Воздушная турбулентность при пилотном переносе Office 365 в облако
У меня всегда звенит в ушах, когда я слышу истории от кого-то из грязных траншей ИТ-отдела, который тестировал новое решение, которое они надеются в конечном итоге внедрить в своей организации. Миграция никогда не бывает простой, а миграция из обычных или традиционных локальных сред в облако может быть сложной, особенно для крупных организаций с тысячами пользователей, сотнями бизнес-приложений и десятками различных хранилищ данных. Недавно коллега из Германии поделился со мной некоторыми трудностями, с которыми столкнулась его собственная организация при добавлении Office 365 и SharePoint Online в существующую инфраструктуру Office 2013. Мартин Урвалек уже 14 лет работает в немецкой розничной компании на различных должностях в области ИТ и является ярким примером технического специалиста, который перешел в управление. Давайте прижмем ухо к двери и послушаем, как Мартин рассказывает о некоторых проблемах, с которыми столкнулась его команда при реализации пилотного проекта по переносу Office 365 в облако, и о том, как они решили эти проблемы.
Office 365 в облако — через черный ход
Посмотрим правде в глаза: Microsoft Office для большинства пользователей состоит из Outlook, Word, Excel и PowerPoint. Лишь немногие признают встроенные функции совместной работы и еще меньше используют их. Office 365 может изменить это.
Office 2013 установлен в качестве стандартного программного обеспечения во многих компаниях, лицензирование осуществляется на основе компьютера без контракта на поддержку, поэтому периодических затрат практически нет. С точки зрения лицензии невозможно оправдать затраты на миграцию Office 365 в облако — даже с аргументом лицензирования на основе пользователей и лучшего планирования из-за характера подписки. Office 2013 отлично работает для многих компаний, а Office 2016 не предлагает им никаких функций, которые стоили бы изменений (многие считают его просто более привлекательным).
Ваше мнение может измениться. Рассмотрим нынешнюю тенденцию к безграничным сетям (Cisco использует этот термин уже много лет) — многие корпоративные услуги уже доступны при подключении к Интернету независимо от устройства. Используйте свой персональный компьютер, компьютер вашей компании, ваш мобильный телефон для доступа к Outlook, Skype For Business, Интернету (через веб-прокси на вашем корпоративном компьютере). Единственное, для чего нужен VPN-туннель, — это доступ к внутренним данным и внутренним сервисам. Обратимся к внутренним данным. SharePoint Online может стать платформой будущего, поскольку она доступна как внутри, так и снаружи. Внедрение — это отдельная история — имейте в виду, что для таких проектов у вас есть только один шанс. Оценка, тестирование и пилотирование являются обязательными. Подумайте о поддержке внешнего консультанта — вы же не хотите изобретать велосипед. Идея тестирования и пилотного проекта состоит в том, чтобы увидеть, как пользователи используют инновационные способы общения и совместной работы с помощью таких инструментов, как Microsoft Teams, и найти дополнительные преимущества, которые могут оправдать переход на O365.
Для переноса Office 365 в облако необходимо выполнить некоторые предварительные действия перед запуском пилотного проекта. Внутренний Active Directory (AD) должен быть подключен к Azure Directory. Если вы не из ЕС, это довольно просто. Однако в европейских странах помните о законах о защите данных (и они становятся еще жестче в мае). Я вижу две темы для уточнения для тестирования: защита пользовательских данных и местонахождение данных (это зависит от компании; некоторые требуют, чтобы их данные оставались в ЕС). С первым относительно легко справиться — ваш сотрудник по защите данных должен вмешаться и определить, что можно и чего нельзя делать (возможно, вместе с вашими консультантами). Однако защита данных не так проста, как кажется: даже адрес электронной почты в форме [email protected] может считаться личными данными и, следовательно, защищен, поэтому убедитесь, что у вас есть все разрешения от вашего сотрудника по защите данных, прежде чем запускать свою рекламу. репликация. Последнее является более сложным моментом: если вы проводите свой пилотный проект с оценочными лицензиями от Microsoft, у вас нет официального контракта между Microsoft и вашей компанией. Это означает, что Microsoft не гарантирует местонахождение ваших данных. Если ваши данные должны оставаться внутри ЕС, это может быть проблемой (но вы можете попытаться заключить неофициальное соглашение с Microsoft на период тестирования).
Еще одна проблема
Распространение программного обеспечения может быть еще одной проблемой. Если вы используете SCCM для управления рабочими столами и упаковываете все для пилотной версии, будьте готовы к сюрпризу. Microsoft Teams отсутствует. И это не имеет значения. Microsoft Teams устанавливается в контексте пользователя, поэтому каждый может установить работающую версию Teams без ИТ-специалистов. Вы можете включить Teams в свой дистрибутив SCCM, но приложение нуждается в постоянном обновлении — точно так же, как приложение на вашем мобильном телефоне. Извлеченный урок: мы приближаемся к новому типу приложений, которые будут работать на оборудовании вашей компании без согласия ИТ-отдела. Вы не можете избежать этого, поэтому вам нужно найти способ справиться с этим — в настоящее время я понятия не имею. Наконец, это месть пользователей системным администраторам.
Неотъемлемой частью внедрения O365 является использование Microsoft OneDrive для бизнеса, концепции хранения и обмена информацией, сильно отличающейся от привычных пользователям сопоставлений дисков. И опыт подсказывает, что они много картографируют. Пользователи могут легко справиться с этим изменением. Настоящая проблема может исходить от пользователей, которые раньше использовали Microsoft OneDrive. Теперь у них есть две учетные записи для подключения к разным OneDrive — и обычно они начинают использовать обе. Это плохо работает. Особенно активные пользователи OneNote могут столкнуться с проблемами, когда теряют представление о том, какой ноутбук находится на каком OneDrive.
Поскольку я пишу это с помощью O365, текущий абзац написан с помощью Word Online, сидя дома за моим личным компьютером. Пока документ доступен в OneDrive для бизнеса, я могу получить к нему доступ практически на любом устройстве. Но это тоже загвоздка. Представьте себе обычный способ хранения данных — данные хранятся на дисках с буквами дисков в довольно сложных структурах каталогов. Все это ушло. Общие данные хранятся в SharePoint, личные данные — в OneDrive для бизнеса. Это имеет некоторые последствия. В крупных организациях невозможно переместить существующие данные в SharePoint, и это не имеет смысла для множества существующих могил данных. Идея хранилища SharePoint должна быть реализована. Организация данных не обязательно связана с организационной схемой.
Больше, чем Outlook, Word, Excel и PowerPoint
Список сервисов Microsoft при использовании SharePoint Online состоит из 27 записей — намного больше, чем Outlook, Word, Excel и PowerPoint, к которым вы привыкли. Некоторые из них полезны только в том случае, если ваша работа ориентирована на команду, что является фундаментальным изменением для большинства пользователей. Многие из них работают в разных контекстах параллельно, являются членами разных команд. Многие данные должны быть продублированы (особенно в Outlook), прежде чем держать всех в цикле (данных). В новой среде гораздо проще иметь все важные данные для одной команды в одном месте. Проблема во время пилотного проекта Office 365 в облаке заключается в том, что вам всегда нужно мигрировать всю команду, иначе вы не сможете в полной мере реализовать преимущества новых сервисов.
Перед переносом Office 365 в облако необходимо постоянно пересматривать и корректировать пилотную версию. Не все функции работают со всеми компаниями. Вы должны найти правильные и продолжать улучшать их. Когда вы переходите на новую парадигму с такими инструментами, как Microsoft Teams, вы создаете общекорпоративную коммуникационную платформу. Если слухи об интеграции Skype для бизнеса в Microsoft Teams верны, то у вас есть одно центральное приложение, в котором вы можете осуществлять совместную работу и общение, включая данные.