Как использовать архивирование электронной почты для защиты ваших бизнес-данных

Поиск электронных писем, содержащих важную деловую информацию, особенно во время аудита, — головная боль. Вы должны избегать этого трудоемкая деятельность, особенно если у вас есть сотни сотрудников и учетных записей электронной почты. К счастью, именно здесь архивирование электронной почты может спасти положение!

Архивирование электронной почты — это перемещение избыточных сообщений электронной почты в другое место хранения. Он обеспечивает долгосрочное хранение и индексированный доступ. Это широко распространенная практика, позволяющая защитить бизнес-данные и быстро найти важную информацию.

В этой статье я объясню, что такое архивирование электронной почты и чем оно отличается от резервного копирования электронной почты. Кроме того, я познакомлю вас с двумя типами архивирования электронной почты. Мы обсудим преимущества и соображения, которые необходимо учитывать, прежде чем внедрять решение для архивирования электронной почты в свой бизнес.

Во-первых, давайте узнаем, что такое архивирование электронной почты.

Что такое архивирование электронной почты?

Архивирование электронной почты — это процесс сбора, сохранения и защиты электронной почты и связанных с ней данных. В результате это позволяет вам соответствовать обязательным или нормативным требованиям в вашем секторе.

Доступные решения для архивирования электронной почты или собственные процессы выгружают данные электронной почты в другую базу данных. Это может помочь вам создавать защищенные от несанкционированного доступа и неизменяемые копии каждого экземпляра электронной почты, отправленного или полученного в вашей компании. Вы фактически запрещаете конечным пользователям изменять компрометирующую переписку, если возникает проблема.

Кроме того, выгрузка неактивных или старых данных электронной почты из рабочей базы данных в отдельную повышает производительность вашей основной базы данных.

Почти все компании и предприятия, например в сфере здравоохранения, образования, фармацевтики и государственного сектора, архивируют свои данные в соответствии с обязательными правилами. По сути, это помогает снизить вероятность совершения преступной деятельности в государственных организациях.

Термины «архивирование» и «резервное копирование» часто используются взаимозаменяемо. Давайте подробнее рассмотрим различия между обоими этими процессами.

Архивирование электронной почты и резервное копирование электронной почты

Как архивирование электронной почты, так и резервное копирование электронной почты требуют хранения данных. Однако это разные процессы, и у них разные цели. Давайте посмотрим на некоторые основные различия между ними.

Теперь давайте посмотрим на различия между двумя основными типами архивирования электронной почты. локальное или облачное.

Локальное и облачное архивирование электронной почты

Основное различие между локальными и облачными решениями для архивирования электронной почты заключается в расположении хранимых данных. Как следует из названия, локальные решения хранят архивные данные локально. Компания устанавливает выделенный сервер хранения или базу данных для сбора данных. Этот автономный подход позволяет защитить данные и предотвратить управление ими другими лицами. Тем не менее, это решение может быть очень дорогостоящим для реализации.

Облачные решения делают то же самое, что и традиционные решения. Однако эти решения хранят данные в облаке. Вы можете настроить как локальные, так и облачные решения для индексирования и резервного копирования по расписанию. Однако с растущим внедрением облачных технологий, более низкими затратами и простотой использования почти все современные решения для архивирования электронной почты основаны на облаке. Эти решения автоматически выгружают старые данные электронной почты по истечении заданного времени на выделенный носитель данных.

Теперь давайте рассмотрим некоторые преимущества архивирования электронной почты.

6 преимуществ архивирования электронной почты

Архивирование электронной почты имеет ряд преимуществ для бизнеса. Эффективные вычисления и рациональное использование ресурсов хранения стоят на первом месте. Кроме того, он также обеспечивает непрерывность работы. Кроме того, заархивированные данные защищают вас от нескольких кибератак, выступая в качестве резервной копии. Ключевые преимущества включают в себя:

1. Устраняет квоты почтовых ящиков

Решение для архивирования электронной почты надежно и постоянно хранит электронные письма в выделенном месте для хранения. Следовательно, это поможет вам управлять квотами почтовых ящиков и сократить эксплуатационные расходы.

2. Снижает потребность в хранении

Архивирование электронной почты может обеспечить дедупликацию данных. Это поможет вам избежать избыточного хранения данных. Таким образом, ваши потребности в хранении данных уменьшаются. С помощью этого процесса вы также можете снизить затраты на организационную инфраструктуру и хранение.

3. Служит эффективным решением для резервного копирования

Архивы электронной почты представляют собой добавочную резервную копию, в которой хранятся электронные письма вместе со всеми связанными с ними данными. По сути, вы можете использовать архивацию электронной почты для предотвращения аварий и удовлетворения потребностей бизнеса, соблюдая при этом несколько политик управления.

4. Обеспечивает надежное хранение электронной почты

Архивы электронной почты действуют как защищенное от несанкционированного доступа, постоянное и безопасное средство хранения электронной почты. В результате это помогает поддерживать целостность данных вашей компании и обеспечивает их извлечение.

5. Помогает с соблюдением и правилами

Архивные данные могут помочь вам соответствовать нормативным требованиям. Кроме того, это помогает обеспечить непрерывность работы и добавляет дополнительный уровень прозрачности вашему бизнесу. В результате вы можете помочь привлечь инвесторов или привлечь новых клиентов. Ваш бизнес с большей вероятностью будет расти и быть продуктивным в долгосрочной перспективе.

6. Ускоряет поиск

Архивные данные сортируются и индексируются перед сохранением. Это ускоряет извлечение данных при необходимости.

Очевидно, что решения для архивирования электронной почты имеют несколько преимуществ. Однако, прежде чем выбрать правильное решение для своего бизнеса, необходимо рассмотреть несколько важных моментов.

4 деловых и операционных аспекта, которые следует учитывать

Решения для архивирования предлагают различные функции по разным ценам. Вот 4 основных соображения, прежде чем остановиться на решении для архивирования электронной почты для вашего бизнеса.

1. Размер компании и требования к архивному хранилищу

Размер вашего бизнеса является наиболее важным фактором при выборе решения для архивирования электронной почты. Если ваш бизнес растет, вам следует выбрать облачное решение, которое можно масштабировать. Кроме того, вам нужно знать объем памяти, который вам понадобится.

2. Необходимые уровни безопасности и доступности

Очень важно принять решение об уровне доступности и безопасности, который вам нужен для ваших архивных данных. Локальные решения для электронной почты обеспечивают лучшую доступность и контролируемую безопасность. Однако они не могут масштабироваться динамически. Вы должны разделить свои данные в зависимости от уровня безопасности, необходимого вашей компании. Кроме того, вам следует выбрать сервис, который позволяет хранить разные кластеры архивных данных.

3. Затраты

Вы также должны учитывать затраты при выборе решения для архивирования электронной почты. Локальные решения требуют авансового финансирования. И наоборот, облачное решение обеспечивает гибкость предложений ежемесячной подписки.

4. Накладные расходы на внедрение и управление

Решение, которое вы выберете, потребует усилий по внедрению, обслуживанию и управлению. Таким образом, вы должны получить услугу, которая наилучшим образом соответствует вашей существующей инфраструктуре и соответствует вашим требованиям. Кроме того, вы должны учитывать свою способность поддерживать его, когда это необходимо. Некоторые облачные решения для архивирования электронной почты просты в реализации, требуют минимального управления и функционируют в готовом решении.

Давайте рассмотрим лучшие практики добавления архивации электронной почты в ваш бизнес.

Рекомендации по архивированию электронной почты

Ниже приведены некоторые рекомендации, которым вы можете следовать и внедрить в свое решение для архивирования электронной почты. Эти методы применимы как к локальным, так и к облачным решениям. Кроме того, эти рекомендации не зависят от выбранного вами поставщика услуг.

• Инвестируйте в безопасное, масштабируемое решение, которое лучше всего работает с существующей инфраструктурой.
• Выполните первоначальный анализ затрат на настройку и обслуживание, прежде чем сосредоточиться на услуге.
• Убедитесь, что выбранное вами решение соответствует региональным нормативным требованиям.
• Подумайте об удобстве и простоте использования, чтобы убедиться, что услуга подходит вам и вашему бизнесу.
• Проверьте нужные вам функции и будьте готовы к компромиссу при выборе сервиса
• Убедитесь, что решение обеспечивает кроссплатформенную совместимость и поддерживает мобильный доступ для упрощения управления.
• Регулярно проверяйте архивированные данные, чтобы убедиться, что они правильно хранятся и индексируются.

Выбор правильного решения или услуги для архивирования электронной почты на переполненном рынке может быть сложной задачей. Прежде чем выбрать услугу, перечислите свои требования в порядке приоритета, чтобы выбрать комплексную услугу.

Давай завершим.

Заключительные слова

Архивирование электронной почты может сохранить ваши данные электронной почты и помочь вам соответствовать требованиям нескольких региональных и национальных регулирующих и руководящих органов. В этой статье мы рассмотрели архивирование электронной почты, его определение и отличия от резервного копирования электронной почты.

Далее мы обсудили ключевые различия между локальными и облачными решениями. Локальные решения могут быть дорогостоящими, но обеспечивают контролируемую безопасность. С другой стороны, облачные решения масштабируемы и дешевле.

Наконец, мы обсудили несколько ключевых преимуществ архивирования электронной почты, в том числе ключевые моменты, которые следует учитывать перед выбором службы архивирования электронной почты. Например, архивирование электронной почты помогает устранить квоты на почтовые ящики и сократить потребность в хранении. При выборе решения следует учитывать размер вашей компании, необходимый уровень безопасности и доступности, связанные с этим расходы, а также накладные расходы на внедрение и управление.

У вас есть дополнительные вопросы об архивировании электронной почты? Ознакомьтесь с разделами часто задаваемых вопросов и ресурсов ниже!

Часто задаваемые вопросы

Что такое соответствие данных электронной почты?

Соответствие данных электронной почты — это практика, обеспечивающая защиту данных электронной почты. Вы можете добиться этого с помощью нескольких различных отраслевых или региональных правил и рамок. Например, в ЕС действует Общий регламент по защите данных (GDPR), который необходимо соблюдать.

Каковы наиболее распространенные кибератаки, связанные с электронной почтой?

Часто злоумышленники используют методы доверия, чтобы заставить получателя электронной почты щелкнуть ссылку для реализации атаки путем внедрения. Следовательно, это позволяет проводить атаки вредоносных программ, таких как рассылка спама, фишинг и трояны. В некоторых случаях эти кибератаки могут также привести к атакам программ-вымогателей.

Что такое резервное копирование электронной почты?

Резервное копирование электронной почты относится к повторяющемуся процессу хранения копий важных деловых или клиентских данных в выделенных базах данных. Решения для резервного копирования данных восстанавливают данные до последней резервной копии и обеспечивают непрерывность бизнеса в случае любых катастрофических событий, таких как кибератаки.

Каковы некоторые из основных поставщиков услуг архивирования электронной почты?

Вы можете найти несколько облачных или локальных поставщиков услуг архивирования электронной почты, которые предлагают мощные функции наряду с защитой от несанкционированного доступа. Некоторые обновленные поставщики услуг включают GFI Archiver, Global Relay, Mimecast и Smarsh.

Что такое дедупликация данных?

Дедупликация данных устраняет множественные копии данных. В результате повышается общая производительность базы данных за счет снижения потребления данных. Дедупликация данных — важная функция, на которую следует обращать внимание в любом решении для архивирования или резервного копирования электронной почты.