План антикризисного управления: что это такое и почему это важно?
Чрезвычайные ситуации и кризисы – неизбежная часть повседневной жизни. Хотя вы не можете контролировать возникновение кризисов, вы можете оставаться в курсе их последствий. Вы можете реализовать несколько стратегий, чтобы смягчить влияние кризиса на ваш бизнес и его деятельность. Одной из стратегий является использование плана антикризисного управления (CMP).
В этой статье я подробно расскажу о CMP, зачем он нужен и как его сделать самому! Давайте начнем с краткого обзора того, что такое план антикризисного управления.
Что такое антикризисный план?
План антикризисного управления, как следует из названия, — это план, который помогает уменьшить влияние кризиса на ваш бизнес. Он включает в себя подробный набор шагов, которые подготовят вашу организацию к преодолению кризиса. Вы можете использовать его для эффективного информирования о кризисе заинтересованных сторон, таких как сотрудники, инвесторы и т. д. CMP часто используются группами реагирования на чрезвычайные ситуации, оценки ущерба и обеспечения непрерывности бизнеса, в зависимости от структуры вашей организации.
Теперь вы можете задаться вопросом, нужен ли вообще этот план. В конце концов, зачем вам беспокоиться о чем-то, что имеет низкую вероятность случиться? Что ж, реальность такова, что если такой шанс возникнет, кризис может стать катастрофой для вашей организации.
Многие компании даже прекратили свою деятельность, потому что у них не было CMP, чтобы справиться с чрезвычайными ситуациями. По данным Федерального агентства по чрезвычайным ситуациям (FEMA), 40% предприятий не открываются после стихийного бедствия. Еще 25% терпят неудачу в течение первого года. CMP может помочь предотвратить закрытие бизнеса. Если это вас не убеждает, вот еще несколько причин, чтобы использовать CMP.
Почему необходим план антикризисного управления?
Часто кризис — это неожиданное событие, требующее принятия мгновенных решений. Эти решения должны быть актуальными и точными, чтобы уменьшить влияние кризиса на вашу организацию. Невозможно принимать решения без плана или соответствующих данных, и здесь на помощь приходит CMP. Примите во внимание приведенные ниже советы, чтобы ваш план управления кризисом был максимально полезным.
Предсказывать кризисы
Хотя невозможно точно предсказать кризис, вы можете следить за признаками и готовиться к нему. Например, если на ваш район обрушится стихийное бедствие, такое как ураган, синоптики предупредят вас заранее, чтобы вы могли к нему подготовиться. Заблаговременная подготовка к этим кризисам может снизить затраты, связанные с долгосрочным ущербом для вашего бизнеса.
Назначить обязанности
CMP определяет кризис для вашей организации, чтобы каждый инцидент не рассматривался как кризис. Это важно, потому что позволяет планировать свои ресурсы и немедленно действовать. Кроме того, CMP распределяет обязанности между отдельными лицами и группами. Эти обязанности говорят им, что делать, когда в организации происходит прогнозируемый/неожиданный кризис. Короче говоря, CMP рассказывает всем, что такое кризис для вашей организации и что каждый человек должен делать в этих ситуациях.
Заниматься связями с общественностью
Связи с общественностью и коммуникация являются ключевыми аспектами преодоления кризиса. Никто не любит перемен, и даже малейшие признаки кризиса могут легко вызвать у людей панику. Чтобы избежать таких реакций, вы должны эффективно общаться, и именно здесь вам помогут CMP и упомянутые в нем рекомендации.
Пандемия COVID-19 является хорошим примером. Компании, у которых была CMP и основанная на ней эффективная коммуникационная стратегия, пережили первоначальные повторные потрясения лучше, чем невежественные компании, которые разработали временную политику для борьбы с пандемией.
Поддерживать безопасность
Безопасность сотрудников является приоритетом каждой организации, и CMP помогает достичь этого. Например, в нем будут шаги, которые вы должны предпринять для эвакуации здания в случае угрозы взрыва. В таких ситуациях каждая секунда на счету, и принятие решений может занять время. С CMP просто следуйте инструкциям, и ваши сотрудники будут в безопасности.
Уменьшить ущерб репутации
Плохое обращение с кризисом может негативно сказаться на репутации организации. Коммуникационная стратегия, которая, как правило, является частью CMP, может смягчить этот ущерб для вашей организации.
Соблюдать правила
Многие местные законы, например законы ЕС и Индии, предписывают CMP как часть планирования и восстановления после стихийных бедствий. Вы можете в конечном итоге заплатить огромные штрафы, если у вас его нет.
Обеспечение непрерывности бизнеса
Многие предприятия сильно страдают от чрезвычайных ситуаций, таких как стихийные бедствия, взрывы бомб, стрельба и даже кибератаки. Иногда компании не могут справиться с этим кризисом и закрываются. CMP дает возможность вашему бизнесу продолжать свою деятельность, даже если для преодоления каких-либо убытков потребуется дополнительное время.
В конце концов, это некоторые из преимуществ, которые дает CMP. Несомненно, это очень полезно и должно быть неотъемлемой частью любого плана аварийного восстановления и восстановления. Теперь, когда вы знаете его преимущества, давайте посмотрим, как вы можете внедрить CMP в своей организации.
Как создать план антикризисного управления
Антикризисное управление включает в себя широкий спектр действий, таких как подготовка, разработка процессов, создание команды и многое другое. Вот подробный пошаговый процесс создания собственной CMP.
Шаг 1: Проведите полный анализ рисков
В качестве первого шага определите возможные риски, с которыми может столкнуться ваша организация. Например, если вы находитесь в зоне, подверженной ураганам или наводнениям, вы должны учитывать это при анализе рисков. Точно так же, если у вас есть операции в политически нестабильной стране, беспорядки могут быть потенциальным риском. Итак, исходя из вашего местоположения, преобладающего географического и политического климата, составьте список возможных чрезвычайных ситуаций, которые могут повлиять на вашу компанию.
Шаг 2: Создайте команду кризисного управления
Затем создайте команду антикризисного управления. В общем, включайте людей, которые склонны быть спокойными и могут быстро принимать четкие решения. Ищите в этой команде людей, ориентированных на детали и процесс. Вы даже можете сделать это межкультурной командой, чтобы ваша организация была хорошо представлена. В рамках этого шага рассмотрите возможность установления четкой субординации внутри команды.
Шаг 3: Выберите платформу/метод кризисной коммуникации
Поскольку команда уже на месте, пришло время выбрать подходящую платформу для внутренней и внешней коммуникации. Опросите своих сотрудников, чтобы узнать предпочитаемую ими коммуникационную платформу. Некоторые популярные варианты включают электронные письма, текстовые сообщения, Slack, WhatsApp или даже телефонные звонки. Соответственно, составьте список всех каналов, которые вы можете использовать во время чрезвычайной ситуации.
Шаг 4: Установите триггеры кризиса
Это важный шаг при создании CMP. Четко определите триггеры, которые должны запустить CMP. Используйте различные уровни срочности и обстоятельства, которые вызывают их, чтобы определить соответствующий курс действий. Запишите все четко, чтобы у вас не было никакой двусмысленности.
Шаг 5: Создайте свои планы действий в кризисной ситуации
Это самая важная часть процесса создания CMP. Возьмите каждый сценарий, указанный в вашем списке на шаге 1. Затем составьте подробный план того, как вы должны реагировать на каждый из них. Начните с возможных шагов и назначьте ответственность за каждую задачу отдельному лицу в команде кризисного управления. Рекомендуется рассматривать каждый ответ как отдельное действие, чтобы каждый человек выполнял его независимо, но только после завершения предыдущего шага.
Записывая план, представьте ситуацию и обдумайте все возможные вещи, которые могут пойти не так. Убедитесь, что вы устранили каждый из этих недостатков. Помните, что это повторяющийся процесс. Он может стать совершенным только после многих обсуждений.
Шаг 6: План на случай непредвиденных обстоятельств
Имейте резервную копию для каждого шага CMP, поскольку вы никогда не знаете, что может пойти не так, несмотря на самые продуманные планы. Итак, учитывайте непредвиденные обстоятельства и планируйте их реакцию с запасным планом для каждого шага.
Шаг 7: Обучите своих сотрудников
Когда у вас есть план, обучите своих сотрудников. Проводите регулярные учения, чтобы ознакомить своих сотрудников с возможными шагами во время эвакуации. Точно так же обучите членов команды кризисного управления эффективному общению и выполнению поставленных перед ними задач во время кризиса.
Шаг 8. Регулярно пересматривайте и обновляйте свой план
CMP не высечен на камне; вы должны адаптировать его для удовлетворения ваших меняющихся потребностей. Регулярно пересматривайте и обновляйте свой план по мере необходимости, чтобы сделать его максимально эффективным во время любого кризиса. Убедитесь, что вы способны справиться с любыми новыми угрозами. Наконец, убедитесь, что вы также следуете последним стандартам и рекомендациям.
Таким образом, это шаги, необходимые для создания эффективного CMP, который поможет защитить ваш бизнес и его сотрудников во время стихийного бедствия. При его создании нет конкретных правил, так как это в основном зависит от таких факторов, как ваша организационная структура, культура рабочего места и многое другое. Следуя этим шагам, вы сможете создать идеальный план.
Прежде чем мы закончим, вот краткий обзор!
Заключительные слова
Напомним, кризис может произойти в любое время и без предупреждения. Вот что делает его очень вредным для любой организации. Хорошая новость заключается в том, что вы можете подготовиться к такой чрезвычайной ситуации с помощью плана кризисного управления (CMP). Этот план имеет множество преимуществ и является обязательным для организаций любого размера. Я подробно объяснил шаги, необходимые для создания CMP, и я надеюсь, что вы найдете его полезным при подготовке вашей организации к действиям в чрезвычайных ситуациях. Подумайте о том, чтобы вернуться к нему в будущем, когда это будет необходимо.
У вас есть еще вопросы о CMP? Ознакомьтесь с разделами часто задаваемых вопросов и ресурсов ниже!
Часто задаваемые вопросы
Все ли ЦМП одинаковы?
Нет, все CMP не одинаковы, так как это зависит от чрезвычайной ситуации, способности организации справиться с ней и других соответствующих факторов. Но вы можете найти некоторые важные компоненты в каждой CMP, такие как список кризисов, триггеров, коммуникации, обучения, тестирования и обзора.
Является ли антикризисное управление тем же, что и связи с общественностью?
Нет, антикризисное управление и связи с общественностью разные, но они тесно связаны. Когда в организации возникает кризис, вы должны сообщить об этом как внутренним, так и внешним заинтересованным сторонам. Иногда плохое преодоление кризиса может повлиять на репутацию организации, и именно здесь связи с общественностью и хороший план внешних коммуникаций могут помочь смягчить ущерб.
Нужен ли мне план антикризисного управления?
Да, каждой организации нужен эффективный CMP, независимо от ее размера. Это может помочь защитить вас от финансовых и репутационных потерь и обеспечить безопасность ваших сотрудников. Прежде всего, это обеспечит непрерывность бизнеса.
Кого я должен включить в команду антикризисного управления?
Всегда полезно иметь межкультурная команда, в которую входят руководители отдела кадров, менеджеры объектов, руководители по маркетингу, специалисты по коммуникациям и другие квалифицированные специалисты в команде. Установите четкую цепочку подчинения и убедитесь, что ее возглавляют люди, способные принимать быстрые и разумные решения.
Какова цель CMP?
Целью CMP является обеспечение скоординированного реагирования на чрезвычайную ситуацию . Очень важно эффективно общаться с внутренними и внешними заинтересованными сторонами, связанными с вашей компанией, и уменьшать потери. Это в конечном итоге поможет вам управлять своими действиями в случае возникновения чрезвычайных ситуаций. Наконец, это также позволит вам минимизировать ваши потери.