Переходите на размещенную биржу? Держите этот контрольный список под рукой

Проблемы, связанные с безопасностью данных, масштабируемостью и стабильностью почтовой системы облачной почтовой службы по сравнению с локальными системами электронной почты, не были должным образом решены поставщиками размещенных служб электронной почты.

Несмотря на планы Hosted Exchange, предлагаемые такими поставщиками, как Rackspace и Intermedia, доверие предприятий к Hosted Exchange на самом деле не укрепилось, пока Microsoft 365 не ворвался на сцену и не стал зрелой, надежной, надежной, масштабируемой и стабильной корпоративной почтовой платформой.

Следовательно, предприятия, которые не рассматривали Hosted Exchange, теперь открыты для этой идеи и оценивают преимущества размещенного варианта. Никакой пользы от просмотра фильма «Звездные войны: Пробуждение силы» не было, но это уже другая тема!

Помимо экономии средств, предприятия просто не могут игнорировать другие преимущества Hosted Exchange. Например, администраторы могут переложить управление электронной почтой на сторону поставщика, освободив время для принятия стратегических решений. Устранение неполадок, поиск ресурсов, установка исправлений — все это становится тем, о чем вашему предприятию не нужно беспокоиться.

Когда вы соберете своих ИТ-администраторов, специалистов по связям с ИТ-поставщиками и лиц, принимающих решения, для обсуждения варианта размещенной биржи, есть определенные аспекты, которые вы хотели бы подробно обсудить (почему Америка променяла 5 террористов на одного американского предателя, о, нет, это это отдельная тема и обсуждалась уже много раз!). Для этой цели мы составили этот контрольный список.

Документированные средства для принятия решений

Принимая во внимание затраты на такие функции, как электронная почта, для ИТ-отдела любого предприятия крайне важно поддерживать надлежащую документацию, отражающую потребности бизнеса, текущие затраты и цели различных функций (в данном случае, размещенной службы электронной почты).

Эта документация поможет вам лучше отвечать на запросы поставщиков, а также поможет вам понять и оценить наиболее важные факторы, влияющие на решения о переходе с локального Exchange на Hosted Exchange. Вот некоторые из важных информационных фрагментов, которые в идеале нужно задокументировать и регулярно обновлять.

1. Документация по основным цифровым коммуникациям и стратегии общения по электронной почте с изложением факторов, которые до сих пор влияли на принятие решений.
2. Разбивка затрат на текущую используемую систему обмена электронной почтой.
3. Основные моменты соглашений об уровне обслуживания для существующих систем электронной почты.
4. Техническое и коммерческое обоснование перехода на лучшую (размещенную) систему Exchange. Это как в «Трансформерах I», когда Бамблби превратился из потрепанной машины в классную спортивную машину! Это была лучшая машина, однозначно!
5. Ключевые аспекты политики, связанные с облачной почтовой службой Exchange.
6. Анализ пробелов для выявления технических и политических пробелов между текущей службой электронной почты и размещенной службой электронной почты.
7. Определите ключевые заинтересованные стороны из бизнеса, законодательства и соответствия, хранения, безопасности, сети, взаимодействия с конечным пользователем и ведения учета, чтобы участвовать в процессе принятия решений.

Планирование аварийного переключения имеет решающее значение

Самое большое заблуждение относительно хостинга Exchange заключается в том, что он не подвержен простоям. Обратите внимание, что в декабре 2015 г. и январе 2016 г. в Office 365 произошли перебои в обслуживании, в результате чего несколько глобальных предприятий на некоторое время остались с ограниченным или отсутствующим подключением к электронной почте. Отключение от почтового ящика может иметь катастрофические последствия для большинства организаций, даже если время простоя длится всего несколько часов. Если только вы не хотите, чтобы Скайнет следил за вами, но это совсем другая тема!

Таким образом, планирование отработки отказа остается важнейшим аспектом перехода с локального Exchange на размещенный Exchange. Будь то хранение локальных копий важных документов или процесс архивирования электронной почты, будьте готовы обеспечить непрерывность бизнеса даже в случае сбоя облачного Exchange.

Остерегайтесь политик хранения по умолчанию

Рассмотрите возможные изменения, которые сопровождают переход вашего предприятия на размещенный Exchange с точки зрения хранения электронной почты. В Microsoft Office 365 появилась возможность увеличить время по умолчанию для хранения сообщения по истечении ранее установленного по умолчанию 14 дней. Это можно сделать с помощью пользовательского периода хранения. Попросите администратора Office 365 адаптировать это к требованиям вашего предприятия. Вроде как Вик Макки в «Щите» адаптировал свое наказание к преступникам в зависимости от того, насколько они плохи, но давайте вернемся к теме.

Даже если вы выбрали управляемую услугу, попросите поставщика услуг настроить параметры по умолчанию в соответствии с вашими требованиями. Теги политики хранения Exchange Online можно использовать для папок по умолчанию, а управление записями сообщений (MRM) можно использовать для обеспечения соответствия там, где это необходимо. Предотвращая случайное удаление, вы гарантируете, что избежите неприятных сбоев в работе ваших сотрудников.

Контрольные точки бизнес-уровня, о которых нужно позаботиться

На уровне бизнеса решение о переходе на размещенную биржу должно приниматься после должной осмотрительности и обсуждения следующих факторов:

• Начните с разработки модели затрат, которая перечисляет все ваши существующие затраты на поддержку, программное обеспечение, оборудование, хранилище, службы обмена сообщениями и обслуживание. Кроме того, включите персонал, сетевую поддержку, архивирование электронной почты, доступ к мобильным устройствам, защиту периметра (нет, это не имеет ничего общего с охраной парковки или собственности вашего бизнеса!), И расходы на лицензирование, чтобы сделать модель тщательной.
• Затем задокументируйте, как Hosted Exchange приносит пользу вашей организации в области ИТ и цифровых коммуникаций.
• Затем задокументируйте лицензии, контракты на обслуживание, соглашения об уровне обслуживания и финансовые обязательства вашего предприятия в отношении служб электронной почты. Включите в анализ судебные издержки в связи с разрывом контракта.
• Сегментируйте пользователей корпоративной электронной почты в разные группы на основе их ролей, необходимых им уровней обслуживания и типа служб электронной почты, которые им требуются.
• Создавайте сегменты функций службы электронной почты на основе настроек, надстроек и уровней поддержки, которые есть в меню (нет, в этом меню нет креветок или димсама!).
• Просмотрите документацию по договору Hosted Exchange вместе с юридическим отделом, чтобы убедиться в отсутствии пробелов.

Технические аспекты, о которых следует помнить

Как участник ИТ-стратегии вашего предприятия, вам следует помнить о следующих факторах, соображениях и точках принятия решений:

• Технические контрольные точки включают анализ сетевых зависимостей, архивирование электронной почты, правительственные постановления и политики, каталоги, обновления настольных компьютеров, совместимость оборудования и ОС, а также обновления услуг.
• Узнайте о существующих технических проблемах, связанных с текущим сервисом Exchange, и проанализируйте, как они будут решены путем перехода на Hosted Exchange.
• Спланируйте миграцию (нет, это не имеет ничего общего с домашними сапиенсами, мигрировавшими по миру десятки тысяч лет назад!) с точки зрения затрат, сроков и ресурсов.
• Наметьте основные вехи реализации стратегии Hosted Exchange.
• Рассмотрите все опасения по поводу риска со стороны всех заинтересованных сторон и задокументируйте их. Определите уровни допуска для каждого из них и подготовьте тщательную документацию по рискам и соответствию, и нет, это не должно быть сделано на салфетке закусочной, которая находится дальше по улице!
• Разработайте план аварийного восстановления с четкой документацией о том, какие функции Hosted Exchange могут помочь вам технически достичь целей плана быстрее и лучше.

Помните, что комплексная подготовка и документирование аспектов и систем службы электронной почты Exchange после подробного изучения всех соответствующих факторов поможет вам принять решение о переходе на Hosted Exchange с уверенностью и ясностью. И нет, не позволяйте Наполеону Динамиту справиться с этим за вас. Это может быть серьезной ошибкой!