Отчеты Microsoft 365: изобилие информации у вас под рукой

Опубликовано: 10 Марта, 2023
Отчеты Microsoft 365: изобилие информации у вас под рукой

В любой организации менеджеры, директора, информационные служащие — все хотят видеть отчеты, особенно на Exchange. Они хотят знать, насколько велики почтовые ящики и нужно ли им выделять в бюджете дополнительное пространство. Переход на Microsoft 365 ничем не отличается. Теперь потребуются разные отчеты, так как данные хранятся в облаке, и они хотят знать, что происходит, у кого какая лицензия, у кого есть доступ к почтовым ящикам и как данные распределяются. Не отчаивайтесь — Microsoft 365 предоставляет множество отчетов, и они доступны в центре администрирования Microsoft 365.

Хотя они предоставляют отчеты за 7, 30, 90 и 180 дней, они сообщают, что для того, чтобы отчет был доступен, требуется 48 часов. Итак, кто может просматривать отчеты из коробки? Это горстка администраторов: глобальные администраторы и администраторы Exchange, администраторы SharePoint и Skype для бизнеса и администраторы Microsoft Teams. Отчеты основаны на подписке, и чтобы перечислить некоторые из них, вот что вы можете получить в центре администрирования:

  • Электронная почта
  • Использование почтового ящика
  • Активации офиса
  • Активные пользователи
  • Отчеты OneDrive, SharePoint, Yammer и Microsoft Teams

Я видел, как некоторые клиенты запрашивали отчеты о том, когда пользователь вошел в OWA, и они также доступны вам.

У вас есть другие отчеты, которые вы можете просмотреть, если перейдете в Центр безопасности и соответствия требованиям. Эти отчеты:

  • Отчет журнала аудита
  • Отчеты Azure AD
  • Отчеты об аудите биржи

Журналы аудита будут иметь важное значение, поскольку они дают вам информацию о том, что делают ваши администраторы во всех областях, будь то, например, Exchange Online, SharePoint или Azure AD. Отчеты Azure AD позволяют просматривать ваши входы в систему и просматривать действия входа в вашей организации. Отчеты аудита Exchange в основном предоставляют отчеты об изменениях, внесенных в организацию (ваш арендатор). Имейте в виду, что ведение журнала аудита администратора включено по умолчанию.

Существуют и другие отчеты, а именно: отчет о надзорной проверке и отчет о предотвращении потери данных. Дополнительные сведения об этом см. в документации Microsoft 365.

Если вы хотите узнать больше об информации о лицензировании, вы можете перейти на страницу лицензирования и проверить назначенную им информацию.

Есть администраторы, которые предпочитают работать с PowerShell, и вы можете использовать PowerShell для создания отчетов за вас. Обратите внимание, что PowerShell для Microsoft 365 может предоставить дополнительную информацию, помимо той, которую вы можете просмотреть в центре администрирования.

Вот некоторые из параметров отчетов PowerShell:

  • Отчетность по учетным записям пользователей и лицензированию
  • Отчеты SharePoint Online
  • Exchange Online отчеты

Например, если вы хотите узнать, каким пользователям были выделены лицензии, вы можете запустить следующую команду:

Get-AzureAdUser | ForEach { $licensed=$False ; For ($i=0; $i -le ($_.AssignedLicenses | Measure).Count ; $i++) { If( [string]::IsNullOrEmpty( $_.AssignedLicenses[$i].SkuId ) -ne $True) { $licensed=$true } } ; If( $licensed -eq $true) { Write-Host $_.UserPrincipalName} }

Вы можете запланировать запуск вышеуказанного сценария ежемесячно и предоставить информацию своей команде, если она им понадобится. Я предоставил один пример, но вы можете просмотреть другие примеры в документации Microsoft 365. Существует множество блогов, в которых ИТ-специалисты пишут сценарии для получения отчетной информации. Иногда вам не нужно предоставлять все в отчете руководству. Слишком много информации тоже не есть хорошо.

Также доступны сторонние варианты предоставления отчетов в Microsoft 365, одним из которых является Manage Engine O365 Plus. Если вы хотите, чтобы все было одним нажатием кнопки, то этот инструмент может быть для вас. Обратите внимание, что это не дешево, но вы получаете более 700 отчетов, которые предоставляют информацию обо всем в Microsoft 365. Они также предоставляют панель мониторинга, и вы можете планировать отчеты, а не запускать их вручную.

Еще один хороший доступный инструмент отчетности называется Office 365 Reports, и его можно найти здесь. Они предоставляют более 950 готовых отчетов практически обо всем в Microsoft 365. У них даже есть информация Skype, которая будет полезна клиентам, которые еще не перешли на Microsoft Teams. Этот бесплатный. Я еще не проверял это, но, судя по тому, что я вижу, в отчетах есть хорошие графики. Это дает вам возможность планировать отчеты и экспортировать их в различные форматы.

Как видите, существует множество вариантов получения отчетов для вашего клиента Microsoft 365. Это сделают ИТ-администраторы, которым удобно использовать PowerShell. Тем не менее, люди, предпочитающие интерфейс с графическим интерфейсом, могут обратить внимание на два последних варианта. Это также может быть то, что нужно бизнесу — может быть, они не хотят так много отчетов и смотрят только те разделы, куда уходят деньги, или соответствие необходимо из-за данных в облаке.

И последнее замечание: вам может быть интересно, что происходит, когда учетная запись пользователя удаляется (или «закрывается», как они это называют). Microsoft хранит данные об использовании в течение 30 дней, после чего вы не сможете просмотреть их для этого пользователя.