Лучшие практики Microsoft Teams: организация команд и каналов

Одним из ключей к оптимальному использованию Microsoft Teams является эффективное использование как команд, так и каналов. Команды и каналы служат совершенно разным целям, но оба они должны учитываться при принятии решения о том, как должна быть организована ваша среда Microsoft Teams.

Что такое команды в Microsoft Teams?

И команды, и каналы можно рассматривать как среды для совместной работы пользователей в Microsoft Teams. Команда — это организационная структура высокого уровня, и внутри команд существуют каналы. Но что такое команда?

Команда — это, по сути, просто контейнер. Это пространство для совместной работы, которое действует как собрание пользователей, их контента и инструментов, которые они используют. Обычно команда состоит из людей, тесно работающих вместе над различными проектами. Таким образом, относительно часто членство в команде осуществляется только по приглашению. В то же время можно создавать более открытые команды. Например, пользователь может создать команду, к которой может свободно присоединиться любой сотрудник организации. Можно даже создавать группы, открытые для публики. На самом деле, одна команда может вместить до 10 000 участников.

А каналы?

Как отмечалось ранее, каналы — это выделенные пространства внутри команд. По сути, когда вы создаете команду, автоматически создается общий канал.

В то время как команда состоит из членов, которые тесно сотрудничают друг с другом, каналы обычно представляют собой отдельные проекты, над которыми члены команды работают коллективно. Например, предположим, что в организации есть отдел маркетинга, который в настоящее время работает над проектами, связанными с двумя новыми клиентами — Contoso и Tailspin. В такой организации можно создать специальную группу, предназначенную для отдела маркетинга, а затем создать отдельные каналы внутри этой группы для Contoso и Tailspin. Таким образом, все ресурсы, связанные с этими проектами, могут храниться вместе.

Рекомендации по структурированию команд и каналов

Итак, теперь, когда я объяснил разницу между командами и каналами, давайте рассмотрим некоторые рекомендации по организации ваших команд и каналов в Microsoft Teams.

Ведомственный подход

Иногда команды и каналы структурируются по отделам. Довольно часто организация создает отдельную команду для каждого отдела, а затем позволяет отдельным отделам создавать каналы в соответствии со своими потребностями. Например, команды могут быть созданы для таких вещей, как HR, финансы и маркетинг. Каналы внутри команды должны отражать то, над чем команда работает регулярно. Например, у отдела кадров могут быть каналы для отзывов сотрудников, адаптации и увольнения.

Этот подход, как правило, лучше всего работает в крупных организациях с четко сегментированными отделами.

Подход на основе задач

Подход, основанный на задачах, наиболее подходит для малых и средних компаний и использует командную структуру, основанную на общих областях деятельности внутри организации. Например, организация, использующая этот подход, может иметь команду для каждой из своих учетных записей и группы для других вещей, над которыми может работать организация, таких как конференции или запуск новых продуктов. Команда на основе учетной записи может включать каналы, связанные с такими вещами, как отзывы от клиента и проекты, над которыми организация работает для клиента. Команда, связанная с предстоящей конференцией, может включать каналы, посвященные путешествиям, рекламным материалам и стратегии.

Сделайте это родственным

Независимо от того, какой подход вы используете, важно убедиться, что ваша команда и структура каналов связаны с конечным пользователем. Пользователям не нужно гадать, куда им нужно идти, чтобы найти нужные им ресурсы. Другими словами, названия групп и каналов должны имитировать названия отделов, проектов или другие названия, с которыми пользователи сталкиваются каждый день при выполнении своей работы.

Подумайте, как будут использоваться каналы

Когда вы пытаетесь решить, как структурировать команды и каналы вашей организации, вы должны подумать о том, как будут использоваться отдельные каналы. Причина, по которой это так важно, заключается в том, как работают каналы. Каналы не являются полностью автономными. Вместо этого они наследуют определенные вещи от команды, в которой проживают. Например, только члены команды могут получить доступ к каналу внутри команды.

Хотя это может показаться очевидным, есть еще кое-что, о чем вам нужно подумать. Каналы спроектированы как полноценные пространства для совместной работы. Таким образом, они представляют собой больше, чем просто наборы чатов. Приложения можно связать с каналом, чтобы сделать данные, связанные с этим приложением, доступными для участников канала. Многочисленные приложения могут быть связаны с каналами. К ним относятся Word, Excel, Trello и Adobe Creative Cloud, и это лишь некоторые из них.

Хотя приложения являются ключом к тому, чтобы сделать канал полезным, приложение нельзя установить непосредственно на канал. Приложение должно быть установлено на уровне команды, прежде чем его можно будет использовать внутри канала. Таким образом, вы должны рассмотреть, какие приложения потенциально могут использоваться в канале и имеет ли смысл группировать похожие каналы внутри команды на основе приложений, которые будут использоваться. Это не значит, что вы должны объединять в команду два совершенно непохожих канала только потому, что им обоим нужен доступ к общему приложению. Однако вы можете рассмотреть возможность разделения одной команды на несколько более мелких в зависимости от данных и использования приложений, но только в том случае, если это не увеличит ваши административные расходы и не усложнит жизнь вашим пользователям.

Организация команд и каналов в Microsoft Teams: размер имеет значение

Есть еще один подход к структурированию команд и каналов, который я иногда видел в реальном мире. Этот подход заключается в простом создании одной команды на уровне организации, а затем создании каналов внутри этой команды по мере необходимости.

Несмотря на то, что этот подход может работать, на самом деле он подходит только для использования в самых маленьких организациях. В более крупной организации такой тип структуры просто стал бы слишком переполненным и беспорядочным, чтобы быть практичным.