Что такое отчет о соответствии и как его написать?

Законы и правила помогают защитить конфиденциальную информацию организации, например информацию о ее заинтересованных лицах. Они также могут защищать права сотрудников, снижать воздействие на окружающую среду и т. д. Соблюдение этих законов является обязательным для организаций, а несоблюдение может привести к крупным штрафам и наказаниям. Создание отчета о соответствии — отличное решение, позволяющее избежать этих последствий.

В этой статье я объясню, что такое отчет о соответствии, его преимущества и что вы должны включить в него. Я также расскажу, как вы можете создать его, и коснусь того, как программное обеспечение может вам помочь. Давайте начнем с основ.

Что такое отчет о соответствии?

Как следует из названия, отчет о соответствии — это документ, подтверждающий соблюдение вами существующих законов и правил. Многие отчеты о соответствии имеют определенную структуру. Эти структуры могут меняться в зависимости от цели конкретного закона.

Отчеты о соответствии также бывают разных типов. Чтобы уточнить, это могут быть финансовые, технические, операционные отчеты или отчеты по безопасности. Каждый из этих типов дает представление о конкретных областях операций. Некоторые организации даже готовят отчеты с подробным описанием того, как произошел инцидент, и меры, принятые для его устранения. В целом, эти отчеты помогают руководителям принимать правильные решения в отношении планирования мощностей, составления бюджета, кибербезопасности и т. д.

Тем не менее, давайте теперь посмотрим, какие отрасли требуют отчетов о соответствии.

Какие отрасли требуют отчетов о соответствии?

В разных отраслях применяются разные стандарты. Вот таблица, показывающая некоторые общие стандарты и отрасли, в которых они применяются. Я также добавил, почему каждая из этих отраслей должна соответствовать этим стандартам.

Приведенные выше стандарты должны дать вам представление о роли различных стандартов и о важности их соблюдения.

Это обсуждение подводит нас к следующему вопросу: какова цель создания отчета о соответствии?

Преимущества отчета о соответствии

Как указывалось ранее, отчетность о соответствии необходима для деятельности каждой организации. Это дает много преимуществ, и только они будут мотивировать вас начать этот процесс, если вы еще этого не сделали:

Выполнение нормативных обязательств

Выполнение нормативных обязательств — это то, к чему каждая организация должна относиться серьезно. В противном случае организации грозят серьезные последствия. Эти последствия включают большие штрафы, пени и даже недоступность таких услуг, как кредиты. Это, вероятно, самая веская причина для написания отчета о соответствии.

Аудиторская проверка

Помимо выполнения обязательных договорных обязательств, отчеты о соблюдении также важны для заинтересованных сторон компании. По сути, эти отчеты помогают им понять текущее состояние деятельности компании. На основе этой информации они могут затем разработать стратегию будущих операций.

Создание репутации

Иногда те, с кем вы ведете бизнес, могут захотеть узнать больше о вашей компании, прежде чем продолжить. Отчет о соответствии может быть очень полезен здесь. Это может развеять любые сомнения, которые могут возникнуть у партнера или клиента перед работой с вашей организацией. Короче говоря, отчет о соответствии повышает ваше доверие и общую репутацию в соответствующей отрасли.

Итак, что вы должны включить в отчет о соответствии? В следующем разделе есть все ответы!

Что включить в отчет о соответствии

Скорее всего, вы покажете свой отчет о соответствии нескольким сторонам, в том числе высшему руководству, внешним и внутренним аудиторам и даже общественности. Поэтому лучше сделать его максимально простым.

Один отчет может включать соблюдение многих законов, имеющих отношение к организации. В большинстве случаев законы определяют структуру отчета о соответствии. В противном случае рекомендуется включить следующее:

Соблюдение законов

Если ваша организация должна соблюдать множество положений одного закона, вам следует создать раздел для каждого из них. Затем объясните, как ваша организация соблюдает каждое из этих положений. Например, вы можете начать с заявления о положении и подкрепить его фактами и цифрами, чтобы доказать соответствие.

Сфера

Выделение области вашего отчета также важно, так как это позволяет читателям лучше понять его границы. В частности, область действия включает в себя рассмотрение вашего отчета сотрудником отдела нормативно-правового соответствия. Сюда могут входить вещи, которые офицер не просмотрел, или вещи, которые он мог пропустить во время первоначальной проверки.

Процессы

Вам также следует добавить в отчет раздел, в котором обсуждаются процессы, связанные с обеспечением соответствия. Например, вы можете объяснить необходимые предпринятые шаги, а также соответствующие действия, такие как сбор данных и т. д. Короче говоря, эти объяснения облегчают выявление пробелов в ваших внутренних проверках.

Резюме результатов

Наконец, подготовьте сводку результатов, которая дает краткое представление о том, на каком уровне находится ваша организация. Понимание этой позиции важно для разработки будущих мер, которые могут приблизить вас к соблюдению требований.

Вышеупомянутые разделы не являются обязательными, но включение их в ваши отчеты может обеспечить большую ясность для читателей. Что еще более важно, это может помочь выявить пробелы и придать смысл вашему процессу отчетности о соответствии. Тем не менее, структура ваших отчетов о соответствии также будет варьироваться в зависимости от вашей целевой аудитории.

Думаю, пришло время поговорить о самом процессе создания отчета!

Создание отчета о соответствии

Создание отчета о соответствии занимает много времени и может занять недели или месяцы, в зависимости от стандартов. В некоторых организациях даже есть специальная группа по соблюдению требований во главе с директором по соблюдению требований (CCO), которая работает над соблюдением требований в течение всего года. В любом случае, вот некоторые вещи, которые помогут вам создать отчет о соответствии:

Учитывайте свою аудиторию

Кто ваша аудитория? Ответ на этот вопрос определяет тон и язык вы будете использовать в своем отчете о соответствии. Например, если вы готовите отчет для отраслевого эксперта или аудитора соответствия, вы можете включить в него отраслевые технические термины. С другой стороны, отчеты для общественности должны быть простыми и легко читаемыми.

Определите роли и обязанности

Как упоминалось ранее, в некоторых организациях есть специальные группы для управления соответствием требованиям. Напротив, другие организации могут использовать временную команду сотрудников из разных областей деятельности. В любом случае вы должны назначить конкретные обязанности и показатели эффективности для лучших результатов и подотчетности.

Укажите периодичность отчета

Как часто вам приходится готовить отчеты? Это может быть ежемесячно, ежеквартально или даже ежегодно, в зависимости от стандартов и целей отчетов. Вот почему вы должны следить за частотой отчетов и выделять необходимые ресурсы, когда это применимо.

Определить содержание отчета

Проще говоря, содержание отчета должно соответствовать требованиям стандартов. Что касается внутреннего отчета, вы можете предоставить столько контента, сколько необходимо, чтобы он достиг своей цели. Однако все эти отчеты требуют обширных данных. Таким образом, вы должны иметь надежный процесс сбора и анализа данных заранее.

Как видите, вышеперечисленные процессы требуют массу времени и усилий. Также неизбежно, что у вас могут быть некоторые человеческие ошибки время от времени. В свою очередь, это может привести к нарушениям и несоблюдению. Чтобы избежать этих проблем и ускорить общий процесс отчетности, вам следует рассмотреть возможность использования автоматизированного программного обеспечения.

Как программное обеспечение может помочь вам соответствовать требованиям

Программные решения могут помочь вам автоматически подготовить точные отчеты о соответствии требованиям в установленные сроки. В результате вы можете легко избежать последствий несоблюдения или задержки отчетности. Ниже приведены некоторые преимущества использования программного обеспечения для автоматического составления отчетов о соответствии требованиям.

Веб-отчетность

Программное обеспечение для создания отчетов имеет веб-функции отчетности, к которым сотрудники могут получить доступ из любого места. Это позволяет им создавать организационные диаграммы, настраиваемые отчеты и многое другое, чтобы лучше понять текущее состояние операций. Вы также можете использовать программное обеспечение, чтобы легко сравнивать отчеты для более глубокого анализа. В свою очередь, вы можете исправить любые пробелы, чтобы улучшить общее соответствие.

Интуитивно понятные информационные панели

Подобно отчетам, вы можете найти настраиваемые и интуитивно понятные информационные панели во многих программных решениях для создания отчетов. Вы можете просматривать изменения, конфигурации, статусы и многое другое. Кроме того, вы можете детализировать информацию из широких областей, чтобы лучше понять свои операции.

Автоматическое соответствие

Несколько программных решений также поставляются с функциями управления уязвимостями и составления отчетов о соответствии требованиям. Эти функции обеспечивают автоматическое соответствие стандартам, таким как PCI DSS, HIPAA и другим. Программное решение также может уведомлять вас об областях, требующих улучшения. Короче говоря, это автоматизированное соответствие экономит время, усилия и ресурсы в долгосрочной перспективе.

Повышенная эффективность

Программное обеспечение для обеспечения соответствия требованиям может предоставить единый источник достоверной информации, к которому может получить доступ любой сотрудник вашей организации. Это программное обеспечение также может сломать разрозненность, улучшить совместную работу и повысить эффективность команды.

Приведенные выше причины ясно показывают преимущества использования программного обеспечения для составления отчетов о соответствии требованиям. Но теперь пришло время закругляться.

Заключительные слова

Заключить, отчеты о соответствии помогают организациям соблюдать существующие законы и правила, регулируемые местными органами власти, федеральными агентствами и отраслевыми органами. Однако создание этих отчетов является трудоемким и сложным процессом, требующим огромных ресурсов. Чтобы облегчить этот процесс и повысить общую эффективность, рассмотрите возможность использования программных инструментов, которые помогут вам. Эти инструменты имеют множество функций для составления отчетов о соответствии требованиям, включая управление уязвимостями и отчеты через Интернет.

У вас есть дополнительные вопросы об отчетности по соблюдению требований? Ознакомьтесь с разделами часто задаваемых вопросов и ресурсов ниже!

Часто задаваемые вопросы

Каковы различные типы соответствия?

Соответствие включает четыре широкие категории: нормативные требования, данные, человеческие ресурсы (HR) и здоровье и безопасность. В каждой категории есть стандарты. В зависимости от характера вашей деятельности ваша организация должна обеспечить соответствие этим категориям.

Обязательно ли соблюдение нормативных требований?

Да, соблюдение нормативных требований является обязательным. Правительство часто устанавливает эти обязательные законы о соответствии, чтобы гарантировать, что ваши операции не окажут негативного влияния на ваши заинтересованные стороны и окружающую среду. Непредставление или несвоевременное предоставление отчетов о соответствии может привести к штрафам.

Нужен ли мне аудит соответствия?

Да, аудиты соответствия — это внутренние оценки, которые оценивают соответствие вашей организации определенным стандартам. В частности, они оценивают ваши текущие процессы отчетности, чтобы выявить отклонения, чтобы вы могли исправить их, чтобы обеспечить соответствие требованиям. Кроме того, эти аудиты могут помочь вам выявить пробелы, которые могут привести к задержкам или несоблюдению требований.

Как я могу обеспечить соответствие моей организации определенным стандартам?

Методический подход является ключом к соблюдению любого стандарта. Во-первых, начните с хорошего понимания законов и правил, которые вы хотите соблюдать. Затем создайте набор процессов для отчетности о соответствии и назначьте обязанности нужным лицам или командам. Наконец, создавайте отчеты о соответствии и проверяйте их, чтобы выявить пробелы в процессе отчетности. Соответственно, устраните эти пробелы, прежде чем отправлять окончательный отчет или отчеты заинтересованным сторонам.

Нужно ли мне программное обеспечение для обеспечения соответствия требованиям?

Да, программное обеспечение для обеспечения соответствия требованиям, такое как GFI LanGuard, сокращает время и усилия, необходимые для создания отчетов о соответствии требованиям. Использование программного обеспечения для обеспечения соответствия требованиям не является обязательным, но оно значительно повышает эффективность и совместную работу.