Пошаговое руководство по центру администрирования Office 365 [видео]

Опубликовано: 11 Марта, 2023
Пошаговое руководство по центру администрирования Office 365 [видео]

Office 365 — это облачное решение SaaS (программное обеспечение как услуга), которое позволяет вам управлять своим корпоративным программным обеспечением для повышения производительности в решении, размещенном на Microsoft. Существуют решения Office 365 для всех, но в этой статье я сосредоточусь на Office 365 для предприятий. Если вы работаете в сфере ИТ и обдумываете переход своей организации на Office 365, но еще не опробовали его, эта статья и сопроводительное видео могут стать для вас полезным началом.

Примечание. Содержимое этой статьи содержит дополнительную информацию по темам, которые я не смог включить в видео, поэтому, пожалуйста, читайте дальше.

[tg_youtube video_id="dNo91fcFkYg"]

Что такое Office 365?

Office 365 — это практически все, что вам нужно для запуска Microsoft Office, Skype для бизнеса, SharePoint и Exchange в облаке. Существует гораздо больше, чем просто решения Office, включая видеохостинг, Delve, Sway, Planner, Microsoft Project Online и многие другие решения. Некоторые из этих служб входят в состав Office 365 бесплатно, а за другие взимается дополнительная плата.

Если вы используете Active Directory в своей организации, вы можете синхронизировать ее с Office 365, чтобы вашим пользователям не приходилось входить в систему с другим именем пользователя и паролем. Конечно, вам не обязательно использовать Active Directory, и вы можете управлять своими пользователями прямо из центра администрирования Office 365.

Все дело в уровнях

Microsoft оценивает Office 365 по уровням и ставит перед корпоративными версиями префикс E; поэтому есть планы E1, E3 и E5. Корпоративные версии начинаются с 8 долларов США за пользователя в месяц с годовым обязательством. Самая высокая цена составляет 35 долларов США за пользователя в месяц при годовом контракте. Щелкните здесь, чтобы ознакомиться с последними вариантами корпоративного лицензирования.

С планом E1 пользователи могут использовать только онлайн-версии Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel). Но план E1 предоставляет пользователям электронную почту, хранилище файлов, SharePoint и многое другое. Хотя Microsoft никогда не делилась со мной номерами, я сомневаюсь, что многие организации выберут E1, поскольку E3 и E5 — это то, что, вероятно, захотят большинство пользователей.

С E3 и E5 вы получаете все функции, предоставляемые E1, а также полные загрузки Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel, Access, OneNote, Outlook и т. д.). Планы E3 и E5 добавляют дополнительные возможности администрирования, такие как архивирование, юридические удержания, защита от потери данных, поддержка размещенной голосовой почты и длинный список довольно полезных функций.

Как администрировать Office 365

Если вы в настоящее время используете Active Directory, Exchange, Skype и другие внутренние службы, вам необходимо ознакомиться с целым набором пользовательских интерфейсов, инструментов и, возможно, с некоторыми входами в удаленный рабочий стол. В Office 365 вы управляете всем этим из центрального места, которое называется центром администрирования.

Как вы можете видеть на изображении центра администрирования ниже, есть две основные области навигации. Центральная часть страницы содержит быстрые ссылки на общие функции, такие как администрирование пользователей, установка программного обеспечения и управление вашими доменами. В левой панели меню вы можете получить доступ ко всем функциям администрирования.

Навигация по центру администрирования

Когда вы начинаете работу с Office 365, центральная часть страницы очень полезна, так как содержит ссылки на общие задачи при настройке. Очень быстро вы обнаружите, что используете левую панель меню в качестве основной точки навигации. По большей части панель навигации очень проста в использовании и интуитивно понятна.

Вы найдете некоторые области, в которых вы задаетесь вопросом, почему Microsoft объединила определенные пункты меню. Например, есть меню «Ресурсы» со ссылкой «Помещения и оборудование». Щелкнув по этой ссылке, вы можете настроить элементы, которые кто-то может зарезервировать для собраний, например конференц-зал или проектор. Далее есть ссылка Сайты. Поскольку он находится прямо под пунктом меню «Помещения и оборудование», вы можете предположить, что именно здесь вы настраиваете физические расположения сайтов (здание 1, здание 2 и т. д.), но вы ошибетесь, поскольку это список сайтов SharePoint.

Помимо этих небольших особенностей, меню легко понять, и вы можете очень быстро обойти его. Microsoft явно приложила все усилия, чтобы убедиться, что пользовательский интерфейс в центре администрирования единообразен, поэтому все основные действия, которые вам необходимо выполнять в качестве администратора, будут вам знакомы.

Дополнительные центры администрирования

В сопроводительном видео к этой статье показано, что некоторые продукты имеют собственные административные сайты. Например, вы можете выполнить базовое управление электронной почтой и пользователями в центре администрирования, но если вам нужно углубиться в настройку Microsoft Exchange, откроется новая вкладка с совершенно новым набором меню и немного другим пользовательским интерфейсом. можете видеть на изображении ниже.

Несмотря на то, что у вас есть несколько центров администрирования, каждый из которых имеет немного отличающийся внешний вид, все они содержат одни и те же базовые шаблоны пользовательского интерфейса. Вы получаете быстрые ссылки в области основного содержимого и имеете полный доступ к функциям на левой панели меню.

Примечание о PowerShell

Недавно я говорил с некоторыми ИТ-специалистами, говоря, что они воздерживаются от использования Office 365, потому что он не использует PowerShell.

Если вы не знаете, что такое PowerShell, вы можете изучить его. PowerShell — это инструмент автоматизации командной строки, который может сэкономить вам много кликов по пользовательскому интерфейсу и часто предоставляет настройки и модификации, которые вы не можете сделать с помощью веб-интерфейса.

Дело в том, что вы можете запускать PowerShell в Office 365. Конечно, есть специальные команды PowerShell, специфичные для Office 365, и могут быть команды, которые вы используете в своей сети, но они недоступны в Office 365, но я не понимаю, что Microsoft пытается ограничить вас.

Поддерживать

Видео, которое сопровождает эту статью, замалчивает варианты поддержки, поэтому я воспользуюсь этим местом, чтобы рассказать немного больше о том, как работает поддержка.

Office 365 не заменяет вашу службу ИТ-поддержки. Если у кого-то есть учетная запись в Office 365, он может запросить помощь только в том случае, если он является администратором. Несмотря на то, что плата за лицензию для администратора такая же, как для пользователя, это не означает, что Microsoft относится к ним одинаково. Ожидается, что ИТ-отдел будет обрабатывать запросы на поддержку от имени общего сообщества пользователей. Конечно, вы можете сделать всех в вашей организации администраторами, и Microsoft [предположительно] поможет вам, но я искренне сомневаюсь, что вы захотите раздать ключи от замка всем. Некоторым малым предприятиям это нравится, но если у вас больше пяти или десяти сотрудников, это кажется рискованным.

Мои рекомендации поддержки

Если вам нужна техническая поддержка, есть несколько вариантов.

Способ 1: обратный вызов

  • Введите проблему в строку поиска и посмотрите, есть ли раздел справки, отвечающий на ваш вопрос.
  • Если вы не можете решить проблему, нажмите кнопку, чтобы запросить обратный звонок.

Способ 2: позвоните в службу поддержки

  • Позвоните по номеру, предоставленному Microsoft, и откройте тикет.

Когда вы используете метод 1, просто четко сформулируйте свой вопрос или проблему с обслуживанием. Например, если правила Outlook не работают, введите «Правила Outlook не работают». До сих пор, когда я отправляю такой тикет, я получаю приятного человека из службы поддержки, готового помочь, который, кажется, хорошо разбирается в рассматриваемом продукте.

Я говорю здесь только о своем опыте, но скажу, что метод 2 мне нравится меньше всего. Каждый раз, когда я пытаюсь открыть заявку в службу поддержки по телефону, я получаю нечеткую связь с кем-то, кто, похоже, собирается помочь вам с проблемой. По сути, вы разговариваете только с диспетчером. Они возьмут у вас много информации, попросят вас подробно объяснить проблему, а затем скажут, что вам перезвонят. Как только кто-то перезвонит, они просто попросят вас снова все объяснить. Кроме того, я столкнулся с несколькими случаями, когда человек, который звонит мне, должен перевести меня кому-то другому, которому может понадобиться или не понадобиться сделать еще один обратный вызов.

Избегайте проблем со службой поддержки и используйте метод 1. По моему опыту, обратные вызовы занимают от нескольких минут до часа. На сегодняшний день мне ни разу не приходилось ждать больше часа для обратного звонка. Люди, которые отвечают, кажется, серьезно относятся к проблеме, и если они не могут решить ее на месте, они держат вас в курсе и быстро назначают встречи, когда у них есть больше деталей, чтобы поделиться с вами.

Что касается пользователей, вы можете перейти в раздел «Организационный профиль» центра администрирования и создать собственную карточку службы поддержки. Как вы можете видеть на изображении ниже, вы можете добавить номер телефона, адрес электронной почты и URL-адрес, чтобы ваши пользователи могли открывать тикеты внутри.

Установка программного обеспечения

Одной из самых приятных функций Office 365 является возможность предоставить пользователям доступ к Microsoft Office. С планами E3 и E5 они получают полные копии на своих компьютерах. Когда вы добавите пользователя, он получит электронное письмо со ссылкой для установки в один клик. Microsoft использует технологию потоковой передачи, поэтому они могут запускать продукт, в то время как функции продолжают загружаться в фоновом режиме. Я понятия не имею, как работает это волшебство, но оно работает.

Некоторые организации, такие как моя, любят получать последние обновления немедленно. Другие немного более осторожны и хотят получить функции после того, как они отсутствовали какое-то время. Мой опыт показывает, что для больших обновлений (таких как совершенно новый выпуск) Microsoft позволит вам спланировать, когда вы хотите выполнить миграцию в течение довольно значительных промежутков времени.

Для базовых обновлений, таких как новая функция печати в PowerPoint или новая функция календаря в Outlook, вы можете использовать параметр «Организационные настройки» на панели меню, а затем установить параметры выпуска, как показано на изображении ниже.

Это в основном все. Когда вы покупаете Office 365, Microsoft предоставляет вам общий пользовательский интерфейс для администрирования основных повседневных бизнес-функций, которыми обычно управляет ваша компания. Вам по-прежнему потребуются администраторы для Office 365, но вы обнаружите, что решение довольно хорошо настроено для удовлетворения ваших потребностей прямо из коробки.

Если вы не начинаете заново с Office 365, я рекомендую вам внимательно изучить варианты миграции, поскольку вы, вероятно, захотите переместить существующие электронные письма, файлы и данные SharePoint, но это тема для другого дня.