Microsoft 365 добавляет онлайн-планирование в приложение Microsoft Bookings

Опубликовано: 10 Марта, 2023
Microsoft 365 добавляет онлайн-планирование в приложение Microsoft Bookings

Одна из вещей, которые мне всегда нравились в Microsoft 365 (ранее Office 365), заключается в том, что Microsoft постоянно добавляет новые функции и возможности. Не так давно, например, Microsoft добавила приложение под названием Microsoft Bookings, предназначенное для помощи в онлайн-планировании, особенно для малого бизнеса. Хотя поначалу может показаться заманчивым отмахнуться от Bookings как от «просто еще одного приложения-календаря», у меня есть ощущение, что Bookings в конечном итоге станет одним из самых популярных приложений Microsoft 365, потому что оно напрямую решает очень распространенную проблему (даже если Microsoft этого не сделала). не намерен для этого, чтобы быть решением этой проблемы).

Проблема, которую поможет решить Microsoft Bookings, — это беспорядок в календаре Microsoft Outlook. Позволь мне объяснить.

Одна из самых раздражающих вещей в Microsoft Outlook заключается в том, что всякий раз, когда кто-то отправляет вам приглашение на собрание, запрошенное собрание появляется в вашем календаре, даже если вы не приняли его.

На первый взгляд появление непринятых встреч в календаре Outlook, вероятно, кажется тривиальным. Тем не менее, если пользователь получает много нежелательных запросов, это может привести к тому, что календарь Outlook станет чрезвычайно загроможденным. Беспорядок может увеличить вероятность того, что пользователь пропустит законную встречу, потому что эта встреча потеряется среди всего нежелательного беспорядка.

Наведение порядка в Outlook

Microsoft Bookings — это онлайн-инструмент планирования, предназначенный для использования для определенных типов встреч. Хотя это не избавит от спама о встречах или нежелательных приглашений на встречи с персоналом, оно может помочь навести порядок в календаре Outlook, переместив встречи клиентов на специальный сайт бронирования.

Чтобы использовать Microsoft Bookings, перейдите сюда и нажмите кнопку «Получить сейчас». Когда вы сделаете это в первый раз, вы увидите сообщение об ошибке, указывающее, что Microsoft 365 не может найти календари бронирования. Чтобы устранить проблему, просто нажмите ссылку «Добавить календарь бронирования», показанную на снимке экрана ниже.

Изображение 1641
После этого вы увидите экран с просьбой ввести название вашей компании и указать тип бизнеса. В диалоговом окне есть кнопка «Нет, спасибо», как показано ниже, что создает впечатление, что вы можете отказаться от этого шага. Однако нажатие кнопки «Нет, спасибо» приводит к прерыванию процесса создания календаря.

Изображение 1642
Нажмите «Продолжить», и после небольшой задержки вы попадете на панель инструментов «Бронирования», которую вы можете видеть на изображении ниже.

Изображение 1643
На этом этапе первое, что вам нужно сделать, это перейти на вкладку «Информация о бизнесе». Эта вкладка, которую вы можете видеть на снимке экрана ниже, позволяет вам предоставить основную информацию о вашем бизнесе. Например, вы можете указать номер телефона компании, веб-сайт и основной адрес электронной почты. Вы даже можете загрузить логотип компании. Возможно, что еще более важно, особенно в этом контексте, вы можете указать часы работы предприятия. Причина, по которой это такой важный шаг, заключается в том, что вы не хотите, чтобы клиенты могли записываться на прием в нерабочее время.

Изображение 1644
Следующее, что я рекомендую сделать, это перейти на вкладку «Персонал» и ввести данные для ваших сотрудников. По умолчанию все в вашей организации, у которых есть учетная запись Microsoft 365, будут перечислены на вкладке Персонал. Однако вы можете не захотеть, чтобы все, у кого есть учетная запись Microsoft 365, были доступны для бронирования. Например, вы, вероятно, не хотите, чтобы кто-то пытался записать вашего секретаря на сервисный звонок.

Когда вы нажимаете на сотрудника, вы попадаете на экран, который позволяет вам редактировать некоторую основную информацию об этом сотруднике. Например, вы можете выбрать, можно ли бронировать сотрудников. Вы также можете указать рабочее время этого человека и даже предотвратить двойное бронирование, приняв во внимание календарь Office этого человека при определении его доступности.

Изображение 1645 Настройка страницы бронирования

Следующее, что я рекомендую настроить, — это страница бронирования. Страница бронирования — это специальная веб-страница, которую клиенты могут использовать для записи на прием к вашим сотрудникам. Вы можете интегрировать страницу бронирования на веб-сайт вашей организации, тем самым предоставив своим клиентам простой способ записи на прием.

Вкладка страницы бронирования содержит различные настройки, которые позволяют вам управлять внешним видом, функциями и поведением страницы бронирования. Например, вы можете указать, хотите ли вы, чтобы у клиентов была учетная запись Microsoft 365 для записи на встречу. Требование такой учетной записи может привести к тому, что некоторые клиенты не смогут записаться на прием, но это также может помочь предотвратить злоупотребление календарем бронирования со стороны спамеров или конкурентов.

Эта вкладка также содержит параметр, с помощью которого вы можете отключить поисковое индексирование страницы бронирования. Кроме того, вы можете настроить такие параметры, как приращение календарного времени, а также максимальное и минимальное время выполнения заказов и отмен. Кстати, ваша страница бронирования не будет опубликована, пока вы не нажмете ссылку «Сохранить и опубликовать».

Изображение 1646
Еще одна вещь, которую вам нужно проверить, — это вкладка «Услуги». Вкладка «Услуги» позволяет указать услуги, которые предлагает ваша компания. Если, например, вы управляете парикмахерской, вы можете предлагать такие услуги, как стрижка или укладка.

При настройке предлагаемых вами услуг вы можете указать время, затрачиваемое каждой службой. Например, у вас может быть одна услуга, выполнение которой занимает пятнадцать минут, а другая — час. Вы также можете указать место, где будут выполняться услуги, и указать цену за услугу, как показано на скриншоте ниже.

Изображение 1647
Если вы прокрутите страницу вниз, вы увидите опцию, позволяющую определить, разрешено ли клиенту, бронирующему услугу, выбрать конкретного сотрудника. В случае с парикмахерской, например, клиент может пожелать заказать конкретного стилиста.

На вкладке «Услуги» также есть возможность отправлять клиентам напоминания по электронной почте и текстовым SMS-сообщениям. На данный момент Microsoft позволяет бесплатно отправлять напоминания в виде текстовых SMS-сообщений, но сообщение, найденное на вкладке «Службы», указывает на то, что Microsoft может в конечном итоге ограничить количество текстовых SMS-сообщений, которые можно отправить, или взимать дополнительную плату.

Если вам интересно, сотрудники могут просмотреть назначенные встречи, просто щелкнув вкладку «Календарь». Вы можете увидеть, как выглядит вкладка «Календарь» на скриншоте ниже.

Microsoft Bookings: множество вариантов использования

Еще неизвестно, насколько полезным будет приложение Microsoft Bookings на предприятии, хотя я могу представить себе несколько потенциальных вариантов использования. Несмотря на это, я считаю, что это приложение станет бесценным ресурсом для небольших предприятий, ориентированных на предоставление услуг.