Office 365: устанавливайте оповещения и узнавайте, что происходит с вашими данными

Microsoft загружает Office 365 новыми продуктами и функциями. Мельница слухов наводнена предположениями о том, что все это значит. Собирается ли Microsoft в конечном итоге заменить Office этими онлайн-приложениями? Может быть, они заменяют CRM? Или, может быть, это не имеет значения, потому что, к сожалению, в большинстве развертываний все еще используются только основные функции электронной почты Office 365. Но настоящие казначеи в Office 365, за которые стоит платить, имеют мало общего с электронной почтой и много делать с управлением и защитой данных.

Поскольку за объемом изменений трудно уследить, вы, возможно, не заметили, что в консоли администратора есть раздел под названием «Безопасность и соответствие требованиям». Внутри него находится драгоценный камень под названием Оповещения. Это крошечная часть истории Office 365 по управлению и защите данных, но она действительно эффективна. Настройка его в соответствии с потребностями бизнеса может даже повысить ваш статус от специалиста по миграции до ИТ-директора.

Облачные заботы

Одно из беспокойств, которые возникают у людей при переходе в облако, заключается в том, что их данные исчезнут. Это может быть немного пугающе, но, как я говорю своим клиентам, вы действительно знали, где были ваши данные раньше? Да, он был на сервере, но вам все еще нужна была помощь, чтобы выяснить, в каком черном ящике хранятся данные, как получить к ним доступ и найти их, если они были утеряны. Думаю, облако не так уж и отличается, потому что за пределами ИТ-отдела никто на самом деле не знает, как получить доступ к своим данным, если обычные средства доступа не работают.

Тем не менее, мы хотим развеять некоторые из этих опасений, добавляя функции, которых раньше не было. Мы также должны учитывать тот факт, что данные хранятся во многих разных местах, когда вы добавляете всю синхронизацию с мобильными устройствами, настольными компьютерами и ноутбуками. Прошли те времена, когда администратор требовал, чтобы все данные хранились на сервере. Мобильность означает, что ваши данные могут временно находиться на мобильных устройствах, прежде чем они будут синхронизированы с вашим облачным хранилищем и помещены в резервную копию. Это окно уязвимости больше или меньше в зависимости от привычек вашего персонала, но оно есть у всех. Например, я написал эту статью в автономном режиме, ожидая своего самолета в аэропорту. Прошло несколько часов, прежде чем я подключился к Интернету, где он мог синхронизироваться с моим облачным хранилищем. Если бы что-то плохое случилось с моим ноутбуком за это время работы продукта, эта статья была бы потеряна.

Держите все под контролем с помощью оповещений Office 365

И у администраторов, и у владельцев бизнеса есть причины опасаться облачных операций, потому что они находятся на один шаг дальше от того контроля, который у них был раньше. Именно здесь Microsoft активизировала функцию оповещений для Office 365 в консоли безопасности и соответствия требованиям, которая отправляет электронное письмо, когда предпринимается какое-либо действие, о котором вы хотите получать оповещения. Огромное количество вещей, о которых вы можете быть предупреждены, просто фантастично. Они организованы по категориям: файл и папка, запрос на совместное использование и доступ, синхронизация, администратор сайта, действия почтового ящика Exchange, действия Sway, администрирование пользователей, администрирование групп, администрирование приложений, администрирование ролей, каталог, обнаружение электронных данных и действия PowerBI. Оттуда он становится более гранулированным. Независимо от того, являетесь ли вы администратором, владельцем бизнеса или руководителем отдела, вы можете настроить оповещения, чтобы предоставить информацию о конкретных должностях, которой у них никогда не было с их локальным решением.

Например, в моем домене у меня настроены оповещения, чтобы сообщить мне, когда файл был удален, когда файл синхронизируется с новым компьютером, когда элементы были удалены из папки удаленных элементов в почтовом ящике и когда кто-то поделился данные за пределами нашей организации.

Вместе эти оповещения дают мне представление о том, куда идут мои данные, кому они доступны и были ли они удалены. Зачем мне оповещение?

• Предупреждение об удалении элементов из папки удаленных элементов в почтовом ящике может дать мне понять, что сотрудник покидает компанию. Я установил это как доказательство концепции, потому что у нас часто есть клиенты, которые ищут какие-то заблаговременные предупреждающие подсказки. Конечно, мы можем восстановить эту информацию, так что это правило не касается сохранения данных. Это инструмент для отдела кадров.
• Оповещение под названием «Файл был удален» сообщает мне, когда кто-то удаляет файл из наших общих ресурсов OneDrive или других расположений Sharepoint. Теперь мы можем ответить на вопрос: «Что случилось с файлом _____?»
• Оповещение под названием «Кто-то поделился данными» сообщает мне, когда сотрудник делится файлом с кем-то за пределами нашей организации. Потеря секретов является серьезной проблемой для некоторых отраслей.
• Оповещение под названием «Кто-то загрузил файлы на новый компьютер» делает именно это. Это позволяет мне узнать, когда кто-то решил настроить автономную синхронизацию с новым компьютером. Сегодня у пользователей больше возможностей для управления вашими данными.

Крайне важно, чтобы администраторы и владельцы бизнеса знали, куда идут их данные и у кого они есть. Эти оповещения являются хорошей проверкой и противовесом большей свободе работы из любого места в любое время на любом устройстве. Самое приятное то, что вы можете настроить эти оповещения в соответствии с вашими потребностями в защите данных.

Я добавлю, что, конечно же, у нас есть детализированные разрешения, которые могут выполнять некоторые из тех же задач. Но для полноты картины вам нужны оповещения. Без оповещения вы можете не знать, существует ли дыра в вашей системе безопасности.

Получение предупреждений

Когда происходит какое-либо из выбранных мной действий, я получаю электронное письмо, которое выглядит следующим образом:

Это электронное письмо дает мне полезную информацию: время удаления файла, лицо, которое его удалило, местонахождение файла и IP-адрес, с которого файл был удален. Традиционно для получения подобной информации администраторам приходится внедрять сложные дорогостоящие решения. В Office 365 это можно сделать всего за пару кликов. Microsoft даже предоставила ссылки, по которым вы можете щелкнуть и перейти непосредственно к журналам Office 365, чтобы при необходимости продолжить изучение этого вопроса.

Создать оповещение

Создать эти оповещения очень просто. Перейдите в консоль безопасности и соответствия требованиям и заполните форму. Я впечатлен тем, насколько простой процесс.

• В поле Имя введите имя для вашего оповещения.
• При желании укажите описание.
• Поле Тип оповещения оставьте без изменений.
• Щелкните раскрывающийся список рядом с «Отправить это оповещение, когда…», чтобы выбрать действие, о котором вы хотите получать оповещения.
• Щелкните раскрывающийся список рядом с «Отправить это оповещение…» и введите имена людей, которым вы хотите отправить оповещение по электронной почте.
• Нажмите «Сохранить», и ваше оповещение настроено. Это действительно так просто.

Вы уже владеете им. Почему бы не дать людям, которым необходимо знать, уверенность в том, что их данные в безопасности, разрешив им получать оповещения о вещах, которые их больше всего беспокоят? Создавать оповещения легко. Преимущества для бизнеса потенциально огромны, и, предоставляя их, вы не только предоставляете бизнесу информацию, которую они сочтут ценной, вы также показываете, что вы тот, кто смотрит на более широкую картину безопасности.