Как выбрать между Office 365 и G Suite

Двумя крупнейшими и наиболее популярными бизнес-приложениями для повышения производительности, представленными сегодня на рынке, являются Office 365 и G Suite (ранее называвшиеся Google Apps). Оба они позволяют использовать инструменты повышения производительности в облаке. Поскольку оба пользуются таким высоким спросом, они идут ноздря в ноздрю, когда дело доходит до функций. Хотя это трудное решение для вашей компании, между этими двумя продуктами есть некоторые важные различия.
В этой статье мы сравним функции, а также цену, размер, ограничения по объему и простоту использования. В следующих статьях мы подробно расскажем о самых интересных функциях этих приложений для повышения производительности и предоставим вам лучшие советы и рекомендации, которые помогут вам сэкономить много часов каждую неделю, поэтому не забудьте подписаться на обновления!
Планы, предлагаемые Google
G Suite делает этот выбор намного проще, так как есть только два варианта на выбор. К ним относятся G Suite Basic (ранее Google Apps for Work) и G Suite Business (который назывался Google Apps Unlimited).
G Suite Basic предлагает все это за 5 долларов США за пользователя в месяц:
- Рабочий адрес электронной почты ([email protected])
- Видео и голосовые вызовы с Google Hangout
- Интегрированные онлайн-календари
- 30 ГБ онлайн-хранилища для синхронизации и обмена файлами
- Текстовые документы, электронные таблицы и слайды в Интернете
- Легко создавать сайты проектов
- Безопасность и административный контроль
- Круглосуточная поддержка по телефону и электронной почте
G Suite Business включает в себя все функции G Suite Basic, а также следующие функции за 10 долларов США за пользователя в месяц:
- Неограниченное хранилище (или 1 ТБ на пользователя, если пользователей меньше 5)
- Расширенные возможности администрирования для Google Диска
- Аудит и отчетность по контенту на Диске и совместному использованию
- Google Vault для обнаружения электронных данных, охватывающий электронные письма, чаты, документы и файлы
- Удобный поиск и экспорт в различные форматы
- Архивировать все электронные письма, отправленные вашей компанией
- Установить политики хранения сообщений
- Размещайте и применяйте судебные запреты на почтовые ящики
Также есть приятный дополнительный бонус: документы, созданные с помощью приложений Google (а не сторонних приложений), не учитываются при ограничении вашего хранилища. Кроме того, упомянутая здесь функция Google Vault хранит все сообщения внутри вашей компании в соответствии с вашими правилами.
Планы, предлагаемые Microsoft
Теперь, вот где это становится немного сложнее. Microsoft предлагает множество различных вариантов, в том числе:
- Бизнес-планы. Некоторые не требуют ежегодных обязательств, но ограничивают максимальное количество пользователей до 300:
- Office 365 Business Essentials: с годовым обязательством, 5 долларов США за пользователя в месяц; без годового обязательства, 6 долларов США/пользователь/месяц
- Office 365 Business: с годовым обязательством, 8,25 долл. США на пользователя в месяц; без годового обязательства, 10 долларов США/пользователь/месяц
- Office 365 Business Premium: с годовым обязательством, 12,50 долларов США за пользователя в месяц; без годового обязательства, 15 долларов США/пользователь/месяц
- Корпоративные планы (все требуют ежегодных обязательств):
- Office 365 профессиональный плюс: 12 долларов США за пользователя в месяц.
- Office 365 корпоративный E1: 8 долларов США за пользователя в месяц.
- Office 365 корпоративный E3: 20 долларов США за пользователя в месяц.
- Office 365 корпоративный E5: 35 долларов США за пользователя в месяц.
Хотя все эти планы разные, из каждого из них можно извлечь несколько очень важных вещей. Если для вас важна настольная версия набора продуктов Microsoft Office, например Word, Excel и PowerPoint, не приобретайте план Office 365 Business Essentials или Office 365 Enterprise E1. Они предоставляют только эти приложения в облаке, а не полные автономные приложения.
Аналогичным образом, если для вас важно наличие «электронной почты, календаря и контактов бизнес-класса с почтовым ящиком 50 ГБ на пользователя», избегайте Office 365 бизнес и Office 365 профессиональный плюс.
Хотя я бы хотел, чтобы это было простым сравнением сервисов повышения производительности, предлагаемых Google и Microsoft, у них очень разные функции. Итак, хотя я уверен, что это не тот ответ, который вы хотите услышать, выбор того, какой из них использовать, зависит от вашего бизнеса. Поговорим о нескольких наиболее важных функциях.
Эл. адрес
Когда вы смотрите на хранилище электронной почты, план Office 365 Business Essentials (5 долларов в месяц или 6 долларов в месяц) имеет папку «Входящие» на 50 ГБ в дополнение к файловому хранилищу на 1 ТБ, которое входит в план. Это гораздо лучший вариант, если сравнивать его с базовым планом G Suite (5 долларов в месяц), в котором для электронной почты и файлов доступно только 30 ГБ места.
Тем не менее, если вам нужно больше места для хранения, чем может предоставить любой из этих планов, Google выигрывает у Microsoft, пока в вашей команде более пяти человек. Бизнес-план G Suite за 10 долларов в месяц предлагает неограниченное хранилище, в том числе в папке «Входящие». Если в план включено менее пяти человек, он ограничен 1 ТБ на пользователя. Сопоставимый план Office 365 — это план Enterprise E3, который дает вам неограниченное хранилище электронной почты, но за 20 долларов в месяц и требует годового обязательства.
Наконец, есть выбор между Gmail и Outlook. Обычно это больше вопрос личных предпочтений; Gmail обычно предлагает больше сторонних приложений, а Outlook предлагает лучшие функции сортировки и группировки.
Итак, чтобы ответить на вопрос, что лучше для электронной почты, задайте себе эти четыре вопроса:
- Какой общий объем памяти вам нужен?
- Сколько человек в вашей команде?
- Можете ли вы принять годовой план?
- Вы предпочитаете интерфейс Gmail или Outlook?
Пространство для хранения
Это очень похоже на сравнение электронной почты. Office 365 Business Essentials предоставляет каждому пользователю 1 ТБ хранилища за 5 долларов США в месяц с годовым обязательством, тогда как G Suite Basic предоставляет только 30 ГБ по той же цене с ежемесячным обязательством. Не забывайте, что электронная почта учитывается в вашем выделении 30 ГБ.
Тем не менее, еще раз, с G Suite Business (10 долларов в месяц), если у вас более 5 пользователей, это, несомненно, правильный путь. Вместо этого Microsoft ограничивает все свои планы 1 ТБ, хотя предлагает неограниченное хранилище электронной почты для своего Office 365 Enterprise E3 (20 долларов в месяц с обязательным годовым обязательством) и планов E5 (35 долларов в месяц с обязательным годовым обязательством).
Итак, задайте себе те же вопросы:
- Какой общий объем памяти вам нужен?
- Сколько человек в вашей команде?
- Можете ли вы принять годовой план?
Приложения
Теперь это одна из основных причин, по которой некоторые люди выбирают Office 365, а не G Suite. С большинством вариантов Office 365 (все, кроме Office 365 Business Essentials или плана Office 365 Enterprise E1) вы получаете настольную версию каждого приложения в дополнение к версии в облаке. Это означает, что каждый пользователь будет иметь Word, Excel, Powerpoint, Outlook и многое другое на своих компьютерах.
Хотя основной причиной использования Office 356 или G Suite является наличие облачных функций, эти приложения Microsoft по-прежнему используются с невероятно высокой скоростью на локальных компьютерах. Кроме того, версии MS гораздо менее просты, чем приложения G Suite.
В то время как Google Sheets имеет невероятную новую функцию, позволяющую использовать повседневный язык в своих вычислениях, Excel имеет большее количество дополнительных параметров. То же самое относится к Microsoft Word по сравнению с Google Docs. Базовый функционал есть во всех приложениях G Suite, но программы Microsoft более продвинуты.
Тем не менее, не забывайте, что файлы Microsoft Office можно открывать в G Suite, а G Suite может сохранять файлы как версии Microsoft Office. Например, вы можете написать что-то на страницах Google, а затем загрузить это как документ Microsoft Word, хотя форматирование не всегда будет точно сохранено.
Кроме того, из-за привычки можно утверждать, что многие люди будут использовать приложения Microsoft Office в автономном режиме, а не работать в облаке. Итак, если вы решили перейти на облако, имейте это в виду.
Кроме того, если вы очень хотите, чтобы ваша команда работала в облаке из-за его возможностей для совместной работы, стоит упомянуть, что во многих обзорах G Suite ставится выше Microsoft из-за его более упорядоченного подхода к этому аспекту. Вероятно, это связано с тем, что G Suite был разработан специально для совместной работы.
Из-за этого многие люди фактически объединяют два варианта, покупая локальные автономные версии всех приложений Microsoft Office, но используя G Suite для облачного хранения и совместной работы.
Итак, с точки зрения приложений, вам нужно спросить себя:
- Вы предпочитаете, чтобы вы или ваша команда выполняли работу в облаке или чтобы ваша работа сохранялась локально для последующей загрузки?
- Вы предпочитаете приложения Microsoft Office или нуждаетесь в них для определенных задач (например, для сложных вычислений в Excel или идеального форматирования)?
- Насколько вы цените онлайн-сотрудничество между пользователями?
- Может ли ваша команда позволить себе покупать автономные приложения Microsoft и использовать облако G Suite?
Время выбирать
Из-за множества предлагаемых услуг и опций есть еще несколько соображений, которые мы не смогли обсудить в этой статье, например, подробности о звонках в Skype и Google Hangouts. Хотя мы сосредоточились на наиболее важных аспектах этих приложений для повышения производительности бизнеса, если есть что-то, о чем вы хотите узнать больше, ознакомьтесь с тарифами и планами G Suite, Office 365 Business и Office 365 Enterprise.
Однако, чтобы помочь вам принять решение, просто задайте себе вопросы, предложенные в конце каждого раздела. Надеемся, что отсюда вы сможете сузить выбор до двух или трех вариантов, чтобы затем сравнить мельчайшие детали на каждом соответствующем сайте, который мы предоставили.