Какая стратегия внедрения SaaS подходит для вашей организации?

Переход в мир облака и «все как услуга» прошел довольно успешно. По крайней мере, с точки зрения продавца. Тем не менее, с точки зрения тех организаций, которые надеются вскочить на борт, похоже, отсутствует понимание того, какие усилия необходимы для того, чтобы сделать решительный шаг. В конце концов, важно знать, что перевести любое корпоративное приложение в облачное программное обеспечение как услугу (SaaS) не так просто, как щелкнуть переключателем.

Эволюция программного обеспечения

Хотя облачные решения SaaS, без сомнения, предлагают мощные решения, которые могут удовлетворить и даже превзойти потребности предприятия, важно изучить и понять предысторию лицензионных соглашений. Существует модель бессрочного лицензирования, при которой мы платим единовременную плату, а программное обеспечение принадлежит нам навсегда. С этим типом лицензии на программное обеспечение единовременные затраты вместе со стоимостью внедрения программного обеспечения часто капитализируются, а это означает, что деньги поступают из другого центра затрат, которые мы затем можем амортизировать в течение заранее определенного количества лет. Единственным влиянием на наш годовой операционный бюджет является стоимость годовой платы за обслуживание. Это плата, выплачиваемая поставщику за предоставление экспертных услуг для устранения любых проблем или дефектов. Годовая плата за обслуживание может включать или не включать обновления программного обеспечения, но обычно не включает. Этот тип лицензирования удобен для предприятия, но сложен для поставщика, поскольку это означает постоянную охоту за новыми клиентами для получения прибыли.

Модель лицензирования по подписке означает, что вы должны продлевать лицензию за плату, как правило, ежегодно. В некоторых случаях годовая плата включает стоимость обслуживания. Преимуществом для предприятия является одна легко предсказуемая статья расходов и, следовательно, известная стоимость добавления к годовому операционному бюджету. С этим типом подписки редко бывают какие-либо сюрпризы для предприятия или поставщика. Конечно, существует множество вариантов этой модели лицензирования, и важно убедиться, что мелкий шрифт тщательно изучен.

И бессрочное лицензирование, и лицензирование по подписке сопровождаются оговоркой, что программное обеспечение живет и дышит на территории заказчика. Облако взяло нас всех штурмом, предоставив возможность передать большую часть нашего хранилища данных и мощности сервера третьей стороне. Поставщики программного обеспечения быстро последовали новой стратегии лицензирования, которая дала организациям возможность также передавать программное обеспечение третьей стороне. «Программное обеспечение как услуга» теперь является новой сексуальной конфеткой, с которой мы все стремимся проводить время. Обновления происходят безболезненно через запланированные промежутки времени, а программное обеспечение поддерживается поставщиком. Теоретически нам нужно только запланировать количество людей, которые будут иметь ссылку на лицензию, а выставление счетов будет производиться на основе помесячной оплаты (PEPM). Таким образом, если у нас есть 2000 сотрудников, на которых программное обеспечение должно ссылаться для целей расчета заработной платы, стоимость в месяц будет в 2000 раз больше ежемесячной платы PEPM.

«Программное обеспечение как услуга» теперь является новой сексуальной конфеткой, с которой мы все стремимся проводить время. Обновления происходят безболезненно через запланированные промежутки времени, а программное обеспечение поддерживается поставщиком.

Но ждать! Есть больше!

Хотя стоимость PEPM поначалу может показаться высокой, после сложения различных внутренних затрат на оборудование, физическое пространство, технические ресурсы и коммунальные услуги цифры приобретают гораздо больший смысл. Мы склонны упускать из виду, что SaaS — это не так просто, как щелкнуть выключателем и перейти в облачную среду. Есть бизнес-процессы, которые необходимо изменить, чтобы привести их в соответствие с возможностями программного обеспечения. Необходимо разработать отчетность, поскольку отчетность, которая входит в стандартную комплектацию любой облачной реализации SaaS, редко будет соответствовать потребностям любой организации. И для начала, программное обеспечение должно быть полностью понято экспертами в предметной области в вашей организации, а затем настроено и протестировано перед запуском в эксплуатацию. Во время этого процесса помните, что, скорее всего, этим занимаются одни и те же сотрудники, которые необходимы для повседневной деятельности внутри организации. Внедрение программного обеспечения SaaS сложно, отнимает много времени и заставляет нас изменить то, как мы думаем. Важно тщательно изучить стратегии реализации, предлагаемые поставщиками SaaS, и сохранить этот анализ на первом месте в списке критериев выбора поставщика. В то время как навороты программного обеспечения могут выглядеть блестящими и новыми, если реализация не сделана хорошо, те же самые навороты могут быть раздражающей болевой точкой на долгие годы.

Реализация поставщика SaaS

Некоторые поставщики SaaS будут включать в контракт, но отдельной строкой, услуги, необходимые для переноса существующих данных в их среду. Преимущества включают в себя возможность работать с одним партнером, который хорошо разбирается в продукте, а также понимает «лучшие практики», лежащие в основе успешных внедрений. Обратите внимание, что капитализировать можно только строку для реализации. Стоимость PEPM будет частью операционного бюджета. Это может стать открытием для корпоративных подразделений, которые могут использовать технологии, поставляемые им из ИТ-отдела, а не то, на что их отдел должен будет рассчитывать в бюджете. С другой стороны, поставщики SaaS будут заинтересованы в том, чтобы как можно быстрее перенести ваши данные в свое облако. Хотя может показаться, что быстрый переход имеет смысл, выделенного времени может оказаться недостаточно для настройки всех соответствующих бизнес-процессов, управления изменениями или надлежащего обучения всех заинтересованных сторон. Кроме того, любое продление их короткого времени реализации часто обходится дорого.

Стратегии с поддержкой поставщиков

Другим подходом является совместная стратегия реализации с использованием ресурсов поставщиков, а также экспертов в данной области от заказчика. В этом сценарии внутренние ресурсы работают рука об руку с поставщиком для настройки и тестирования программного обеспечения. Это позволяет клиенту сохранить информацию о том, как было настроено программное обеспечение, а также о любых настройках и обходных путях. Недостатком является то, что для достижения успеха ресурсы заказчика действительно должны быть на 100% выделены для реализации на протяжении всего проекта. Кажется, это никогда не понимается полностью, и часто требуются ресурсы для завершения проекта вне их стола, в то время как они продолжают выполнять свои повседневные операционные обязанности. Это редко является рецептом успеха, поскольку ресурсы истощаются и начинают теряться.

Партнер по внедрению

Обычно зарезервированный для программного обеспечения, которое можно настроить для соответствия даже самым сложным бизнес-практикам, этот вариант позволяет поставщику сосредоточиться на том, что он делает лучше всего: создании, обслуживании и продаже своих услуг. Поставщик сертифицирует партнеров по внедрению, которые являются третьими сторонами, целью которых является работа как с поставщиком, так и с клиентом для настройки и интеграции существующих данных в облачное решение. Положительным моментом является способность программного обеспечения удовлетворять потребности бизнеса и использовать высококвалифицированных специалистов для обеспечения плавного перехода без полного использования операционных ресурсов. Минус легко догадаться. Партнеры по реализации стоят очень дорого. Однако, если ваши бизнес-процессы сложны и уникальны, этот уровень обслуживания может быть хорошим решением.

Минус легко догадаться. Партнеры по реализации стоят очень дорого. Однако, если ваши бизнес-процессы сложны и уникальны, этот уровень обслуживания может быть хорошим решением.

Нет переключателя

При привлечении поставщиков для представления их облачной стратегии SaaS для решения вашей бизнес-задачи, наряду с подробными требованиями и подробными презентациями поставщиков, не менее важно тщательно изучить сложность внутренних процессов. Если ваша отрасль является специализированной и требует соблюдения нормативных требований, ваши бизнес-процессы, скорее всего, склоняются к сложности, и может быть сложно превратить их в готовое решение. Проанализируйте и выберите стратегию внедрения, которая наилучшим образом соответствует этой сложности. Хотя может показаться, что использование одной стратегии дороже другой, помните, что увеличение сроков проекта может быстро свести на нет эту разницу.