Как создать эффективную систему управления знаниями с помощью ГОСТ Р 30401

В современном мире знания являются одним из самых ценных ресурсов для любой организации. Знания помогают повышать конкурентоспособность, инновационность, качество и эффективность деятельности. Однако знания не всегда легко сохранить, передать и использовать. 

Для этого нужна специальная система управления знаниями (СУЗ), которая позволяет организовать, структурировать, хранить, распространять и применять знания в соответствии с целями и задачами организации.

СУЗ — это совокупность процессов, методов, технологий и людей, которые обеспечивают создание, приобретение, хранение, распределение и использование знаний в организации. Детали по ссылке — https://ontoloo.ru/.

СУЗ может быть формальной или неформальной, централизованной или децентрализованной, интегрированной или разрозненной. В любом случае СУЗ должна быть адаптирована к специфике и потребностям организации, а также соответствовать международным стандартам качества.

Один из таких стандартов — это ГОСТ Р ИСО 30401-2020 “Системы менеджмента знаний. Основные требования”, который был принят в России в 2020 году на основе международного стандарта ISO 30401:2018. Этот стандарт определяет требования к СУЗ, которые позволяют организациям эффективно управлять своими знаниями и повышать свою производительность и конкурентоспособность.

В этой статье мы рассмотрим основные положения ГОСТ Р ИСО 30401-2020, а также дадим рекомендации по созданию и внедрению СУЗ в соответствии с этим стандартом.

Что такое ГОСТ Р ИСО 30401-2020 и зачем он нужен?

ГОСТ Р ИСО 30401-2020 - это национальный стандарт Российской Федерации, который устанавливает основные требования к СУЗ. Этот стандарт является адаптацией международного стандарта ISO 30401:2018 “Системы менеджмента знаний. Требования”, который был разработан Международной организацией по стандартизации (ISO) с участием экспертов из разных стран.

ГОСТ Р ИСО 30401-2020 не предписывает конкретные методы и технологии управления знаниями, а лишь определяет общие принципы и подходы к СУЗ. Это позволяет организациям самостоятельно выбирать наиболее подходящие для них инструменты и решения в зависимости от своих целей, задач, ресурсов и контекста.

ГОСТ Р ИСО 30401-2020 нужен для того, чтобы:

1. обеспечить единые требования к СУЗ, которые будут признаваться и применяться в разных странах и организациях;

2. помочь организациям разработать, внедрить, поддерживать и улучшать СУЗ в соответствии с международными стандартами качества;

3. повысить эффективность и ценность СУЗ для достижения стратегических и оперативных целей организации;

4. способствовать развитию культуры знаний и обучения в организации;

5. улучшить взаимодействие и сотрудничество между сотрудниками, партнерами, клиентами и другими заинтересованными сторонами на основе обмена знаниями;

6. снизить риски потери, устаревания или неправильного использования знаний в организации;

7. повысить конкурентоспособность и инновационность организации на рынке.

Какие основные требования предъявляет ГОСТ Р ИСО 30401-2020 к СУЗ?

ГОСТ Р ИСО 30401-2020 состоит из введения, области применения, нормативных ссылок, терминов и определений, требований к СУЗ и приложений. В этом разделе мы рассмотрим основные требования к СУЗ, которые изложены в главе 4 стандарта.

Контекст организации

Организация должна определить внешние и внутренние факторы, которые влияют на ее СУЗ, а также заинтересованные стороны, имеющие отношение к СУЗ. Это поможет организации понять свои возможности и ограничения, а также потребности и ожидания своих клиентов, партнеров, сотрудников и других участников процесса управления знаниями.

Лидерство

Руководство организации должно демонстрировать свое лидерство и обязательство по отношению к СУЗ. Для этого руководство должно:

• установить политику управления знаниями, которая отражает цели и ценности организации, а также соответствует требованиям стандарта;

• определить роли, ответственности и полномочия по управлению знаниями на всех уровнях организации;

• обеспечить поддержку и ресурсы для разработки, внедрения, поддержки и улучшения СУЗ;

• коммуницировать с заинтересованными сторонами по вопросам управления знаниями;

• проводить периодический анализ СУЗ на соответствие целям и требованиям стандарта;

• поощрять культуру знаний и обучения в организации.

Планирование

Организация должна планировать действия по созданию, внедрению, поддержке и улучшению СУЗ. Для этого организация должна:

• определить цели и показатели СУЗ на основе стратегии и потребностей организации;

• провести анализ знаний, чтобы выявить существующие и потенциальные знания, а также их источники, формы, характеристики, ценность и риски;

• разработать стратегию управления знаниями, которая определяет видение, миссию, цели, принципы, подходы и действия по управлению знаниями в организации;

• определить процессы управления знаниями, которые описывают деятельность по созданию, приобретению, хранению, распределению и использованию знаний в организации;

• выбрать методы и технологии управления знаниями, которые поддерживают процессы управления знаниями и соответствуют потребностям и возможностям организации;

• определить ресурсы управления знаниями, которые включают людей, финансы, оборудование, информацию и другие средства, необходимые для реализации СУЗ;

• определить риски управления знаниями, которые могут возникнуть при разработке, внедрении, поддержке и улучшении СУЗ, а также способы их предотвращения или минимизации;

• разработать план управления знаниями, который содержит конкретные задачи, сроки, ответственных и критерии успеха по реализации СУЗ.

Поддержка

Организация должна обеспечить поддержку СУЗ на всех этапах ее жизненного цикла. Для этого организация должна:

• обеспечить компетентность и обучение сотрудников по вопросам управления знаниями;

• обеспечить осведомленность и вовлеченность сотрудников и заинтересованных сторон в процесс управления знаниями;

• обеспечить коммуникацию и сотрудничество между сотрудниками и заинтересованными сторонами по вопросам управления знаниями;

• обеспечить документирование и контроль документов по вопросам управления знаниями;

• обеспечить защиту и безопасность знаний от несанкционированного доступа, изменения или уничтожения.

Реализация

Организация должна реализовать СУЗ в соответствии с планом управления знаниями. Для этого организация должна:

• создавать новые знания на основе опыта, наблюдения, изучения или экспериментирования;

• приобретать знания из внешних источников, таких как клиенты, партнеры, конкуренты или эксперты;

• хранить знания в различных формах, таких как документы, базы данных, видео или аудио;

• распределять знания между сотрудниками и заинтересованными сторонами с помощью каналов коммуникации, таких как электронная почта, интернет или социальные сети;

• использовать знания для решения проблем, принятия решений или создания новых продуктов или услуг.

Оценка

Организация должна оценивать СУЗ на эффективность и целесообразность. Для этого организация должна:

• мониторить и измерять показатели СУЗ, такие, как объем, качество, доступность, актуальность или ценность знаний;

• проводить внутренние и внешние аудиты СУЗ, чтобы проверить ее соответствие требованиям стандарта и политике управления знаниями;

• получать обратную связь от сотрудников и заинтересованных сторон по вопросам управления знаниями;

• анализировать результаты мониторинга, измерения, аудита и обратной связи, чтобы выявить сильные и слабые стороны СУЗ, а также возможности для улучшения.

Улучшение

Организация должна постоянно улучшать СУЗ на основе результатов оценки. Для этого организация должна:

• определять причины несоответствий, проблем или рисков, связанных с СУЗ;

• разрабатывать и реализовывать корректирующие и предупреждающие меры по устранению или предотвращению несоответствий, проблем или рисков;

• оценивать эффективность корректирующих и предупреждающих мер;

• документировать и распространять результаты улучшения СУЗ.

Как создать и внедрить СУЗ в соответствии с ГОСТ Р ИСО 30401-2020?

Для того, чтобы создать и внедрить СУЗ в соответствии с ГОСТ Р ИСО 30401-2020, организация должна выполнить следующие шаги:

1. Провести диагностику текущего состояния СУЗ в организации, чтобы определить ее сильные и слабые стороны, а также потребности в улучшении.

2. Разработать проект СУЗ, который будет содержать политику, стратегию, цели, показатели, процессы, методы, технологии, ресурсы, риски и план управления знаниями.

3. Получить одобрение и поддержку руководства организации по проекту СУЗ.

4. Обеспечить компетентность, обучение, осведомленность и вовлеченность сотрудников и заинтересованных сторон в проект СУЗ.

5. Реализовать проект СУЗ по плану управления знаниями.

6. Оценить результаты реализации проекта СУЗ по показателям эффективности и целесообразности.

7. Внести необходимые корректировки и улучшения в проект СУЗ на основе результатов оценки.

8. Поддерживать и развивать СУЗ в соответствии с изменениями в организации и окружающей среде.

Заключение

Система управления знаниями — это важный инструмент для повышения производительности и конкурентоспособности организации в современном мире. ГОСТ Р ИСО 30401-2020 - это стандарт, который помогает организациям создать и внедрить эффективную СУЗ в соответствии с международными требованиями качества. 

Организациям рекомендуется следовать шагам, описанным в этой статье, чтобы разработать, внедрить, поддерживать и улучшать СУЗ в соответствии с ГОСТ Р ИСО 30401-2020. Это позволит организациям оптимально использовать свои знания и повысить свою конкурентоспособность и инновационность на рынке.