Как повысить эффективность и безопасность работы с документами?

В современном мире документы играют важную роль в любой сфере деятельности. Они фиксируют информацию, закрепляют права и обязанности, регулируют отношения между людьми и организациями. Однако работа с документами может быть трудоемкой, медленной и рискованной, если не использовать современные технологии. 

В этой статье мы расскажем, как система автоматизации документооборота Этлас-Софт поможет вам оптимизировать процессы создания, передачи, хранения и контроля документов, повысить их качество и безопасность, а также сэкономить время и деньги.

Что такое система автоматизации документооборота Этлас-Софт?

Система автоматизации документооборота Этлас-Софт — это программное обеспечение, которое позволяет внедрить на предприятии электронный документооборот. Это означает, что большая часть документов переводится в цифровую форму: они создаются, редактируются, пересылаются и хранятся в электронном виде. 

Система Этлас-Софт обеспечивает единый механизм работы с документами для всех сотрудников и подразделений организации, а также для внешних контрагентов. Система Этлас-Софт состоит из нескольких модулей, которые решают различные задачи:

• Электронный архив — модуль, который позволяет организовать централизованное хранение всех документов компании и регулировать доступ к ним. Электронный архив обеспечивает быстрый поиск и извлечение нужных документов по различным критериям, а также сохраняет историю изменений и версий документов.

• Электронный документооборот — модуль, который позволяет автоматизировать процесс создания, согласования, подписания, отправки и получения документов. Электронный документооборот ускоряет движение документов по организации, контролирует исполнение задач и поручений, уведомляет участников о статусе документов и сроках их выполнения.

• Электронная подпись — модуль, который позволяет подписывать электронные документы юридически значимой электронной подписью (ЭП). Электронная подпись гарантирует подлинность и целостность документов, а также упрощает процесс обмена документами с контрагентами.

• Интеграция — модуль, который позволяет связать систему Этлас-Софт с другими программами и системами, используемыми на предприятии. Например, с бухгалтерскими, кадровыми, складскими и другими системами. Интеграция позволяет обеспечить единство информации и избежать дублирования данных.

Какие преимущества дает система автоматизации документооборота Этлас-Софт

Система автоматизации документооборота Этлас-Софт дает ряд преимуществ для организации.

Повышение эффективности работы

Система Этлас-Софт позволяет сократить время и усилия, затрачиваемые на работу с документами, а также уменьшить количество ошибок и пропусков. 

Система Этлас-Софт также помогает оптимизировать бизнес-процессы, улучшить коммуникацию и координацию между сотрудниками и подразделениями, повысить качество и скорость принятия решений.

Повышение безопасности информации

Система Этлас-Софт обеспечивает защиту информации от несанкционированного доступа, утечки, потери или повреждения. Система Этлас-Софт также обеспечивает соблюдение нормативных требований по хранению и обработке документов, а также поддерживает юридическую значимость электронных документов.

Снижение затрат на документооборот

Система Этлас-Софт позволяет сэкономить деньги на покупке и обслуживании бумажных носителей, оргтехники, расходных материалов, архивных помещений и т.д. 

Система Этлас-Софт также позволяет снизить расходы на персонал, связанный с документооборотом, а также на почтовые и курьерские услуги.

Как внедрить систему автоматизации документооборота Этлас-Софт

Для внедрения системы автоматизации документооборота Этлас-Софт вам необходимо:

1. Обратиться к компании Этлас-Софт. Компания Этлас-Софт — это российский разработчик и поставщик систем электронного архива и документооборота ЭТЛАС. Компания имеет более 15 лет опыта работы на рынке России и СНГ, а также множество успешных проектов в различных отраслях. Вы можете связаться с компанией по телефону или через сайт.

2. Пройти консультацию и анализ потребностей. Специалисты компании Этлас-Софт проведут бесплатную консультацию по вопросам автоматизации документооборота, а также проанализируют специфику вашей организации, ее цели и задачи, текущее состояние документооборота и его проблемы.

3. Выбрать оптимальное решение. На основе анализа потребностей специалисты компании Этлас-Софт предложат вам оптимальное решение для автоматизации документооборота, которое будет соответствовать вашему бюджету, срокам и требованиям. Вы сможете выбрать необходимые модули системы Этлас-Софт, а также дополнительные сервисы и функции, такие как обучение, техническая поддержка, адаптация и доработка системы под ваши потребности.

4. Заключить договор и произвести оплату. После выбора решения вы заключите договор с компанией Этлас-Софт, в котором будут прописаны все условия сотрудничества, сроки и стоимость работ. Вы также произведете оплату по договору в удобной для вас форме: наличными, безналичными или электронными деньгами.

5. Произвести установку и настройку системы. Специалисты компании Этлас-Софт произведут установку и настройку системы Этлас-Софт на вашем оборудовании или на облачном сервере. Они также проведут тестирование и отладку системы, чтобы убедиться в ее корректной работе.

6. Пройти обучение и начать работу. Специалисты компании Этлас-Софт проведут обучение для ваших сотрудников по работе с системой Этлас-Софт. Они также будут оказывать техническую поддержку и консультации по любым вопросам, связанным с системой. После обучения вы сможете начать работу с системой Этлас-Софт и наслаждаться ее преимуществами.

Подведем итог

Система автоматизации документооборота Этлас-Софт — это современное и эффективное решение для оптимизации работы с документами на предприятии. Система Этлас-Софт позволяет повысить эффективность и безопасность работы с документами, а также снизить затраты на документооборот. 

Система Этлас-Софт состоит из нескольких модулей, которые решают различные задачи: электронный архив, электронный документооборот, электронная подпись и интеграция. 

Для внедрения системы Этлас-Софт вам необходимо обратиться к компании Этлас-Софт, пройти консультацию и анализ потребностей, выбрать оптимальное решение, заключить договор и произвести оплату, произвести установку и настройку системы, пройти обучение и начать работу. Система Этлас-Софт поможет вам повысить конкурентоспособность вашей организации и достичь новых высот в бизнесе.