Как запретить Microsoft 365 удалять старые сообщения

У отдельных лиц и организаций есть множество причин, по которым им может понадобиться хранить старые сообщения электронной почты. Компания может придерживаться определенных сообщений для соблюдение причины . Сообщения также могут быть связаны с важным долгосрочным проектом. Вы, физическое лицо, можете хранить старые сообщения для целей налогообложения или по сентиментальным причинам. Однако иногда Microsoft 365 Exchange Online позволяет удалить сообщение, которое вы намеревались сохранить. Я покажу вам, как этого избежать, создав политику хранения.

Ушел, но не забыт

Exchange Online может неожиданно удалить старые сообщения из вашего почтового ящика. Хорошей новостью является то, что платформа обмена сообщениями, возможно, не удалила ваши сообщения. Если вы используете Outlook с лицензией Apps for Enterprise, ваше сообщение могло быть перемещено в архивный почтовый ящик, а не удалено. Вы можете получить доступ к их архивному почтовому ящику через Outlook или Outlook в Интернете.

Что такое архивный почтовый ящик?

Архивный почтовый ящик — это дополнительный почтовый ящик для каждого получателя Exchange Online. Этот почтовый ящик служит нескольким целям. Во-первых, это инструмент, помогающий уменьшить беспорядок в вашем основном почтовом ящике. Во-вторых, и это самое главное, архивный почтовый ящик — это инструмент, позволяющий обойти ограничения на объем хранилища почтового ящика.

Есть ли в Microsoft 365 ограничения на объем хранилища?

Ограничения на объем хранилища сильно различаются в зависимости от плана подписки на Microsoft 365 компании. Однако у каждого почтового ящика Exchange Online есть квота хранилища. Архивные почтовые ящики — это отдельные почтовые ящики, поэтому у них есть отдельная квота. В некоторых случаях (в зависимости от плана подписки) архивный почтовый ящик может удвоить доступный вам объем хранилища почтового ящика. Некоторые планы подписки на Microsoft 365 также предлагают неограниченное архивное хранилище, несмотря на квоты для основного почтового ящика.

Exchange Online часто перемещает старые сообщения в архивные почтовые ящики, а не удаляет их. Это не означает, что Exchange Online не будет удалять старые сообщения. Exchange Online не будет удалять старые сообщения, если вы не дадите на это разрешение. Однако всегда возможно, что кто-то в вашей организации случайно включил эту политику.

Вы можете настроить политику хранения по умолчанию, чтобы гарантировать, что Exchange Online не удалит старые сообщения вашей компании. Далее я объясню, что это значит.

Политики хранения сообщений Exchange Online

Параметры политики хранения сообщений часто отвечают за автоматическое удаление старых сообщений из вашего почтового ящика. Эти политики существуют по нескольким причинам. Если, например, организация по закону обязана хранить сообщения в течение определенного периода времени, в этом могут помочь политики хранения. Точно так же некоторые организации используют политики хранения для удаления старых сообщений, чтобы уменьшить потребление хранилища или потенциальное юридическое воздействие, которое часто возникает из-за хранения старых данных.

Так же, как политики хранения могут автоматически удалять устаревшие сообщения, они также могут гарантировать, что Exchange Online не удалит ваши старые сообщения. Один из наиболее эффективных способов сделать это — создать политику хранения по умолчанию, которая предписывает Exchange Online хранить элементы навсегда. Однако помните, что другие политики хранения могут переопределять параметры политики по умолчанию.

Далее я проведу вас через процесс создания политики хранения по умолчанию.

Как создать политику хранения по умолчанию

Чтобы создать политику хранения по умолчанию, которая сохраняет элементы на неопределенный срок, выполните следующие действия.

1. Войдите в консоль Microsoft Purview.
2. Выберите вкладку Политики
3. Нажмите на опцию «Удержание».

4. Нажмите кнопку «Новая политика хранения».
5. Укажите имя для новой политики и нажмите «Далее».
6. Установите тип политики «Статический» и нажмите «Далее».
7. Примените политику к электронной почте Exchange Online и нажмите «Далее».
8. Установите политику для сохранения элементов навсегда

9. Нажмите Далее
10. Нажмите Готово

Теперь вы знаете, как запретить Microsoft 365 удалять ваши старые сообщения. Подведем итоги.

Нижняя линия

Политики хранения могут обеспечить соответствие нормативным требованиям или являются инструментом автоматического удаления старых элементов. Однако обратное также может быть правдой. Вы можете использовать политику хранения, чтобы убедиться, что Microsoft 365 Exchange Online хранит ваши сообщения неограниченное время.

Если вы обнаружили, что Microsoft 365 очищает ваши старые сообщения, к которым вы, возможно, захотите получить доступ позже, теперь у вас есть шаги, чтобы предотвратить это.

Вы можете найти ответы на оставшиеся вопросы о политиках хранения в разделах часто задаваемых вопросов и ресурсов ниже!

Часто задаваемые вопросы

Какую роль функция управления записями сообщений играет в сохранении сообщений?

Управление записями сообщений — более старая функция. Вместо этого Microsoft рекомендует использовать политики хранения и теги, но если вы уже используете управление записями сообщений, оно будет работать вместе с политиками хранения.

Будет ли настройка политики хранения по умолчанию гарантировать, что Exchange Online не удалит мои старые сообщения?

Не обязательно. Exchange Online позволяет создавать несколько политик хранения сообщений. Политика с более высоким приоритетом будет применяться, если две политики содержат противоречивые настройки. В этом случае вам необходимо удалить любые другие политики хранения сообщений, которые потенциально могут привести к тому, что Exchange Online удалит ваши сообщения.

Почему я не могу сохранить старые сообщения с помощью функций соответствия Microsoft 365?

Некоторые функции соответствия Microsoft 365 могут сохранять сообщения и данные в течение заданного времени. Однако это не остановит удаление сообщений из почтовых ящиков пользователей. Такие сообщения будут доступны для персонала вашей организации, отвечающего за соблюдение нормативных требований, но не для конечных пользователей.

Какое место во всем этом занимают теги политики хранения?

Вы можете применить теги политики хранения к определенным папкам (Входящие, Удаленные и т. д.), если у вас есть несколько политик хранения. Эти теги сообщают Exchange Online, какую политику хранения следует применять к элементам папки, которая определяет, как долго платформа обмена сообщениями хранит эти элементы.

Имеет ли конечный пользователь какой-либо контроль над хранением сообщений?

Конечные пользователи могут применять свои личные теги хранения к любым созданным ими пользовательским папкам. Пользователи могут применять эти теги к отдельному элементу в папке.