Удивительные места, где хранятся ваши данные Microsoft Teams

Microsoft Teams покоряет мир совместной работы. Это разгромило самую быстрорастущую награду Microsoft в области программного обеспечения. Теперь Skype и StaffHub перенесены в Teams. Хотя Teams тесно связан с SharePoint, вы можете быть удивлены, узнав, где именно хранятся различные типы данных Teams.

Teams хранит данные в Exchange, Stream, Groups, SharePoint и OneDrive для бизнеса, при этом некоторые расположения скрыты, а некоторые — нет. Он даже может хранить данные в сторонних хранилищах, таких как Dropbox, Google Docs и других, если вы решите включить эти функции.

Вам, как конечному пользователю Teams, не нужно беспокоиться о том, где на самом деле находятся данные, потому что вы можете получить доступ ко всем этим данным в самой программе. Но, как администратору, вы могли бы знать.

В Teams происходит множество различных типов коммуникаций, и во время этих коммуникаций передаются разные типы данных. Это:

• Внутренний чат один на один
  • Файлы, которыми поделились во время чата
• Индивидуальный чат с внешним пользователем
  • Файлы, которыми поделились во время этого чата
• Чат внутри канала
  • Файлы в чате этого канала
• Записи встреч
  • Общие файлы на собрании
  • Чат на встрече
• Сообщения голосовой почты

Команды основаны на группах Office 365, но менее тесно или явно, чем раньше, и у них есть свои крючки для всего — некоторые по умолчанию, а некоторые по выбору. Давайте посмотрим, куда идут наши данные и как мы находим их в этих местах.

Поиск данных вашего чата

Существует несколько видов чата. (Я перечислил их выше.) Главное, что нужно знать о чате, это то, что это постоянный чат, а это означает, что содержимое не исчезает, когда вы заканчиваете чат. Остается, чтобы участники чата могли продолжать ссылаться на то, что обсуждалось, и могли продолжить разговор, чтобы продолжить его позже. Это должно уменьшить количество раз, когда пользователям приходится обращаться к администратору, чтобы попросить что-то, что было в чате.

Где эта информация хранится на сервере, зависит от того, с кем вы общаетесь, и от того, делились ли вы какими-либо файлами во время этого чата.

Индивидуальный чат

Данные индивидуального чата хранятся в скрытой папке в вашем почтовом ящике. Эта папка содержит все разговоры, которые были в этом чате. Каждый участник чата сохраняет свою копию. Эта папка существует только для целей хранения данных, судебных разбирательств и соблюдения требований. Единственный способ обнаружить содержимое этой папки — выполнить обнаружение электронных данных.

В Центре безопасности и соответствия требованиям вы начнете поиск контента, а затем сузите область поиска до чата в Teams, даты и любых других критериев, которые хотите задать. Как и выше, в течение минуты или двух вы получите образец результатов, чтобы просмотреть и убедиться, что результаты содержат то, что вы ищете.

А файлы?

Файлы, которыми вы поделились во время чата, хранятся в вашей учетной записи OneDrive для бизнеса в не скрытой папке под названием "Файлы чата Microsoft Teams". Они по-прежнему доступны для участников чата. Разрешения автоматически устанавливаются для файла, чтобы участники чата могли получить к нему доступ. Не все получают копию файла, поэтому, когда человек, который первоначально поделился файлом в чате, покидает компанию, ИТ-отдел будет нести ответственность за файлы, которые ранее были переданы участникам чата. Это означает, что НЕ рекомендуется использовать чат в качестве места для хранения файлов.

Независимо от того, общаетесь ли вы в чате с членами вашей собственной компании или людьми за пределами вашей компании, хранилище файлов и разрешения настраиваются одинаково.

Поиск данных вашего канала без чата

Когда вы создаете команду, создается группа Office 365 с групповым почтовым ящиком, а также создается сайт SharePoint. На сайте SharePoint библиотека документов создается для каждого канала в группе.

Хотя эти сайты SharePoint создаются Teams, их нелегко найти пользователям SharePoint. По этой причине мне нравится создавать ссылки на них в моей системе меню SharePoint. Самый простой способ найти сайт SharePoint для любой команды — перейти в раздел «Файл» команды и выбрать «Открыть в SharePoint».

Откроется SharePoint, и теперь вы можете скопировать URL-адрес из своего браузера и использовать его для создания постоянной ссылки. Я нахожу это полезным, потому что иногда я уже нахожусь в SharePoint, и наличие этой ссылки избавляет меня от переключения задач.

Я упомянул, что также создается групповой почтовый ящик. В почтовом ящике хранится электронная почта, отправленная команде. Если вы создали новую команду в прошлом, группа Office 365 была создана вместе с групповым почтовым ящиком и для тех групп, где будет находиться электронная почта. Однако вновь созданные команды больше не получают группу Office 365. Вместо этого электронная почта для группы теперь хранится в SharePoint.

Знание адреса электронной почты для ваших каналов и команд также может избавить вас от переключения задач. Если вы обнаружите, что работаете в Outlook и хотите отправить что-то своей команде, просто отправьте электронное письмо каналу или команде. Нажмите … в верхней части любой команды или канала, чтобы найти его адрес.

СОВЕТ. Эти адреса Teams уродливы и не относятся к вашему домену. Они находятся в домене @microsoft.teams.ms, поэтому, если вы планируете отправлять электронные письма в свою команду или каналы, вы хотите добавить их в свой личный список контактов, в качестве контакта в Exchange или сделать, как я, и добавить этот адрес. в группу рассылки с включенной поддержкой почты, которая имеет запоминающийся адрес электронной почты. Таким образом, он появится в вашей глобальной адресной книге, и каждый сможет легко его использовать.

Поиск данных встречи

Совещания Microsoft Teams генерируют два типа данных — записи собраний и данные чата и загрузки файлов.

Записи совещаний хранятся в Stream. Это может удивить людей, переходящих со Skype, потому что Skype сохранил файл локально. Команды нет. Он сохраняется в приложении компании Stream. В частности, он сохраняется в учетной записи Stream организаторов, и контент автоматически передается всем приглашенным людям.

Для владельца контента собрание отображается в меню «Мое содержимое». Для всех остальных он будет отображаться в меню Discover. Изначально новое видео помечается как «В тренде» и появляется на главной странице Stream и в меню «Обнаружение». По прошествии времени его нужно будет искать в меню Discover. Их можно найти по названию, дате и другим критериям.

Что касается чата на собрании и файлов, которыми обмениваются на собрании, они хранятся так же, как и всегда в Teams. Это означает, что файлы попадают в папку с файлами чата Microsoft Teams пользователя, и чат доступен только в разделе «Обнаружение».

Поиск данных голосовой почты

Если вы используете Teams в качестве телефонной системы, вам может быть интересно, где хранится голосовая почта. Голосовая почта хранится в почтовом ящике пользователя. Это также включает транскрипции голосовой почты.

Да, ваши данные Teams везде

Вот так просто, да? Все, что вам нужно, чтобы иметь возможность находить свои данные в Teams, — это права на SharePoint, Exchange, Stream, OneDrive для бизнеса и обнаружение электронных данных. ? Я шучу. Хотя ваши данные повсюду, они повсюду не просто так. Teams — это приложение, объединяющее так много вещей в Office/Microsoft 365, что означает, что пока ваши данные летают туда-сюда, вам не нужно этого делать, и это значительно экономит время. Переключение между задачами — это болезнь производительности, а Teams — это лекарство.