Используйте Microsoft Flow, чтобы уменьшить ежедневную рутинную работу каждого

Что, если бы существовало приложение, может быть, даже искусственный интеллект, которое могло бы следить за некоторыми вашими задачами и выполнять их за вас? Что, если позволить этому ИИ делать эти вещи за вас в конечном итоге повысит вашу производительность настолько, что он сам оплатит всю подписку на Microsoft 365? Что, если бы это также сделало вашу работу менее раздражающей? Ну, есть, и большинство людей еще не начали его использовать. Он называется Microsoft Flow и является частью вашей подписки на Microsoft 365.

Вы ненавидите загружать файлы в SharePoint?

Загрузка файлов в SharePoint очень раздражает. Прекратите делать это и позвольте Flow сделать это за вас. Мы собираемся настроить Flow для просмотра папки OneDrive для бизнеса, и когда Flow увидит, что в папку добавлен новый файл, Flow скопирует этот файл в определенную библиотеку SharePoint.

• Создайте папку в OneDrive для бизнеса. Дайте ему имя, которое указывает, где файлы, помещенные в него, закончатся. В моем примере я создал папку с именем «Отправить на обучение» и хочу, чтобы файлы, помещенные в эту папку, копировались в библиотеку документов «Учебные материалы» в SharePoint.

• Затем мне нужно открыть OneDrive для бизнеса в браузере и выбрать поток, который я хочу использовать. Самый простой способ открыть OneDrive — щелкнуть маленькое синее облачко на панели задач, а затем выбрать «Просмотр в Интернете».

• В OneDrive нажмите кнопку «Поток» в меню и выберите «Создать поток». Это позволит вам просматривать доступные шаблоны OneDrive для бизнес-потоков.

• Выберите шаблон под названием Копировать файлы между OneDrive для бизнеса и SharePoint. Вам будет предложена форма для заполнения. В поле «Папка OneDrive для бизнеса» нажмите значок папки и перейдите к созданной папке. (В моем примере это папка Upload to Training.) В поле Адрес сайта SharePoint используйте стрелку раскрывающегося списка, чтобы выбрать свой сайт SharePoint. В пути к папке SharePoint используйте значок папки, чтобы выбрать библиотеку документов, в которую вы хотите, чтобы Flow скопировал ваши файлы. (В моем примере это папка «Учебные материалы».) Затем нажмите «Создать поток».

• Вы получите запрос на предоставление Flow разрешения на доступ к вашей папке OneDrive для бизнеса. Примите этот запрос, и вы готовы начать перемещение файлов в SharePoint, не касаясь своего веб-сайта SharePoint. Я создал ярлык для этой папки и поместил его на рабочий стол для удобного перетаскивания.

У каждого есть задачи в течение дня, которые, по сути, связаны с перемещением бумаги — цифровой бумаги в современном мире — но все же речь идет о том, чтобы взять файл из одного места и поместить его в другое. Microsoft Flow отлично справляется с этим. Используйте мощь этого повседневного ИИ и сэкономьте время и нервы.

Получите одобрение вашего файла для распространения

Во многих торговых организациях предложение должно быть одобрено менеджером по продажам, прежде чем оно будет передано клиенту. Это часто включает в себя много переписки по электронной почте. Вложения файлов и загрузка файлов. Все это занимает время в течение дня. Flow может помочь избавиться от многих из них и вернуть внимание торговому персоналу.

Вот как это будет выглядеть для менеджера, когда предложение ожидает утверждения.

И после того, как предложение было одобрено, вот как оно выглядит для менеджера.

И вот как это выглядит для меня. Мой файл перемещается в папку утвержденных котировок. Я знаю, что все в этой папке готово к отправке клиенту.

Вот как это настроить.

• Мы собираемся сделать что-то очень похожее на наш первый пример. На этот раз мы собираемся создать две папки в OneDrive для бизнеса. Здесь я создал один под названием «Предложения для утверждения» и один под названием «Утвержденные предложения». Мой рабочий процесс будет заключаться в сохранении нового предложения в папке «Цитирование для утверждения». Flow попросит моего менеджера утвердить предложение, и как только оно будет одобрено, Flow переместит файл в папку «Утвержденные предложения» для меня. Так что в этом случае Flow берет на себя две задачи. Flow запрашивает утверждение предложения, а затем перемещает файл после его утверждения.
• После того, как я создал папку «Цитаты для утверждения», мне нужно поделиться ею с моим менеджером, потому что менеджер должен будет иметь возможность открыть файл, чтобы просмотреть его. Теперь, когда у меня есть две папки, и одна из них открыта для моего менеджера, я готов настроить свой Flow.
• Как и прежде, я зайду в OneDrive для бизнеса в своем браузере и воспользуюсь кнопкой Flow в меню, чтобы создать свой Flow. Для этого я выберу поток под названием «При утверждении» и перемещу новый файл OneDrive для бизнеса в другую папку. Мне будет предложено предоставить разрешение Flow для созданной мной папки OneDrive для бизнеса, а также возможность отправить электронное письмо моему руководителю от моего имени.

• Отсюда я заполняю форму, как и в первом примере Flow. Я подготовил короткое видео, которое демонстрирует, как это сделать. Создание всего этого решения занимает около двух минут.

Вот и все! Я готов начать использовать этот поток.

Чего я добился, устранив задачу просить моего менеджера утвердить предложение? Я избавился от необходимости составлять электронное письмо и прикреплять к нему файлы. И дождитесь ответа по электронной почте, загрузите одобренные файлы и сохраните их где-нибудь. Со стороны менеджеров я также избавил менеджера от необходимости помнить, есть ли предложения, ожидающие утверждения. Статус вакансии тут же в электронном письме менеджера.

Используйте Microsoft Flow

Microsoft Flow — это ваш личный инструмент искусственного интеллекта, который только и ждет, чтобы снять задачи с вашей тарелки. У всех нас слишком много бумажных задач, даже если у нас больше нет бумаги.

Я привел только два примера, но можете ли вы представить, сколько задач у каждого человека в вашей компании можно автоматизировать? У меня около дюжины их настроено для задач, которые я делаю. Подумайте об этом так: если вы можете сформулировать это как утверждение «если-то», то Flow должен сделать это за вас. Если мне нужно получить одобрение файла, пусть это сделает Flow. Если мне нужно переместить файлы из одного места в другое, пусть это сделает Flow.

У Microsoft есть несколько тысяч доступных шаблонов, и вы можете создать свой собственный. Когда вы действительно хорошо в этом разбираетесь, вы можете создавать гораздо более сложные многоэтапные решения Flow. Представьте себе возможности. Добавьте эту экономию, и вы увидите, что Flow может оплатить весь ваш счет за Microsoft 365 и многое другое. Повышение производительности — непростая задача для бизнеса. Это лучший способ добавить к нижней строке. Поэтому, если вы ИТ-специалист и хотите быть ценным для своего работодателя, начните знакомить людей с Microsoft Flow. Если у вас есть подписка на Microsoft 365, значит, она у вас уже есть. Почему бы не начать использовать мощь повседневного искусственного интеллекта и стать тем, кто использует технологии, чтобы увеличить прибыль компании. Включите это в свое резюме!