Получите лучшее представление об Exchange Online — с помощью Insights

Одной из последних тенденций в программном обеспечении Microsoft является включение аналитических данных. Insights — это, по сути, просто инструмент для получения лучшего представления о состоянии вашей организации. Некоторые сведения предназначены для использования конечными пользователями, а другие предназначены для администраторов. Инсайты существуют в операционной системе Windows Server, Microsoft 365 и других приложениях. В этой статье я хочу показать вам некоторые аналитические сведения, доступные для Exchange Online.

Надстройка Exchange Online Insights

Надстройка Insights, входящая в состав Exchange Online, отправляет сообщения электронной почты MyAnalytics вашим пользователям. Эти сообщения электронной почты предназначены для того, чтобы помочь пользователям понять, как они тратят свое время, и помочь пользователям найти время, чтобы сосредоточиться на проектах, которые им нужно выполнить. Например, пользователи могут видеть, сколько времени они потратили на собрания и сколько времени было доступно для того, чтобы сосредоточиться на своей работе.

Надстройка Insights включена по умолчанию, но как администратор вы имеете некоторый контроль над ней. Чтобы настроить надстройку Insights, откройте центр администрирования Exchange, разверните контейнер «Организация», а затем щелкните контейнер надстроек, показанный на рисунке ниже.

Чтобы настроить надстройку Insights, выберите ее, а затем щелкните значок карандаша (Изменить). Как вы можете видеть на рисунке ниже, вы можете сделать надстройку необязательной и включить или отключить ее по умолчанию. У вас также есть возможность сделать надстройку обязательной. Если вы хотите запретить использование надстройки, просто снимите флажок «Сделать эту надстройку доступной для пользователей в вашей организации».

Карта аналитики потока почты

Корпорация Майкрософт также предоставляет сведения об Exchange Online в виде карты сведений о почтовом потоке. Вы можете получить доступ к карте аналитических сведений о почтовом потоке, открыв Центр безопасности и соответствия требованиям Office 365, развернув вкладку «Почтовый поток» и выбрав вкладку «Панель мониторинга». Вы можете увидеть, как это выглядит на рисунке ниже.

Фактическая карта потока почты — это большой синий прямоугольник, который вы видите в верхней части снимка экрана. На этой карте показана активность почтового потока за вчерашний день, но вы можете использовать стрелки даты, чтобы просмотреть поток почты за другие дни.

Следует признать, что карта потока почты, показанная на снимке экрана, не впечатляет. Однако это только потому, что у меня очень маленькая и простая среда Microsoft 365. В более крупной среде эта карта покажет вам графическое представление объема электронной почты, поступающей из Интернета и от ваших партнеров. На диаграмме также показано, как почта доставляется интернет-клиентам, локальным клиентам и партнерам.

Что может быть полезнее самой диаграммы, так это представление отчета. Представление отчета позволяет увидеть, какие домены отправляют больше всего почты получателям в вашей организации. Вы можете получить доступ к представлению отчета, щелкнув карту потока почты. После этого вы сначала увидите увеличенную версию той же диаграммы, которая отображалась на экране панели инструментов. Чтобы получить информацию о домене отправителя, щелкните раскрывающийся список «Обзор» и выберите параметр «Подробности», как показано на рисунке ниже. В этом случае три домена отправляют непропорционально большой объем почты получателям в моей организации.

Наведя курсор на эти домены, вы увидите фактическое количество сообщений, но вы можете получить более подробную информацию о перечисленных доменах и других доменах, которые отправляют сообщения получателям в вашей организации, щелкнув значок «Просмотреть таблицу сведений». Полученный отчет вы можете увидеть ниже.

Статистика потока почты

Третий способ, с помощью которого Exchange Online предоставляет аналитические сведения, — это аналитические сведения о почтовом потоке. Чтобы получить доступ к этим сведениям, откройте центр администрирования Exchange и щелкните вкладку Insights, как показано ниже.

Как вы можете видеть на снимке экрана, экран статистики почтового потока может оказаться пустым, но если это так, то это хорошо. Эта вкладка заполняется только в том случае, если есть проблемы с потоком почты, требующие вашего внимания. Это, конечно, поднимает вопрос о том, какие типы информации о почтовом потоке вы ожидаете увидеть на этом экране?

По данным Microsoft, существует пять различных типов анализа почтового потока.

Первая проблема, которую можно выявить с помощью анализа почтового потока, — это цикл электронной почты. Могут возникнуть почтовые циклы. Существует несколько различных типов почтовых циклов, но одним из примеров является отправка сообщения электронной почты получателю, у которого включено сообщение об отсутствии на рабочем месте. Если собственное сообщение отправителя об отсутствии на работе также включено, то ответ получателя об отсутствии на рабочем месте может привести к тому, что почтовый ящик отправителя также отправит ответ об отсутствии на рабочем месте, что приведет к зацикливанию. Exchange Online может сообщать вам о возникновении почтовых циклов и о количестве задействованных сообщений.

Аналитика потока обработки почты также может выявить ситуации, в которых обработка правила обработки почты занимает слишком много времени. Это может произойти, если правило слишком сложное или у вас слишком много правил.

Еще одно условие, которое можно определить с помощью анализа почтового потока, — это пользователи, которые пересылают сообщения в новый домен. Существуют законные причины, по которым пользователь может переслать сообщение. Тем не менее, если пользователь внезапно начинает пересылать много сообщений в домен, на который сообщения обычно не пересылаются, может возникнуть проблема. Точно так же Exchange может сообщить вам, если новые пользователи начнут пересылать сообщения на внешние домены.

Наконец, информация о почтовом потоке может сообщить вам, если срок действия вашего доменного имени вот-вот истечет. Это может быть очень полезно, потому что легко пропустить электронные письма о продлении домена.

Exchange Online: узнайте больше с аналитикой

Как видите, Exchange Online может предоставить вам ряд различных сведений. Эти сведения помогут вам лучше понять, кто отправляет сообщения в ваш домен и чем занимаются конечные пользователи. Кроме того, аналитические сведения могут помочь пользователям более эффективно использовать свое время.