Microsoft Flow: начало работы с автоматизированными рабочими процессами

Вы когда-нибудь использовали программное приложение и говорили: Обычно вам приходится полагаться на разработчика приложения, чтобы он изменил свой продукт и предоставил вам эту функцию. Microsoft недавно анонсировала Flow, продукт, который обещает помочь вам автоматизировать простые процессы без необходимости программирования. В этой статье я расскажу, как работает Flow, и покажу вам простой пример.
Примечание: Flow все еще находится в , что является маркетинговым термином для бета-версии. Все, о чем я говорю, может измениться после выпуска продукта.
Сначала поговорим о крючках
Разработчики программного обеспечения создают API (интерфейсы прикладного программирования). Эти API позволяют сторонним разработчикам программного обеспечения добавлять дополнительные функции в уже существующее приложение. Например, Google использует API Uber, чтобы вы могли оценивать и останавливать машину прямо в Google Maps.
В последнее время разработчики программного обеспечения добавляют в свои API. Хук позволяет другому приложению подписаться на событие, а затем выполнить действие. Вот несколько примеров хуков:
- Зацепка (событие): на ваш почтовый ящик приходит новое электронное письмо. Действие: какое-то другое приложение (например, Microsoft Flow) читает строку в электронном письме и отправляет вам текстовое сообщение, если отправитель — ваш начальник.
- Загвоздка: Weather Channel обновляет прогноз, и ожидается, что температура опустится ниже нуля. Действие: какое-то другое приложение отправляет сообщение на ваш термостат, чтобы он включил обогрев.
- Крюк: Вы идете мимо магазина. Действие: какое-то другое приложение считывает местоположение вашего телефона и отправляет вам текстовое сообщение со скидками в ближайших к вам магазинах.
Это основная идея того, как работают хуки. Веб-сайты, приложения и даже производители устройств используют хуки, чтобы другие веб-сайты, приложения и устройства могли взаимодействовать друг с другом. Думайте об этих крючках + действиях как о небольших рабочих процессах, которые вы разрабатываете.
Знакомство с Flow (предварительная версия)
Microsoft Flow позволяет создавать эти небольшие рабочие процессы в богатом графическом виде без какого-либо программирования. Поток — не новая концепция, и вы, возможно, слышали о подобных приложениях, которые делают то же самое. Например, двумя наиболее популярными конкурентами Flow являются IFTTT и Zapier.
Все эти продукты поставляются с готовыми шаблонами, где кто-то уже сделал всю работу за вас. Например, вы увидите такие шаблоны, как «Напишите мне, если кто-то добавит файл в мой Dropbox» или «Присылайте мне отчет о погоде по электронной почте каждое утро в 7 утра». Они даже включают более продвинутые шаблоны, такие как «отправить документ на утверждение» или «если кто-то новый напишет мне по электронной почте, автоматически поставить его в качестве потенциального клиента в Salesforce».
Установка
В этой статье я познакомлю вас с Microsoft Flow, чтобы показать вам, как это работает. Вот мои бизнес-требования:
У меня есть список задач в SharePoint под названием . Я хочу создать хук, который считывает действие , а затем запускает поток:
- Отправить электронное письмо назначенному мной лицу.
- Письмо будет содержать две ссылки. Одна ссылка отправит мне электронное письмо с сообщением, что человек работает над задачей. Другая ссылка пришлет мне электронное письмо с сообщением о том, что работа выполнена.
- Когда человек нажимает кнопку «Готово», задача автоматически обновляется до 100% завершения.
Давайте начнем!
Прежде чем я смогу создать поток, мне нужно что-то, из чего он будет создан. В данном случае я собираюсь создать поток из списка задач в SharePoint. Вот список задач, который я использую для создания нового офиса:
После регистрации в Flow у вас есть возможность создать пустой поток или начать с шаблона:
Появится список предварительно созданных потоков. Я выберу тот, который несколько близок к тому, что я ищу:
Вот та часть, где все становится интереснее с точки зрения безопасности. Так же, как IFTT и Zapier, Flow требуется ваше разрешение для подключения к SharePoint и вашей электронной почты. Вам придется решить, не является ли это слишком инвазивным для ваших личных данных. В моем случае я позволю это. Экран выглядит так:
Как видно на рисунке ниже, шаблон уже содержит большую часть того, что мне нужно. Я покажу вам каждую из этих конфигураций по мере прохождения этого пошагового руководства.
Первый шаг — сообщить потоку, какой список и имя списка SharePoint я хочу использовать:
Шаблон настраивает действие, которое отправит электронное письмо с подтверждением:
Как вы, возможно, помните, я хочу, чтобы электронное письмо сообщало человеку, что ему назначена задача. Этот человек может (а) сказать мне, что он работает над этим или (б) сказать мне, что он сделал. Как вы можете видеть на изображении ниже, Flow позволяет добавлять динамический контент. Для моего динамического контента я добавляю адрес электронной почты из списка задач и название задачи в строке темы. Я также могу набирать текст, поэтому добавляю текст в строку темы и изменяю ссылки на и .
Поскольку получатель электронной почты может сделать несколько вариантов выбора, вам нужно создать что-то вроде того, что мы называем оператором в программировании. В поле ниже мы говорим: Вот как я настроил часть оператора if:
Как вы можете видеть на изображении ниже, вы можете создавать действия и . означает , а « означает .
В разделе я хочу получать уведомления, когда человек нажимает ссылку в своем электронном письме:
Также в разделе мне нужно создать еще одно действие, которое обновляет задачу до 100 (%) завершения:
В разделе я создаю новое действие, которое отправляет мне информативное электронное письмо, информирующее меня о том, что человек, которому назначена задача, работает над ней:
Вот мои последние действия и :
Прежде чем обновить свой поток и сохранить его, я хочу изменить имя, поэтому очевидно, что я ищу статус задачи, а не утверждение:
На рисунке ниже показано, как теперь выглядит страница . Как видите, поток у меня включен. У меня также есть варианты редактирования и удаления потока. Немного покажу вам запущенные потоки и ошибки (если они есть).
Теперь пришло время создать задачу (я собираюсь назначить задачу себе, поэтому я являюсь владельцем задачи и получателем электронной почты):
Электронное письмо приходит и выглядит так, как показано на рисунке ниже. Примечание. Я просто скажу, что задача .
После того, как я нажму на ссылку «Готово» в письме, браузер откроется и покажет, что мой ответ зарегистрирован:
Как видно из списка задач SharePoint, теперь задача выполнена:
Поток все еще находится на ранней стадии. Когда я создавал эту демонстрацию, некоторые из моих потоков не запускались, а сообщения об ошибках было почти невозможно расшифровать. Пользовательский интерфейс немного неуклюж, и часто бывает трудно внести небольшие изменения, но я уверен, что Microsoft знает об этом, поскольку, в конце концов, он все еще находится в предварительной версии (бета).
Большой вопрос заключается в том, чем Flow будет отличаться от встроенных конкурентов, таких как IFTTT и Zapier. На данный момент Microsoft предлагает услуги только для 58 различных веб-сайтов и приложений, многие из которых связаны с управлением задачами и проектами (SharePoint, Wunderlist, Project Online, Basecamp, Google Tasks, ToDoist и т. д.). Я не уверен, как Microsoft справляется со списком сервисов, но я ожидаю, что они откроют сервис, чтобы другие компании могли создавать свои собственные потоки.
Другой открытый вопрос заключается в том, будет ли Flow доступен как отдельный веб-сайт или он будет доступен только как часть Office 365. Если это часть Office 365, я подозреваю, что более крупные корпорации будут недовольны своими пользователями, создающими потоки, которые делиться корпоративными данными с другими людьми за пределами компании.
Будет интересно посмотреть, как Microsoft будет продвигать и лицензировать Flow, но эти детали все еще отрывочны. На данный момент, если вы хотите попробовать, вы можете загрузить приложение или зарегистрироваться на веб-сайте.