Особенности, важность и ограничения планирования

Планирование требуется всем частным лицам, предприятиям и некоммерческим организациям. Это практикуется для всех типов организаций малых, средних и крупных. Основная функция менеджмента заключается в том, чтобы задачи выполнялись другими. Каждый менеджер должен планировать свое предприятие. Этот план можно рассматривать как карту. Следуя этому, можно проверить степень продвижения к намеченной цели. В то же время это основное требование и важный вклад в процесс управления. Таким образом, вся организационная деятельность начинается с планирования эффективного достижения целей. Сегодня планирование считается стратегической областью управления, особенно в условиях быстро меняющейся среды и глобализации бизнес-операций. Это необходимое условие эффективного управления.

Значение и определение планирования

Планирование – это план действий, которым необходимо следовать в будущем. Это также умственное упражнение, требующее воображения, предвидения и здравого смысла. Он думает, прежде чем делать. Это подготовительный шаг, и он относится к детальным программам относительно будущего курса действий. Фактически, это основные функции управления, которые включают прогнозирование, постановку задач, анализ различных вариантов действий и выбор наилучшего варианта выполнения различных управленческих функций для достижения заранее определенных целей. Таким образом, это непрерывный процесс, который включает в себя принятие решений, т. е. определение курса действий для постановки и достижения целей.

Планирование определяется как:

Planning is deciding in advance what to do, how to do it, when to do it, and who is to do it. Planning bridges the gap from where we are to where we want to go. It makes it possible for things to occur which would not otherwise happen.

                                                                                        -Koontz and O’Donnell

Особенности планирования

Анализируя приведенное выше значение и определение, мы можем выявить следующие особенности планирования:

1. Планирование фокусируется на достижении целей. Планирование — это работа, ориентированная на достижение цели, потому что ее целью является быстрое и экономичное достижение организационных целей. Эти цели являются целеустремленными, поскольку они обеспечивают основные руководящие принципы для планирования деятельности, определяя действия, которые приводят к желаемым результатам.
2. Планирование является основной функцией управления: Планирование является основной функцией управления, поскольку оно служит основой для всех других функций управления, поскольку обеспечивает базовую структуру, в рамках которой выполняются все другие функции управления. Мы считаем его планом, поскольку он обеспечивает основу для управленческих действий.
3. Планирование вездесуще: оно вездесуще, поскольку требуется на всех уровнях управления и во всех типах организаций. Однако объем планирования варьируется от одного уровня к другому, в то время как руководители на самом низком уровне формулируют повседневные операционные программы, а менеджеры среднего звена готовят планы отделов, а высшее руководство - планы для организации в целом.
4. Планирование — это непрерывный процесс. Планирование — это непрерывный процесс. Планы готовятся на определенный период и в конце этого периода, так как возникает потребность в новом плане, исходя из новой ситуации. Поскольку будущее неопределенно, существуют различные предположения о будущем, которое может измениться. Поэтому первоначальный план, возможно, придется пересмотреть в свете меняющихся условий.
5. Планирование футуристично: планирование предполагает взгляд в будущее и предсказывает наилучшие преимущества организации. Менеджеры планируют управлять будущими событиями в меру своих возможностей. Планирование также включает в себя размышления о будущем, чтобы действовать в настоящем. По существу, это предполагает научное предвосхищение будущих событий, т. е. прогнозирование.
6. Планирование включает в себя принятие решений. Планирование — это процесс выбора из различных альтернатив для достижения поставленных целей. Необходимость планирования возникает только при наличии альтернатив, а на практике планирование предполагает наличие альтернатив. Таким образом, принятие решений является неотъемлемой частью планирования, поскольку предполагает выбор из различных альтернативных вариантов действий. Но если есть только одна альтернатива, то в планировании нет необходимости.
7. Планирование — это умственное упражнение. Планирование — это интеллектуальный процесс, связанный с обдумыванием перед тем, как что-то делать, с участием воображения и творчества. Это деятельность мышления, основанная на логических рассуждениях, а не на догадках и выполнении работы. Успех планирования зависит от работы планировщика. Таким образом, планировщик должен обладать разумным воображением и способностью здравого суждения.

Важность планирования

Ниже приведены различные значения рационального планирования:

1. Планирование обеспечивает направление: планирование связано с определением будущего курса действий. Фиксация целей и задач является приоритетом любой организации. Заранее формулируя цель, планирование обеспечивает единство направления. Правильное планирование делает цели четкими и конкретными. Это помогает менеджеру сосредоточиться на цели, ради которой должны быть предприняты различные виды деятельности. Это означает, что планирование уменьшает бесцельную деятельность и делает действия более осмысленными.
2. Планирование снижает риск неопределенности: Каждое коммерческое предприятие должно работать в условиях неопределенности. Планирование помогает фирме выжить в этой неопределенной среде, устраняя ненужные действия. Это также помогает предвидеть будущее и подготовиться к риску, приняв необходимые меры.
3. Планирование уменьшает дублирование и расточительную деятельность: планы формулируются с учетом цели организации. Эффективный план объединяет деятельность всех отделов. Таким образом, планирование уменьшает дублирование и расточительную деятельность.
4. Планирование способствует творчеству и новаторским идеям. Планирование поощряет творчество и различными способами помогает организации. Менеджеры разрабатывают новые идеи и применяют их для создания новых продуктов и услуг, что приводит к общему росту и расширению бизнеса. Поэтому правильно говорят, что хороший процесс планирования будет способствовать большему индивидуальному участию, предлагая различные новые идеи и поощряя менеджеров мыслить по-новому.
5. Планирование облегчает принятие решений: принятие решений означает поиск различных альтернатив и выбор наилучшей из них. Планирование помогает менеджеру заглянуть в будущее и выбрать среди различных альтернативных сил действия. Планирование дает рекомендации для правильного и эффективного принятия решений.
6. Планирование устанавливает стандарт для контроля: Планирование устанавливает стандарты, по которым можно оценивать и измерять фактическую производительность. Сравнение фактической производительности с заранее установленными стандартами помогает выявить отклонения и предпринять корректирующие действия, чтобы убедиться, что события соответствуют планам. В случае любого отклонения руководство может принять корректирующие меры для улучшения результатов.

Ограничения планирования

Ниже приведены ограничения планирования:

1. Жесткость : планирование вносит жесткость в работу, поскольку сотрудники должны строго следовать заранее установленным правилам. Существует тенденция, что, строго следуя этим заранее определенным правилам, люди больше заботятся о соблюдении этих планов, чем о достижении целей. Иногда планирование препятствует индивидуальной инициативе и творчеству. Это ограничивает их свободу, а новые возможности игнорируются.
2. Планирование может не работать в динамичной среде: планирование должно осуществляться во внешней среде, такой как государственная политика, технологии и т. д., которые находятся вне контроля организации. В любой ситуации изменения в окружающей среде делают план неработоспособным и малоэффективным. Таким образом, планирование не дает положительного результата, если такие изменения точно не прогнозируются.
3. Планирование снижает творческий потенциал: планирование включает в себя предварительное определение политик и процедур. Сотрудники обязаны их строго соблюдать, а отклонения считаются крайне нежелательными. В результате сотрудники не проявляют своих навыков, что снижает их инициативу и креативность.
4. Планирование сопряжено с огромными затратами. Планирование — дорогостоящий процесс, поскольку на сбор и анализ информации тратится много денег. Это также связано с расходами на экспертов, так как экспертам платят за планирование. Следует приложить усилия, чтобы извлечь выгоду из анализа и обеспечить, чтобы выгоды, полученные в результате планирования, превышали их затраты. Если затраты на планирование не оправдывают выгоды, то планирования следует избегать.
5. Планирование отнимает много времени: требуется много времени на сбор, анализ и интерпретацию информации, относящейся к планированию. Это приводит к задержке принятия решения. Поэтому во время кризисов и чрезвычайных ситуаций, требующих немедленного решения, планирование не работает. Иногда заблаговременное планирование может привести к задержке в принятии мер, что может привести к потере выгодных возможностей.
6. Планирование не гарантирует успеха: планирование может создать в организации ложное чувство безопасности. Менеджеры, как правило, принимают ранее проверенные планы, но нет необходимости, чтобы план, который работал раньше, снова работал в этой конкурентной среде. Так что нельзя сказать, что планирование гарантирует успех.
7. Сопротивление изменениям: сотрудник знакомится с методом выполнения работы. Поэтому они сопротивляются изменениям и не хотят применять новый метод выполнения работы. Такое нежелание может привести к провалу плана.

Одной из причин, по которой нам необходимо планирование, снова является правило 18/20. Хорошо известно, что для незапланированной деятельности 80 % усилий составляют менее 20 % результатов. Нужно тратить много времени, решая, что делать, когда делать и как делать. В противном случае это может привести к принятию множества ненужных, несфокусированных и неэффективных шагов. Ограничения планирования указывают на проблемы в процессе планирования, но при ограниченных осторожных шагах эти ограничения планирования можно преодолеть. Гораздо проще скорректировать план, чтобы избежать грядущего подъема, чем бороться с кризисом, когда он наступит.