Мыслить по-другому: Office 365 и сила управления
Управление часто рассматривается как бремя для бизнеса в целом и ИТ в частности. Однако оказывается, что это узкая точка зрения, потому что управление часто — при правильном осуществлении — расширяет возможности бизнеса с помощью технологий. Когда я впервые столкнулся с этим фактом, я был настроен скептически, признаюсь. Но позже, когда я поговорил об этом с Хантером Уиллисом, менеджером по маркетингу продуктов AvePoint, я пришел к выводу, что виноват в том, что был ограниченным и застрял в парадигмах прошлого, а не настоящего. Хантер хорошо осведомлен по этому вопросу, так как он более десяти лет занимается веб-разработкой, SEO и маркетингом в социальных сетях. Помимо работы в AvePoint, он также является президентом группы пользователей Richmond SharePoint, начал работать в сфере SharePoint в 2016 году и имеет сертификат MSCA O365. На протяжении всей своей карьеры Хантер разрабатывал внутренние сайты для совместной работы, предоставлял технические и стратегические консультации и управлял решениями для малых и крупных организаций. Он также работал консультантом по стратегии для многих компаний и некоммерческих организаций в районе Ричмонда, а в свободное время продолжает напрямую работать с некоммерческими организациями. Вы можете найти профиль автора Хантера на CMSWire и следить за ним в Твиттере: @HW_EndUser.
Я начал свой разговор с того, что спросил его, как компании в целом относятся к управлению, когда речь идет о технологиях, которые они используют, и почему они обычно так думают. «Мы в AvePoint пришли к выводу, что управление означает разные вещи для разных организаций», — ответил Хантер. «Некоторые думают об управлении с точки зрения безопасности, другие — с точки зрения управления жизненным циклом контента, и многие, если не большинство, рассматривают его как комбинацию. В целом, большинство платформ для совместной работы предлагают определенный уровень безопасности и управления жизненным циклом, но многие организации считают, что готовых вариантов для многих платформ недостаточно для их конкретных потребностей».
Добавление новых функций иногда добавляет проблем
Неудивительно, что организации, как правило, избегают нестандартных вариантов, ответил я, видя, что их сложно настроить и поддерживать в корпоративной среде. В качестве примера я указал на Office 365, поскольку теперь он включает в себя несколько улучшений безопасности и соответствия требованиям, таких как Advanced Threat Protection, eDiscovery, Advanced Data Governance, Advanced Security Management и Windows Information Protection, как мы упоминали в этой статье TechGenix некоторое время назад. Но, как подробно объяснил мне Хантер, добавление новых функций не всегда облегчает задачу.
«Office 365 обладает множеством замечательных возможностей для обеспечения безопасности и управления содержимым, — говорит Хантер, — но для их эффективного использования может потребоваться много ручного труда. Кроме того, из-за характера центров администрирования Office 365 параметры можно настроить для некоторых сценариев, но они применяются для всего клиента. Это может затруднить масштабирование управления контентом и параметрами безопасности даже в некоторых небольших организациях. Например, когда создается команда Microsoft, с помощью AAD Premium вы можете управлять соглашениями об именах в зависимости от того, кто создает команду, однако ВОЗ не дает контекста, чтобы понять, как долго следует хранить контент или кто должен иметь к нему доступ. Кроме того, право собственности на фактический бизнес-процесс этой группы может меняться со временем вместе с его содержанием и требованиями к безопасности. Все это необходимо поддерживать в дополнение к настройкам и безопасности информации, хранящейся на сайте SharePoint за командой, которая также должна соответствовать организационным требованиям. Единственный готовый способ гарантировать, что это останется точным, а параметры безопасности и жизненного цикла контента останутся в рамках политики, — это вручную проверять рабочие области, такие как сайты SharePoint и Microsoft Teams, обмениваться и проверять информацию с пользователями, а затем вручную настраивать любые изменения."
Office 365 обладает множеством замечательных возможностей для обеспечения безопасности и управления контентом, но для их эффективного использования может потребоваться много ручных усилий.
И это еще не все, говорит Хантер. «Еще одна проблема заключается в том, что владельцы команд Microsoft имеют большой контроль не только над настройками в команде, но и над всеми возможностями и настройками сайта SharePoint, стоящего за командой. Организации могут контролировать, кто может или не может создавать команды, но сбалансировать это делегированное администрирование может быть очень сложно. Любой пользователь, которому доверено создание и обслуживание рабочих областей, нуждается в обучении, чтобы понять, как поддерживать контент в этой рабочей области, а также кто должен иметь доступ или разрешать доступ. Некоторые организации пытаются настроить существующие команды и ресурсы для выполнения этого администрирования с помощью импровизированных инструментов управления задачами и предоставления услуг, но многие организации прямо сейчас чувствуют себя перегруженными административными проблемами, которые все это может создать».
Итак, почему управление кажется таким бременем?
Тем не менее, управление кажется скорее бременем, чем возможностью для многих и, возможно, для большинства из нас, кто работает либо в технической, либо в управленческой сфере ИТ. Разве управление не ограничивает только пользователей? Или можно подбросить монету и найти способы использовать управление вместо расширения их возможностей?
При правильном применении управление может резко повысить производительность при одновременном снижении рисков.
Я закончил беседу с Хантером, задав ему эти вопросы, и он ответил несколькими проницательными комментариями. «Нам нравится говорить, что тормоза были изобретены не для того, чтобы машины ехали медленно, а для того, чтобы добавить им контроля, чтобы они могли двигаться быстрее и безопаснее. При правильном применении управление может резко повысить производительность при одновременном снижении рисков. Существуют некоторые инструменты управления, такие как, например, Cloud Governance от AvePoint, которые облегчают пользователям выполнение правильных действий и оптимизируют управление организацией контентом в Office 365. Это снижает нагрузку на ИТ-группы в организации. и позволяет пользователям оставаться в политике, не сталкиваясь с узкими местами, которые замедляют выполнение повседневных задач. Таким образом, при достаточном планировании, обучении пользователей и правильном применении правильных инструментов можно легко применять управление таким образом, чтобы пользователи могли использовать преимущества новых функций, таких как доступные в Teams, для более эффективной работы, а также позволяя ИТ-специалистам и специалистам по безопасности спать. ночью."
А тем из нас, кто работает в IT/MIS, нужно больше спать по ночам!