Microsoft 365: создайте правило Outlook для автоматического ответа на все электронные письма

Для многих компаний Microsoft 365 — до сих пор известный как Office 365 — является модным словечком на данный момент. Да, приятно (для некоторых) не управлять никакими серверами Exchange, но хотя вы можете делать то же самое, что и в локальной среде Exchange, вы ограничены в своих возможностях. Центр администрирования Exchange Online выглядит как центр администрирования Exchange в Exchange 2016/2019, но у вас меньше возможностей для работы. Если вы посмотрите на Exchange 2016 и 2019, вы можете создавать правила транспорта для многих вещей, включая отправку сообщения на каждое полученное вами электронное письмо. Но в Microsoft Office 365 этот параметр недоступен ни в Outlook в Интернете (OWA), ни в правилах транспорта центра администрирования Exchange. Вам может быть интересно, почему бы не использовать сообщение об отсутствии на работе? Что ж, сообщение об отсутствии на работе будет отправлять электронное письмо только один раз получателю и остановится после первого письма.

Допустим, вы объединяете компании, или у вас есть сотрудник, занимающийся финансами, который уходит, или вам нужно отправлять сообщение на каждое полученное электронное письмо — для этого вы можете использовать Outlook. Ниже мы покажем, как создать шаблон из нового сообщения электронной почты, а затем использовать этот шаблон для ответа на все электронные письма с помощью правила в Outlook. Это не сложно, и это будет работать как временное решение вместо использования правила отсутствия на рабочем месте.

Отвечайте на все электронные письма с помощью Outlook: приступим

Сначала откройте Outlook.

После загрузки Outlook нажмите «Новая электронная почта» на ленте, как показано ниже:

В открывшемся окне сообщения файла без названия введите свой текст, который вы хотите, чтобы человек / люди, получающие это электронное письмо, увидели. После того, как вы это сделаете, щелкните меню «Файл» и выберите «Сохранить как», появится новое окно, как показано ниже:

В разделе, где указано «Сохранить как тип», щелкните стрелку раскрывающегося списка, выберите Outlook Temple (*.oft) и дайте имя файлу. В этом примере я использовал untitled. Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы вернуться к сообщению электронной почты. Закройте окно сообщения.

В Outlook на вкладке «Главная» найдите раздел «Правила» в разделе «Переместить» на ленте, затем щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите «Управление правилами и оповещениями…», как показано ниже:

В окне «Правила и оповещения» нажмите кнопку «Новое правило…», как показано ниже:

Откроется новое окно, которое является мастером правил. На этой странице мы выберем параметр «Применить правило к сообщениям, которые я получаю» в разделе «Начать с пустого правила», как показано ниже:

Нажмите кнопку «Далее >», чтобы продолжить работу с мастером правил. На следующей странице под 1-м условием выберите вариант «отправлено только мне», как только вы это сделаете, вы заметите, что на шаге 2 добавляется условие, которое мы добавляем к правилу «Применить это правило после получения сообщения». " как показано ниже:

Нажмите Далее >, чтобы перейти на вкладку, где вы выберете действие. В этом разделе мы собираемся выбрать действие «ответить, используя определенный шаблон», как только вы это сделаете, вы заметите, что действие добавляется к шагу 2, как это было в предыдущем разделе. Это показано ниже, но мы еще не закончили:

Как вы можете видеть выше, «конкретный шаблон» подчеркнут, что означает, что мы должны щелкнуть по нему, чтобы сделать выбор. Нажмите на гиперссылку, которая откроет окно «Выберите шаблон ответа». В этом окне щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с «Поиск в:» и нажмите «Шаблоны пользователя в файловой системе», как показано ниже:

После того, как вы нажмете «Пользовательские шаблоны в файловой системе», вы увидите имя своего шаблона, который вы сохранили в начале статьи. Нажмите на него, а затем нажмите на кнопку Открыть. Теперь вы вернетесь к мастеру правил, и в разделе «Шаг 2» вы увидите путь к шаблону, как показано ниже:

Теперь вы можете нажать кнопку Далее >, чтобы продолжить работу с мастером. На следующей странице вас спросят, есть ли у вас исключения. Мы не собираемся ничего выбирать для этого примера, поэтому вы можете просто нажать кнопку «Далее >», пример этого окна ниже:

Нажмите Далее >, чтобы продолжить. На последнем экране мастера правил вы можете дать этому правилу имя, а затем вам нужно убедиться, что установлен флажок «Включить это правило», как показано ниже:

Ваше правило настроено!

Теперь вы можете нажать кнопку Готово. Поздравляем, теперь у вас есть правило, настроенное для отправки вашего пользовательского сообщения на любое получаемое вами электронное письмо. Вы получите предупреждение о том, что это правило будет применяться только при запущенном Outlook, что в большинстве случаев так и будет. Если вы закроете Outlook, он не запустится. Это называется правилом на стороне клиента, а не правилом на стороне сервера. Вернувшись в окно «Правила и оповещения», вы увидите свое новое правило и заметите, что кнопка «Применить» включена. Вам нужно нажать «Применить», а затем «ОК», чтобы завершить это. Ниже приведен фрагмент окна:

Правило ответа Outlook на все электронные письма: отключите его, когда закончите

Как только вы закончите с этим правилом или оно больше не будет применяться к тому, для чего оно вам нужно, вы можете вернуться на страницу «Правила и оповещения» и снять флажок с правила, а затем нажать «Применить» и «ОК», и оно больше не будет отвечать сообщением на каждое электронное письмо, которое вы или этот почтовый ящик получаете.