Защитите себя: предотвращение потери данных в Microsoft Office 365
СЕРГЕЙ: Office 365 — это набор офисных приложений от Microsoft, которые обеспечивают совместную работу и продуктивность на рабочем месте. Типы данных, хранящихся в Office 365, различаются в зависимости от приложения. Одними из наиболее широко используемых приложений Office 365 являются Outlook, OneDrive, приложения Office, Teams, SharePoint. Все эти приложения работают на данных, и эти данные необходимо защитить от потери данных.
СЕРГЕЙ: Из многих факторов, которые могут привести к потере данных, таких как кибератаки, сбои оборудования и стихийные бедствия, человеческий фактор является наиболее распространенным. Наиболее частым типом человеческой ошибки является удаление данных, случайное или преднамеренное. Другими распространенными типами человеческих ошибок являются пробелы в политике хранения резервных копий и поврежденные резервные копии.
СЕРГЕЙ: Конечно, в Office 365 есть два типа удалений: мягкое удаление и жесткое удаление. Если вы мягко удаляете элемент, например электронное письмо, контакт, задачу и т. д., он перемещается в папку «Удаления». Срок хранения по умолчанию составляет 14 дней, но вы можете увеличить его до 30 дней. До истечения срока хранения удаленный элемент можно восстановить. Если вы пометите элемент в папке «Удаления» для очистки, он будет безвозвратно удален и не может быть восстановлен впоследствии. В этом случае единственным средством восстановления является резервная копия.
Из многих факторов, которые могут привести к потере данных, таких как кибератаки, сбои оборудования и стихийные бедствия, человеческий фактор является наиболее распространенным. Наиболее частым типом человеческой ошибки является удаление данных, случайное или преднамеренное.
СЕРГЕЙ: Office 365 позволяет указать политики, регулирующие срок хранения данных, то есть, как долго данные должны храниться до окончательного удаления. Одна политика может применяться как ко всей среде, так и к определенным расположениям и пользователям. Точно так же вы можете создавать политики для определенных типов контента, например контента, содержащего ключевые слова или определенные типы конфиденциальных данных.
Настройка политик хранения для Office 365 — это ваша первая линия защиты от потери данных. Если часть данных случайно или даже преднамеренно удалена, она перемещается в безопасное место и хранится там до истечения срока хранения.
СЕРГЕЙ: Помимо политик хранения Office 365, вам необходимо создавать резервные копии ваших данных таким образом, чтобы их можно было быстро восстановить в случае необходимости. Во-первых, важно, чтобы у вас были как краткосрочные резервные копии, так и долгосрочные архивы, что, в свою очередь, позволяет выполнять выборочное восстановление на определенный момент времени. Во-вторых, важно проводить регулярные тесты восстановления, чтобы убедиться, что ваши резервные копии действительны и доступны в любое время.
Настройка политик хранения для Office 365 — это ваша первая линия защиты от потери данных. Если часть данных случайно или даже преднамеренно удалена, она перемещается в безопасное место и хранится там до истечения срока хранения.
СЕРГЕЙ: В целом разумно иметь по крайней мере две копии рабочих нагрузок, локальную и внешнюю. Оба варианта имеют свои плюсы и минусы.
Хранение резервной копии Office 365 локально обеспечивает высокую скорость резервного копирования и быстрый доступ к данным. Когда выполняются задания резервного копирования или восстановления, данные не нужно передавать по глобальной сети, что ускоряет процесс. Недостатком локального хранилища резервных копий Office 365 являются связанные с этим затраты на оборудование, а также усилия по настройке и обслуживанию.
Альтернативное решение — хранить резервные копии Office 365 вне офиса в облаке. Это не только позволяет вам сэкономить на стоимости физического оборудования, но также предлагает большие возможности масштабирования в случае, если объемы данных, подлежащих резервному копированию, начнут расти. Недостатком является более низкая скорость передачи данных, и это зависит от качества вашего интернет-соединения, оба из которых могут повлиять на то, как быстро вы сможете восстановить свои данные.
Многие поставщики предлагают различные решения для резервного копирования ваших данных. В частности, Nakivo Backup & Replication позволяет хранить резервные копии Office 365 локально. Это повышает надежность и доступность ваших данных. Это, в свою очередь, позволяет быстрее восстановиться, когда в этом возникнет необходимость.
СЕРГЕЙ: Трудно дать вам точное число, но скорость восстановления зависит от комбинации факторов, таких как расположение резервной копии, доступная пропускная способность (если данные перемещаются по глобальной сети) и объем данных, которые необходимо восстановить, среди прочего.
Во-первых, где хранятся ваши данные резервного копирования Office 365: как правило, восстановление занимает меньше времени в случае резервного копирования на месте. Для облачных резервных копий скорость восстановления в значительной степени зависит от доступной пропускной способности Интернета.
Тогда скорость вашей пропускной способности, очевидно, будет определяющим фактором того, насколько быстро вы сможете передавать свои данные. Это особенно важно, если ваши данные резервируются вне офиса в облаке.
Наконец, есть объем данных, которые необходимо восстановить. Например, Nakivo Backup & Replication позволяет вам восстанавливать почтовые ящики, папки и отдельные электронные письма без предварительного восстановления всей учетной записи Exchange Online (один из продуктов Microsoft 365). После того, как вы найдете необходимый элемент, процесс восстановления займет несколько секунд. Восстановление больших объемов данных, конечно, потребует больше времени.
[tg_youtube video_id="Zk3wIBX9sjM"]