Руководство по управлению облачными данными

Узнайте больше об управлении облачными данными и его преимуществах.