Повысьте производительность, надежность и безопасность с помощью Exchange Online Archiving

Электронная почта по-прежнему является формой делового общения № 1, несмотря на появление других форм общения, таких как социальные сети и обмен мгновенными сообщениями. Radicati, исследовательская фирма из Калифорнии, подсчитала, что к 2019 году мы будем отправлять и получать в среднем 129 миллиардов деловых писем в день! Другое исследование Vingapp показывает, что каждый корпоративный пользователь отправляет и получает в среднем около 100 электронных писем в день. Хотя не все эти электронные письма будут полезными или уместными, все же существует значительное количество важных электронных писем, которые каждый пользователь будет отправлять и получать. Даже если вы предполагаете, что треть этих писем релевантна, это все равно составляет целых 33 письма на пользователя в день. Определенно нецелесообразно хранить всю эту электронную почту в почтовом ящике пользователя. Вот почему архивирование электронной почты имеет важное значение. Архивирование электронной почты — это регулярный и систематический процесс, который сохраняет и сохраняет данные, содержащиеся в сообщениях электронной почты, чтобы вы могли искать или получать к ним доступ позднее. Почти каждой организации требуется решение для архивирования электронной почты, чтобы отслеживать множество важных электронных писем, которыми обмениваются сотрудники, работодатели и клиенты. Сегодня многие компании предлагают хорошие решения для архивирования электронной почты, но одним из самых популярных и широко используемых решений является Microsoft Exchange Online Archiving.

Что такое архивация Exchange Online?

Exchange Online Archiving (EOA) — это следующая версия размещенного Microsoft архива Exchange.

EOA — это облачная система архивации Microsoft Office 365, которая архивирует электронные письма и сохраняет их в облаке. Он также работает в сочетании с локальными установками Exchange и доступен для организаций, развернувших Microsoft Exchange Server 2013 или Microsoft Exchange Server 2010 (SP2 и более поздние версии). Он также доступен для тех, кто подписался на онлайн-планы Office 365 или Exchange.

EOA помогает повысить производительность, надежность и безопасность пользователей, а также помогает соблюдать нормативные требования. Давайте теперь рассмотрим некоторые ключевые функции EOA, чтобы понять, как это влияет на производительность пользователей и организацию в целом.

Полезные функции Exchange Online Archiving

EOA обладает множеством полезных функций, которые делают его ценным для многих организаций. Давайте посмотрим на некоторые из важных.

Архив на месте

Архив на месте — это функция, позволяющая отображать архивный почтовый ящик рядом с почтовым ящиком пользователя. Очевидным преимуществом является высокий уровень удобства использования. Вы можете просто перемещать сообщения из папки "Входящие" в архив, когда в папке "Входящие" приближается максимальный предел хранения. Таким образом, нет необходимости управлять отдельным интерфейсом для управления вашей архивной папкой или для поиска и доступа к электронным письмам из нее.

По умолчанию электронные письма старше двух лет перемещаются в папку архива. Ваш ИТ-администратор также может изменить этот параметр в соответствии с политиками электронной почты компании.

Вместо того, чтобы перемещать его напрямую, вы также можете использовать бесплатные инструменты, такие как утилита захвата PST, для перемещения содержимого ваших файлов.pst в архивный почтовый ящик. Мастер импорта/экспорта из Outlook также импортирует это содержимое в архивный почтовый ящик. В качестве альтернативы вы также можете использовать командлет PowerShell New-MailboxImportRequest. Эти различные параметры упрощают архивирование электронной почты.

Восстановление удаленных элементов

EOA упрощает восстановление элементов, которые вы случайно удалили. Как и в папке «Входящие», в папке «Архив» также есть подпапка «Удаленные». Электронные письма, удаленные из вашего архива, перемещаются в эту папку удаленных элементов, где они остаются на неопределенный срок или до времени, указанного в политике хранения вашей организации. После того, как вы удалите электронные письма из папки удаленных элементов, они попадают в папку «элементы с возможностью восстановления», где они остаются еще на 14 дней, прежде чем они будут полностью удалены из вашей системы.

Поскольку он остается в вашей системе в течение длительного времени, вы можете восстановить любые электронные письма, которые вы случайно или намеренно удалили в прошлом.

Восстановление удаленных почтовых ящиков

С помощью EOA вы можете восстановить не только удаленные электронные письма, но и удаленные почтовые ящики. Группа поддержки Office 365 может восстановить архивы почтовых ящиков в течение 30 дней после удаления пользователя с локального сервера Exchange.

Резервирование почтового ящика

Архивные почтовые ящики реплицируются в нескольких центрах обработки данных Майкрософт, расположенных в разных частях мира. Это означает, что ваши данные могут быть восстановлены в любое время в случае сбоя инфраструктуры. Однако эта репликация не заменяет резервное копирование Exchange, и лучше продолжать процессы резервного копирования.

Неограниченная квота хранилища

Exchange Online Archiving предлагает неограниченное хранилище, если включена функция «автоматического расширения архивации». Каждый пользователь начинает со 100 ГБ хранилища, и когда вы достигнете этого предела, Office 365 автоматически увеличит размер архива.

Удержание

EOA предлагает функции автоматического хранения, поэтому все, что нужно сделать ИТ-администраторам, — это применить эти параметры хранения к определенным папкам в почтовых ящиках пользователей.

Предлагаются два типа настроек хранения: архивация и удаление. Вы можете применить оба параметра к одной и той же папке или выбрать по одному для каждой папки. Это полностью зависит от ваших требований.

Если вы примените обе настройки к электронному письму, это сообщение будет перемещено в папку личных архивов пользователя через указанное количество дней и удалено через другое количество указанных дней. Все происходит автоматически и не требует от вас контроля или взаимодействия.

Судебные разбирательства

Сохранение важных электронных писем необходимо, чтобы помочь вам снизить ответственность, связанную с деловым общением, особенно в случае судебного процесса. Как правило, когда организации ожидают разумного шанса судебного разбирательства, они сохраняют все электронные письма, связанные с ним.

EOA поддерживает удержание на месте или судебное удержание для защиты вашей компании в случае любых судебных разбирательств. Преимущества обоих этих типов захватов:

• Дает возможность сохранять электронные письма без изменений.
• Сохраняет элементы почтового ящика, которые были удалены пользователем или автоматически с помощью таких процессов, как управление записями сообщений.
• Защищает почтовые ящики от любого вида взлома.
• Сохраняет вещи на неопределенный срок.
• Функцию электронного обнаружения на месте можно использовать для поиска в заблокированных элементах.
• Удержание на месте позволяет искать элементы, соответствующие определенным критериям, и позволяет помещать пользователя на несколько удержаний для различных расследований.

Безопасность

EOA предлагает комплексную защиту для защиты и сохранения важных сообщений электронной почты. Некоторые из его функций безопасности включают в себя:

• Шифрует соединения между локальными серверами и EOA.
• SSL защищает трафик Outlook, веб-приложения Outlook и веб-службы Exchange.
• EOA ничего не меняет между клиентскими подключениями и локальными серверами.
• EOA хранит сообщения, используя сторонние решения для шифрования, такие как Pretty Good Privacy (PGP). Обратите внимание, что EOA не содержит функции или открытые ключи S/MIME, поскольку все они связаны с локальной инфраструктурой.

Эти функции ясно показывают, что EOA повышает производительность пользователей, поскольку они могут архивировать электронные письма прямо через интерфейс входящих сообщений. И это также экономит время, поскольку они могут восстановить удаленные элементы и почтовые ящики всего за несколько минут. Кроме того, его функции безопасности и хранения потенциально могут уберечь организации от судебных разбирательств и кибератак.

Все это делает EOA жизненно важным инструментом в современном мире цифровых коммуникаций.

Где получить архивацию Exchange Online?

EOA включен в планы Office 365 E3-E5, поэтому при покупке любого из этих планов вы автоматически получаете EOA. Он доступен в качестве надстройки в других планах, хотя вам придется платить определенную сумму за пользователя в месяц в виде подписки.

Он также хорошо работает с локальными установками Exchange и совместим с Exchange Server 2010, 2013 и 2016.

Из приведенного выше списка аспектов становится ясно, что EOA обладает множеством замечательных функций, необходимых для повышения производительности, безопасности и надежности вашего рабочего места.

Готовы ли вы попробовать EOA и воспользоваться многочисленными преимуществами, которые он дает?