Как создать и использовать функцию инвентаризации приложений Microsoft 365

Одной из серьезных проблем, с которыми администраторы исторически сталкивались в своих средах Microsoft 365 Office, является создание отчетов об установках Office на клиентских устройствах. Например, администратору может потребоваться знать, какие версии Office используются в организации или сколько копий используется в настоящее время. В прошлом для получения информации такого рода требовалось использование дополнительного программного обеспечения для создания отчетов. Однако недавно Microsoft представила функцию инвентаризации приложений в Microsoft 365.

Прежде чем я начну

Прежде чем я покажу вам, как использовать функцию инвентаризации приложений Microsoft 365, вам нужно знать несколько вещей. Во-первых, не все планы Microsoft 365 включают доступ к функции инвентаризации приложений. Чтобы использовать эту функцию, вам потребуется план Business Standard или Business Premium или подписка A3, A5, E3 или E5.

Еще одна вещь, которую вам нужно знать, это то, что функция инвентаризации приложений в настоящее время находится в режиме предварительного просмотра. Это означает, что базовый внешний вид интерфейса инвентаризации приложений может измениться к тому времени, когда эта функция станет общедоступной. Кроме того, использование функции в режиме предварительного просмотра аналогично запуску бета-версии программного обеспечения. Таким образом, вы можете столкнуться с ошибками по пути. Например, я боролся с проблемой, из-за которой интерфейс постоянно показывал сообщение о получении этой информации. Вы можете увидеть, как это выглядит на скриншоте ниже.

Доступ к функции инвентаризации приложений Microsoft 365

Чтобы получить доступ к инвентарю приложений, войдите в Microsoft 365, используя учетную запись с правами администратора. Оттуда перейдите в Центр администрирования приложений. Вы можете получить доступ к этому центру администрирования, перейдя в Центр администрирования Microsoft 365 и выбрав параметр «Все центры администрирования». Список центров администрирования содержит ссылку для доступа к центру администрирования приложений. В качестве ярлыка вы можете напрямую перейти в Центр администрирования приложений, перейдя сюда.

Когда вы попадете в Центр администрирования приложений, щелкните вкладку Инвентарь. Если вы впервые используете функцию инвентаризации, вам нужно будет выполнить очень простой процесс, чтобы включить ее. По сути, этот процесс включает в себя нажатие нескольких кнопок в ответ на сообщения, отображаемые на экране.

Вкладка инвентаря изначально будет пустой, как вы видели на рисунке выше. Однако данные будут постепенно добавляться на экран инвентаризации по мере того, как пользователи запускают приложения Microsoft Office на своих устройствах.

Возможно, самое важное, что нужно понять во всем процессе, это то, что существуют некоторые предпосылки, которым должны соответствовать приложения Office для инвентаризации. Во-первых, приложения должны быть поддерживаемой версии. Согласно Microsoft, будут инвентаризированы только приложения Microsoft 365 для предприятий (версия 2007 или более поздняя). Это означает, что для включения в перечень приложений пользователи должны использовать копию Microsoft Office, которая была включена в подписку организации на Microsoft 365. Если, например, пользователь работал с автономной копией Microsoft Office 2019, эта копия Office не будет включена в инвентаризацию.

Вторым предварительным условием является то, что приложения Microsoft Office должны быть установлены в поддерживаемой версии Windows 10. Это важно, поскольку процесс инвентаризации зависит от задачи, которая добавляется в планировщик заданий Windows. Кстати, задача называется Office Serviceability Manager.

Наконец, пользователь, имеющий лицензию на использование программного обеспечения Microsoft Office, должен войти в приложение Office, чтобы процесс инвентаризации работал.

Что ожидать

Итак, теперь, когда я потратил некоторое время на обсуждение начала работы с инвентаризацией приложений Office, я хочу поговорить о том, что вы можете ожидать от самой инвентаризации. После того как Microsoft 365 соберет данные инвентаризации с устройств в вашей организации, он представит четыре основных элемента данных.

Первая часть информации — это общее количество различных сборок приложений Office, запущенных в вашей организации. Эта информация полезна, потому что она может помочь вам привести всех к общему номеру сборки. Это также полезно тем, что позволяет увидеть, сколько людей используют неподдерживаемые сборки, которые необходимо обновить.

Второе, что показывает вам информационная панель Inventory, — это то, как каналы обновлений используются в вашей организации. Каналы обновлений включают в себя такие элементы, как текущий канал, ежемесячный корпоративный канал, полугодовой корпоративный канал и предварительная версия полугодового корпоративного канала. Нет ничего плохого в том, что разные пользователи работают с разными каналами, но может быть полезно увидеть, сколько разных сборок связано с каждым каналом.

Третий элемент информации, отображаемый на информационной панели Inventory, — это количество устройств, на которых установлены приложения Office. Помимо общего количества устройств, вы можете увидеть разбивку 32-разрядных развертываний Office по сравнению с 64-разрядными развертываниями.

Наконец, четвертое, что вы можете увидеть на панели управления инвентаризацией, — это надстройки Microsoft Office, которые используются в вашей организации. Для каждой обнаруженной надстройки вы можете увидеть, на скольких различных устройствах эта надстройка была установлена и сколько различных версий этой надстройки присутствует в вашей организации.

Инвентаризация приложений Microsoft 365: так много информации!

Хотя информационная панель Inventory Dashboard содержит много полезной информации, сама панель предоставляет только сводку фактически доступной информации. Все элементы, представленные на панели мониторинга, можно щелкнуть, а полученные отчеты предоставляют подробную информацию о развертывании приложений Office в вашей организации. Например, в случае устройств вы можете увидеть имя устройства, версию Office и номер сборки, архитектуру, канал обновления и наличие каких-либо надстроек. Кроме того, вы можете увидеть, было ли устройство активно в последнее время и когда оно в последний раз связывалось с Microsoft 365. Эта информация может быть полезна для восстановления лицензий, которые больше не используются активно.

Независимо от типа информации, которую вы ищете, Microsoft упростит вам поиск. Все столбцы, отображаемые в отчете, содержат механизм фильтрации, который можно использовать для фильтрации отчета на основе различных критериев. Когда у вас есть необходимая информация, есть даже опция экспорта, которую вы можете использовать для сохранения данных.