Видео: включение совместной работы с сайтами групп SharePoint

Очень часто я слышу, как люди говорят о том, как трудно делиться информацией друг с другом. Некоторые члены команды хранят свои файлы на жестком диске, другие делятся новостями по электронной почте и забывают копировать некоторых людей, и так далее. SharePoint стремится помочь вам решить эту проблему, предоставив вам и вашим командам единый веб-сайт для совместной работы над проектами.

[tg_youtube video_id="p-bNLOvXsIo"]

О SharePoint и сайтах групп

Microsoft SharePoint — это много вещей для многих людей, но одна вещь, в которой он превосходен, — это быстрое создание веб-сайта, который может использовать каждый. Если вы ИТ-специалист, я настоятельно рекомендую вам разрешить своим пользователям легко создавать их или сделать так, чтобы командам было очень легко запрашивать сайт. Если у вас уже есть доступ к созданию сайта, я рекомендую вам попробовать использовать сайт группы для вашего следующего проекта.

Помимо прочего, сайты групп позволяют:

• Загружайте документы и управляйте ими с полным контролем версий.
• Создайте список задач и временную шкалу для вашего проекта (план мини-проекта).
• Обновляйте посетителей новостями, относящимися к вашему проекту.
• Ведите блог.
• Ведите протоколы собраний непосредственно на сайте группы.
• Вместо использования Excel для отслеживания информации вы можете создавать списки, доступные всем на сайте группы.
• Настройте сайт со страницами веб-частей.

Я раскрою некоторые из этих тем в этой статье (и сопутствующем видео), а затем рассмотрю некоторые другие функции в следующих статьях.

Примечание. Для целей этой статьи я буду использовать SharePoint Online с Office 365. Многие функции, которыми я здесь делюсь, доступны для локальных версий SharePoint, но пользовательский интерфейс может немного отличаться.

Начиная

Независимо от того, создает ли сайт SharePoint ИТ-отдел или владелец бизнеса, важно обеспечить максимальную гибкость, поскольку у каждой команды есть свои уникальные требования. Например, некоторым проектным группам может потребоваться макет, насыщенный графикой, с использованием недвижимости домашней страницы для представления идей. Другим проектам может понадобиться всего несколько библиотек документов, и они могут мало заботиться о внешнем виде своего веб-сайта.

Чтобы создать сайт, используйте значок Office 365 (этот значок с кучей маленьких прямоугольников в левом верхнем углу браузера) и выберите . Оказавшись на сайте SharePoint, если у вас есть разрешения, вы должны увидеть ссылку для создания нового сайта SharePoint.

Я рекомендую назвать сайт группы как-нибудь простым, описательным, но как можно меньшим количеством слов. Например:

Хорошие примеры имен сайтов групп:

• Запуск продукта XYZ
• Проект «Краеугольный камень»

Менее желательные названия сайтов групп:

• Веб-сайт для запуска маркетингового продукта XYZ
• Домашняя страница и сайт группы Cornerstone Project

Подготовьте свой сайт

Если ваш ИТ-отдел или партнер SharePoint не внес существенных изменений, новый сайт по умолчанию для SharePoint Online отображает заголовок вашего сайта, список новостей в области основного содержимого, а затем список элементов меню в области навигации .

Поскольку Microsoft SharePoint использует веб-части, вы можете изменить почти каждый аспект страницы. Я рекомендую вам заставить страницы выглядеть так, как вам нужно для вашего сайта, но имейте в виду, что людям нравится постоянство, поэтому не вносите изменения ради внесения изменений. Например, если вам нравится черный фон и белый текст, это нормально, но помните, что большинство сайтов SharePoint имеют белый фон с черным текстом, и вы хотите, чтобы они соответствовали остальным сайтам вашей компании.

В этой статье (и сопутствующем видео) я сосредоточусь на двух ключевых областях.

1. Добавление новостей на сайт.
2. Добавление задач на ваш сайт.

Добавляйте новости на сайт

Я видел много очень успешных сайтов групп, но, к сожалению, я видел еще сотни плохо спроектированных сайтов групп. Одна из вещей, которая возвращает людей на сайт и поддерживает их интерес, — это постоянное обновление сайта свежим контентом.

Если вы когда-либо посещали Amazon.com, Pinterest, Facebook или почти любой другой сайт в Интернете, то те, которые вы посещаете реже всеготе, которые показывают информацию за месяцы или годы назад. Это оставляет у вас впечатление, что кто-то встал и ушел, даже если сайт активен в другом месте. Вам нужно поддерживать интерес читателей.

По умолчанию новые сайты SharePoint начинаются с веб-части , которая позволяет создавать статьи, информирующие зрителей о том, что происходит с вашим проектом. Я рекомендую вам использовать эту веб-часть и часто обновлять ее. Вы даже можете попросить разных членов команды создать регулярные истории, чтобы поделиться ими с другими.

Например, если вы запускаете сайт для запуска нового продукта, вы можете опубликовать новость о конкурсе, чтобы помочь с упаковкой продукта, опубликовать захватывающее видео о новом продукте или объявить важные предстоящие даты выпуска.

Единственное, что мне не нравится в веб-части, это то, что Microsoft наполняет ее «новостными» историями, предназначенными для того, чтобы показать вам, как использовать новостную веб-часть. По моему опыту, единственный способ удалить эти поддельные новости — это заполнить их своими собственными, поэтому у вас должно быть четыре готовых новости, когда вы впервые создаете сайт.

Добавляйте задачи на сайт

Компании используют сайты SharePoint для многих целей. Например, у отдела кадров может быть сайт, на котором перечислены их политики и опубликован календарь праздников, а у отдела ИТ может быть сайт, на котором можно открыть заявку в службу поддержки. Поскольку эта статья и связанное с ней видео посвящены командам, вполне вероятно, что вы захотите создать несколько задач.

С помощью SharePoint вы можете легко создать список задач, а затем назначить даты начала, сроки выполнения и людей.

Хотя эти темы относятся к отдельной статье, вы должны знать, что Microsoft имеет глубокую интеграцию с задачами. Например, вы можете просматривать, обновлять и иногда создавать задачи, используя:

• Microsoft Project.
• Microsoft Outlook.
• Microsoft Project онлайн.

Обновление домашней страницы новостями и отслеживание работы людей — это, вероятно, две самые важные вещи, которые вы регулярно делаете на сайте группы SharePoint, но есть и многое другое. Например, в других статьях (и видео) я покажу вам, как создавать библиотеки документов для отслеживания важных документов и использования контроля версий. Я также покажу вам некоторые более сложные темы, такие как создание списков SharePoint и их доступность в виде приложений на телефонах и планшетах.

А пока запустите этот сайт группы. Вы обнаружите, что наличие единого источника для всей информации о вашем проекте невероятно полезно и уменьшает путаницу с вашей проектной командой.