Скрытая стоимость хранения для малого бизнеса

Хранение данных сопряжено со многими скрытыми затратами, особенно для небольших предприятий. То, что кажется очевидным, становится нечетким, когда вы пытаетесь рассмотреть его более внимательно. Крейг Холлинз — один из ИТ-специалистов, который знает это на собственном опыте работы со своими клиентами. Крейг работает в сфере ИТ более 25 лет, и в настоящее время он является бизнес-менеджером в PPS, небольшом поставщике управляемых услуг (MSP), который обеспечивает ИТ-поддержку для небольших предприятий в районе Перта, Австралия. Ранее Крейг поделился с нами своим с трудом заработанным опытом в интервью под названием «ИТ-поддержка для малого бизнеса: способы обеспечения постоянного поступления доходов», которое я проводил ранее в этом году здесь, в TechGenix. С тех пор я поддерживал связь с Крейгом, чтобы обсудить другие вопросы, связанные с ИТ-поддержкой малого бизнеса, и ниже приведены некоторые выдержки из наших разговоров на тему скрытых затрат малых предприятий, инвестирующих в оборудование для хранения данных.

МИТЧ: Крейг, мы все знаем, что стоимость жестких дисков быстро падает, а их емкость растет еще быстрее. Закон Мура, безусловно, применим в этой ситуации, и это часто приводит нас к выводу, что хранение дешево. Но так ли это на самом деле?

КРЕЙГ: Как ИТ-специалист я не вижу информацию — я вижу только данные. Моя работа заключается в том, чтобы сделать данные доступными для клиентов, чтобы они могли интерпретировать их как информацию. С моей точки зрения, все данные одинаково ценны, и я не могу определить, какая информация является важной, а какая бесполезной.

Как и все в ИТ, истинная стоимость компонента часто маскируется множеством скрытых расходов. Эти расходы часто игнорируются, что приводит к краху бюджета и, что еще хуже, к снижению надежности системы. Любой владелец бизнеса знает — или должен знать, — что самая дешевая часть любой компьютерной системы — это ее покупка. Затраты на эксплуатацию, питание и поддержку намного превысят затраты на оборудование.

МИТЧ: Что вы делаете, когда видите, что у одного из клиентов малого бизнеса, которого вы поддерживаете, заканчивается хранилище на сетевом сервере, и он думает об обновлении его с помощью жестких дисков большего размера?

КРЕЙГ: Мы разговариваем с нашим клиентом из малого бизнеса, который хочет обновить свой сервер. Одним из поводов для обновления является то, что ему не хватает места для хранения, потому что, как и в любом другом малом бизнесе, они никогда ничего не удаляют. Не проблема — диски по 160 ГБ, когда вы продали ему сервер, теперь по 4 ТБ каждый. Давайте загрузим его и убедимся, что ему больше никогда не хватит места.

За исключением того, что мы сделали, когда он перешел с 40-гигабайтных дисков на 160-гигабайтные! У клиентов есть привычка заполнять дисковое пространство данными, которые больше не нужны, несколькими копиями одних и тех же файлов и т. д. Если мы не найдем способ перевоспитать клиента, через пять лет мы снова будем проходить с ним тот же цикл обновления!

МИТЧ: Думаю, существуют различные скрытые расходы, связанные с сетевым хранилищем, помимо покупки жесткого диска большего размера. Можете ли вы описать некоторые из них для нас?

Конечно! Первая скрытая стоимость заключается в том, что данные, которые хранятся, также нуждаются в резервном копировании. И если клиент когда-нибудь скажет: «О, нам не нужно создавать резервные копии наших архивов», просто попробуйте сразу же предложить удалить его и посмотрите, как они отреагируют! Затраты на резервное копирование зависят от объема хранилища и времени, необходимого для выполнения резервного копирования, поэтому чем больше вы выполняете резервное копирование, тем дороже это стоит — на самом деле все просто.

Первая скрытая стоимость заключается в том, что данные, которые хранятся, также нуждаются в резервном копировании.

Большие хранилища данных также усложняют поиск ваших данных, когда они вам нужны. Если только ваш клиент не суперорганизован — мы говорим о малом бизнесе, помните? — то файлы будут лежать в папках по всему объёму данных и много часов уйдёт на то, чтобы найти тот самый документ, который нужен. Хуже того, из-за того, что его невозможно найти быстро, они часто заново создают документ с нуля, что тратит еще больше времени!

МИТЧ: Подождите, разве у нас теперь нет инструментов поиска, позволяющих нам быстро и легко находить данные на сервере?

КРЕЙГ: Да, и для работы с этими инструментами требуется обучение, а также дополнительная нагрузка на ЦП и память для работы. Таким образом, требуется сервер с более высокими характеристиками, иначе результатом будет более медленное время отклика.

МИТЧ: Какие еще скрытые затраты необходимо учитывать в стоимости хранения?

КРЕЙГ: Время аварийного восстановления сокращается, когда малые предприятия сохраняют данные, которые им больше не нужны. Это единственная метрика, о которой вам никогда не следует беспокоиться, но если у вас есть гарантия того, что клиент будет запущен и запущен через X часов, время, затрачиваемое на копирование данных на сменное оборудование, съедает это время.

Хранилища файлов большего размера также требуют более быстрого подключения к Интернету и локальной сети, чтобы сделать их пригодными для использования. Почти все типы файлов становятся все больше и требуют больше места для хранения того же количества документов. Новые требования к хранению фотографий и видео значительно усугубляют проблему.

МИТЧ: Тогда какое решение?

КРЕЙГ: Помнишь старые времена? Те из нас, кто может исчислить наш опыт поддержки в десятилетия, помнят дни записи документов на компакт-диски или еще более старые, сохраняя их на дискеты. Затем у нас были клиенты, которые отчаянно пытались восстановить файл, потому что компакт-диск был поцарапан или дискета попала где-то рядом с магнитом. Мы никогда не хотим вернуться в те дни!

Вместо этого нам нужно разговаривать с нашими клиентами о том, какие данные им действительно нужны, а какие они могут безопасно удалить. Если у кого-то из ваших читателей, занимающихся ИТ-поддержкой малого бизнеса, есть какие-либо идеи о том, как говорить об этом с клиентами, пожалуйста, дайте мне знать!

МИТЧ: Спасибо, Крейг, что уделил нам сегодня немного своего драгоценного времени!

КРЕЙГ: Всегда пожалуйста!