Разработка цифрового ящика для предложений с использованием новых приложений Office 365
Клиент хотел анонимный цифровой ящик для предложений и проверял различные программные пакеты, когда я узнал из офиса, что это происходит. Мои мысли сразу же обратились к Microsoft Forms, и я сказал им, чтобы они воздержались, потому что у них уже есть что-то, что будет работать для этого. Теневые ИТ — реальная вещь в современном бизнесе, где сообразительные сотрудники склонны решать свои проблемы с помощью поиска в Интернете, а не обращаться к ИТ за их предложениями, поэтому постоянное прислушивание к потребностям стало неотъемлемой частью успешного ИТ-отдела.
Требования заключались в том, что заявки должны быть анонимными, чтобы они могли указывать поля и давать небольшие инструкции отправителю, а также чтобы уведомление направлялось менеджеру этого проекта. Они хотели бы назвать это ящиком решений, а не ящиком предложений, потому что они хотели бы, чтобы человек, отправляющий предложение, также предлагал решение.
Давайте воспользуемся Forms, SharePoint и Flow, чтобы создать анонимный цифровой ящик для предложений, отвечающий этим критериям. Ниже вы видите конечный результат усилий по удовлетворению их потребностей.
Поговорите с клиентом
Первый шаг — поговорить с клиентом и собрать слова и содержание, которые он хочет для формы. В этом случае человек отправил текст именно так, как он хотел. Все, что мне нужно было тогда сделать, это вставить это. Конечно, это все еще требует некоторой интерпретации. Вы можете сравнить разницу между тем, что она прислала мне, и тем, что оказалось в форме.
Подготовьтесь к созданию формы
Есть две вещи, которые вам, возможно, потребуется сделать, прежде чем вы сможете начать работу над своим проектом Forms. Microsoft только что завершила процесс развертывания приложения Forms для всех арендаторов. Если ваш клиент еще не показывает приложение Forms, вы можете изменить параметры развертывания в своем профиле организации.
Чтобы изменить свои настройки, в Центре администрирования перейдите в Профиль организации и выберите переключатель Первый выпуск для всех. Примерно через 24 часа приложение Forms будет доступно в вашем клиенте.
Во-вторых, настройка формы — это функция пользователя, а не функции администратора, а это означает, что для создания формы вам потребуется использовать лицензированного пользователя. Это очень прискорбно, потому что обычно я ожидаю, что администратор Office 365 создаст эти формы, особенно для первых нескольких развертываний, а учетная запись администратора не лицензирована. Это означает, что вашим следующим шагом будет вход на портал Office 365 в качестве лицензированной учетной записи.
Создание формы
Запустите приложение Forms, нажав на его значок в списке приложений.
Здесь у вас есть два варианта того, какой тип формы вы хотите создать. Викторина - это то, что будет оцениваться. Все остальные формы используют опцию «Новая форма».
В верхней части новой формы нажмите, чтобы ввести имя и описание формы. Область описания также является отличным местом, где можно указать, как использовать форму или приветствие.
Щелчок по значку изображения позволяет добавить изображение в область заголовка формы слева от заголовка. Эта картинка должна быть квадратной и довольно маленькой. Придется поэкспериментировать, чтобы получить правильный размер. Приложение Forms не пытается обрезать его или изменить его размер за вас.
Теперь вы готовы начать добавлять вопросы. Нажмите кнопку Добавить вопрос.
Добавление вопросов
Есть четыре типа вопросов, которые вы можете создать. Под каждым типом есть несколько вариантов.
Чтобы создать наши вопросы, мы хотим выбрать Текст. По умолчанию текстовый вопрос представляет собой одну строку текста. Выбор Длинный ответ делает это поле ответа многострочным.
У вас также есть несколько дополнительных опций. Вы можете заставить респондентов отвечать на этот вопрос, выбрав опцию «Обязательно». Под эллипсом есть две дополнительные опции.
Вы можете ограничить тип ответа, который вы принимаете, выбрав один из вариантов в списке ниже. Это действительно работает только тогда, когда вы ожидаете числовой ответ.
Второй вариант под эллипсом — добавить подзаголовок. Подзаголовок — это хорошее место для указания направления или контекста конкретного вопроса.
В правом верхнем углу вопроса вы также увидите некоторые параметры форматирования и упорядочения. Вы можете скопировать вопрос в новый вопрос, удалить этот вопрос, переместить его вверх или вниз в порядке вопросов или добавить изображение. В отличие от добавления изображения в раздел заголовка, где вы очень ограничены в размере, здесь фотография должна быть частью вопроса, поэтому у вас гораздо больше свободы действий.
Продолжайте добавлять и настраивать вопросы, пока они не будут такими, как вам нравится.
Украшаем и делимся своей формой
Теперь, когда ваши вопросы готовы, пришло время сделать форму красивой, просмотреть ее, а затем поделиться ею.
В правом верхнем углу приложения Forms у вас есть несколько вариантов. Во-первых, я хочу отметить, что, как и все веб-приложения Microsoft, вам не нужно помнить о его сохранении. Это будет сделано за вас, и вы можете увидеть статус, который я обвел на рисунке выше.
Щелкните Тема. У вас есть несколько вариантов цвета или фотографии, которые будут составлять фон вашей формы. У вас также есть возможность загрузить свою фотографию для использования в качестве фона. Сама форма всегда остается белой, поэтому вам не нужно беспокоиться о том, что она будет мешать вопросам. В моем примере я выбираю настройку парка. Вы можете увидеть, как это выглядит, в начале этой статьи.
Под эллипсом находятся две дополнительные опции. Один из них, называемый «Ветвление», вы вряд ли будете использовать для формы ящика для предложений, но можете использовать для более сложного проекта. Ветвление позволяет вам отправить участника на вопрос вне очереди, если он ответит на этот вопрос.
Второй вариант под эллипсом более важен для нашего примера. Здесь вы указываете, кто может заполнять вашу форму. Выберите «Настройки», и вы увидите параметры ниже.
Вы увидите, что у вас есть несколько вариантов. Для наших целей мы хотим, чтобы эта форма использовалась внутри страны и анонимно, поэтому мы не будем записывать имя человека, отправившего предложение. В разделе вариантов ответов мы не будем устанавливать дату окончания, так как сбор предложений будет продолжаться. Однако следует отметить, что когда вы хотите закрыть форму для новых записей, вы перейдете к этим настройкам и снимите флажок «Принимать ответы».
Теперь нажмите «Предварительный просмотр», чтобы увидеть, как выглядит ваша форма, и внесите окончательные изменения. Когда закончите с этим, нажмите «Поделиться», чтобы получить ссылку, отправить электронное письмо или иным образом опубликовать свою форму людям, которых вы хотите заполнить, и отправить ее.
Тестирование вашей формы
Вы захотите не только предварительно просмотреть свою форму, но и протестировать ее, нажав на ссылку, которую вы отправите другим. Я рекомендую это, потому что предварительный просмотр все еще немного отличается от конечного продукта. Например, если вы решите записать имя человека, заполняющего форму, Forms добавит заявление об отказе от ответственности, информирующее его о том, что его запись не является анонимной. Этот отказ от ответственности не является частью предварительного просмотра формы.
Сбор ответов
Как вы можете видеть на рисунке выше, Forms представляет вам отчет, показывающий некоторые последние ответы. Вы можете углубиться в них, щелкнув ссылку «Подробнее» в каждом вопросе, или вы можете загрузить результаты в Excel.
Настройка уведомлений
Пример, с которым мы работаем, — это ящик для предложений, который будет доступен на их сайте SharePoint. Когда он будет выпущен, он может получить шквал заполнений форм, но со временем мы ожидаем только несколько записей время от времени. Вместо того, чтобы не забывать проверять наличие новых записей, мы собираемся настроить систему уведомлений по электронной почте с помощью другого приложения Office 365 под названием Flow.
Flow позволяет настраивать системы типа «если-это-сделай-то». В нашем случае нам нужен поток, который запускается, когда появляется новая запись в поле для предложений. Microsoft добавила в Flow несколько шаблонов, которые мы можем использовать, и один из них делает именно то, что нам нужно. Если бы не было, мы могли бы создать новый пустой поток.
В нашем случае мы нажмем на первый шаблон потока: уведомление по электронной почте для ответов на опрос. Первый шаг — подключить Flow к учетным записям, которые он будет использовать. Ему нужна учетная запись электронной почты и учетная запись форм. Это может быть один и тот же аккаунт. Единственное требование — они должны быть пользователями Office 365, у которых есть доступ к Flow и электронной почте в рамках их лицензирования.
Нажмите «Продолжить», как только вы настроите свои учетные записи. Теперь вы готовы настроить свой Flow. Первый шаг — выбрать форму из выпадающего списка.
Далее нам нужно настроить электронную почту. Вы будете делать это точно так же, как пишете электронное письмо. В поле Кому введите адрес электронной почты, на который оно должно быть доставлено. В строке темы введите тему для этого письма.
В теле вы создадите электронное письмо, состоящее из текста и полей из формы. Forms называет эти поля динамическим содержимым. Начните вводить свое электронное письмо, как любое электронное письмо, и выберите поля динамического содержимого, чтобы добавить отправленную информацию в электронное письмо. Смотрите мой пример ниже.
Наконец, введите приветствие, и вы получите хорошо составленное электронное письмо.
Сохраните свой поток!
В отличие от почти всего остального в веб-приложениях Microsoft, в Flow вам нужно нажать слова «Обновить поток» в верхней части страницы, чтобы сохранить его. То и Закрытие на самом деле являются кнопками, хотя белый фон делает их более информативными, чем функциональными. Ниже мы видим готовый Flow.
И здесь мы видим, как письмо выглядит для получателя. В Flow нет предварительного просмотра, поэтому вам нужно будет заполнить форму и проверить электронную почту получателей, чтобы подтвердить свою композицию.
Вот и все! Мы внедрили цифровой ящик для предложений и настроили его для отправки электронного письма человеку, который проверит его после отправки. Здесь не так много обучения, поэтому я призываю всех воспользоваться этими замечательными маленькими приложениями. Вы обнаружите, что как только вы это сделаете, у людей в офисе появятся идеи для большего. Существует множество мелких неприятностей, которые ИТ-специалисты могут решить с помощью простых приложений, подобных этому, которые могут существенно повлиять на удовлетворенность работой и производительность.