5 лучших инструментов командной совместной работы (TCT) для вашего бизнеса
Отдельные предприятия и отдельные команды, в которые они входят, различаются. Следовательно, лучшие инструменты совместной работы в команде (TCT), особенно в современных условиях удаленной работы, зависят от того, что подходит для каждого бизнеса. Инструменты совместной работы в команде должны способствовать 4 вещам:
- Лучшее общение
- Улучшенный рабочий процесс
- Хороший надзор за проектом
- Автоматическая запись, отслеживание и уведомления
То, что означает «лучшее общение» , сильно варьируется от одного бизнеса к другому. Вам нужно будет решить, какие функции TCT вам нужны для нужд вашего бизнеса.
В этой статье я объясню, почему вашему бизнесу нужны инструменты для совместной работы. Затем я расскажу, что они предлагают, и дам краткий список лучших доступных инструментов.
Зачем вам нужны инструменты для совместной работы?
Легко распределять задачи в небольших командах. Тем не менее, это становится все труднее и труднее по мере роста компании. Вы не хотите звонить по телефону или отправлять электронное письмо для каждой новой задачи. Вы также не можете предположить, что все понимают сразу.
Вот почему важны инструменты для совместной работы. Они позволяют вам назначать кому-то задачу и пинговать их. Таким образом, вы оба будете знать, что у них на тарелке.
Кроме того, TCT имеют решающее значение для планирования проекта. Задержки неизбежны, поэтому важно информировать всех о своем прогрессе. Таким образом, ваш руководитель проекта и коллеги будут знать, чего ожидать, чтобы помочь им организовать эффективную работу.
Лучшие приложения TCT также позволят вам сохранять файлы, ссылки и записи, связанные с каждым проектом. Таким образом, вы можете загружать эти файлы в одно и то же место, а не хранить их на своем устройстве.
Распространение облачных инструментов и серверов привело к усилению интеграции и синергии между приложениями для повышения производительности, облака и совместной работы. В большинстве ситуаций TCT связывает их всех.
Далее позвольте мне рассказать о некоторых функциях, которые вам понадобятся в хорошем инструменте для совместной работы.
5 основных функций в инструментах для совместной работы
Такие услуги, как обмен сообщениями, конференц-залы и общий доступ к файлам, — это основные опции, которые должны быть доступны в каждом высококачественном TCT. Тем не менее, вы также можете выбрать из многих других возможных функций. В результате может быть трудно угодить всем в своем решении. Вы должны выбрать решение с функциями, которые достаточно хороши для большей части вашего бизнеса. Давайте обсудим некоторые из этих функций прямо сейчас!
1. Обмен сообщениями
TCT могут реализовать обмен сообщениями двумя способами. Первый способ — оставлять сообщения внутри самой страницы проекта. Этот вариант обычно является лучшим способом быстро информировать людей о том, что происходит.
Второй вариант — иметь отдельные групповые чаты, в которых участники могут общаться друг с другом публично или в частном порядке. Групповой вариант может снизить беспокойство большинства людей. Тем не менее, вы должны помнить о том, чтобы включить всех, кто должен быть в группе. В противном случае это может вызвать серьезные проблемы.
Преимущество мгновенных сообщений в TCT заключается в том, что они не оставляют большого количества уведомлений для всей команды. Они уведомляют только людей, которые необходимы для проекта.
| Профессиональный совет Убедитесь, что ваш инструмент обмена сообщениями соответствует политике и культуре компании. Например, некоторые команды являются опытными машинистами и могут использовать их для общения в чате. Другие будут стесняться и могут предпочесть звонки один на один или общение с менеджером по любым вопросам. |
2. Конференц-залы
Комнаты для совещаний раньше были простыми чатами, но возможности обмена сообщениями взяли на себя эту работу. Теперь переговорная комната — это отдельное место, где вся команда присутствует для телефонной конференции или видеоконференции. В идеале это быстрый и простой способ уведомить всех о запланированном звонке.
Адекватное планирование встречи — лучшая характеристика конференц-зала. Это потому, что вы хотите, чтобы все соавторы видели, когда состоится собрание. Вы также можете комментировать и обсуждать их задачи с помощью функции обмена сообщениями.
| Профессиональный совет Назначайте встречи как минимум за двадцать четыре часа. Таким образом, каждый может подтвердить или опровергнуть свою способность участвовать. Если кто-то не отвечает, свяжитесь с ним индивидуально, чтобы проверить его. |
3. Видеозвонки
Видеозвонки — это фантастическая функция, которая может значительно увеличить скорость любого обсуждения. Тем не менее, как и со всеми замечательными вещами, вы должны использовать его экономно.
Видеозвонки могут отправить большой объем данных за короткий промежуток времени и помочь вам быстро прийти к решению. К сожалению, они также утомительны для большинства людей, особенно для тех, кому нужно уделять внимание правильному выполнению своей работы.
Как и в случае с конференц-связью, вы должны планировать видеовызовы заранее. Таким образом, все соавторы могут комментировать расписание и задавать вопросы.
| Профессиональный совет Не планируйте видеозвонки по одному проекту чаще одного раза в неделю. Вы также не должны использовать видеозвонки для простых обновлений. В идеале они должны обсуждать широкие темы и отвечать на вопросы руководства. У них также должны быть сотрудники, представляющие свою работу клиентам. |
4. Советы по сотрудничеству
Большинство приложений TCT сосредоточены на том, чтобы дать вам основной вид отдельных проектов. Тем не менее, некоторые инструменты предпочитают объединять все запущенные проекты на одной плате. Эта функция облегчает руководителю проекта отслеживание хода выполнения, особенно если большинство проектов не связаны между собой.
На досках совместной работы соавторы увидят свои текущие задачи. У них также будет доступ к прошлым и будущим задачам. В результате сортировка задач становится проще и понятнее. Вы также можете быстро изменить детали задачи или переназначить задачи, если возникнут какие-либо проблемы или кто-то должен вмешаться.
Хорошая доска для совместной работы должна быть легко адаптируемой. Вы должны иметь возможность создавать несколько столбцов и строк, чтобы люди знали, чего ожидать, и понимали насущные проблемы, с которыми им приходится иметь дело.
| Профессиональный совет Воспользуйтесь преимуществами гибкости доски для совместной работы. Доски для совместной работы обычно довольно податливы. Менеджер проекта должен представить и реализовать необходимый ему рабочий процесс. Это одна из немногих ситуаций, когда потребности менеджера преобладают над потребностями сотрудников. |
5. Общий доступ к файлам
Обмен файлами, по крайней мере, в нынешней экономике удаленной работы, является жизненной силой любого хорошего TCT. Обмен файлами может быть встроенной функцией приложения. Кроме того, ваш TCT может иметь возможность интеграции с программным обеспечением облачного хранилища, таким как Google docs, iCloud или Dropbox.
Основной характеристикой хорошего подхода к обмену файлами является стабильность. Все файлы, сохраненные на платформе, должны оставаться там либо в виде ссылки, либо физически. Наличие платформы, которая удалит ваши файлы, будет большим красным флагом. Возможно, вы не сможете восстановить важные файлы даже с помощью инструментов восстановления данных.
Кроме того, у вас должен быть способ, которым любой может увидеть файл, независимо от того, какое приложение он использует. Это означает, что сам файл необходимо загрузить, что может быть проблемой для тех, кто использует мобильные устройства.
| Профессиональный совет Не забудьте сделать резервную копию всех важных файлов, которыми поделились с командой. Файлы могут оставаться на платформе неограниченное время для команды, но бизнес должен хранить их на частном сервере на случай чрезвычайных ситуаций. |
Особенности, которые следует искать в зависимости от типа бизнеса
Сравнение функций может быть затруднено в зависимости от типа вашей команды. Вот почему вы должны просмотреть таблицу ниже и увидеть функции, которые требуются для каждого типа команды и которых следует избегать.
| Вид бизнеса | Что искать | Чего следует избегать |
| Большие команды | Система обмена сообщениями на основе проектов Уведомления о подписке Простые иерархические системы | Массовые уведомления Неспецифические доски Общение на основе видеозвонков |
| Небольшие команды | Системы коротких сообщений Видимый рабочий процесс Подробные уведомления Система обмена сообщениями на основе совместной работы | Сложные проектные линии Уведомления о подписке Широкие уведомления |
| Продажи | Подробная информация о проекте Обмен сообщениями на основе проекта Видимый рабочий процесс Подробные уведомления Общий доступ к файлам в приложении | Неспецифические доски Уведомления о подписке Сторонний обмен файлами |
| Служба поддержки | Система обмена сообщениями на основе совместной работы Уведомления о подписке Подробная информация о проекте Сторонний обмен файлами | Массовые уведомления Строгий обмен файлами внутри приложения Коллективные доски для сотрудников |
| Разработка | Видимый рабочий процесс Обмен сообщениями между командами Уведомления об отказе Таймеры работы Родное планирование Видеозвонок и видеоконференция | Закрытые командные пространства Сторонний обмен файлами Неспецифические доски Сторонние видео и конференц-звонки |
| Издательский | Обмен сообщениями на основе соавторов Полные доски для совместной работы Подробная информация о проекте Уведомления об отказе Встроенная функция конференции Сторонний обмен файлами | Уведомления о подписке Неспецифические доски Строгий обмен файлами внутри приложения Общение на основе видеозвонков |
| Продвижение | Система обмена сообщениями на основе проектов Уведомления о подписке Интеграция с социальными сетями Сторонний обмен файлами Сторонняя функция видеозвонка | Уведомления об отказе Строгий обмен файлами внутри приложения Обмен сообщениями на основе соавторов Строгий родной график |
Наконец, я пройдусь по лучшим TCT, доступным в настоящее время.
5 лучших инструментов для совместной работы в команде
TCT всегда будет личная близость. В результате непросто составить окончательный список TCT. Некоторые команды и люди любят часто общаться со своими сотрудниками, в то время как другие наоборот.
Рекомендуется протестировать несколько TCT и определить, какие из них подходят для вашей команды. Давайте посмотрим теперь некоторые из лучших вариантов!
1. Сококо
Sococo представляет собой виртуальный офис со многими функциями, которые вы ожидаете от обычного офиса. Инструмент также имеет визуальные индикаторы того, что происходит с другими соавторами.
Этот визуальный подход делает его одним из лучших вариантов TCT. Это простой способ сориентироваться, особенно для людей, которые не привыкли работать удаленно. Платформа предлагает встроенную интеграцию с опциями видеозвонков, такими как Zoom.
Вы также можете совершать видеозвонки людям, которые находятся в одной комнате с вами. Кроме того, обмен файлами, обмен сообщениями и координация проектов осуществляются в отдельных комнатах. Это делает этот вариант идеальным для традиционных предприятий, которые предпочитают работать удаленно.
| ПЛЮСЫ | МИНУСЫ |
| Легко начать Интегрированные видеозвонки Ограниченные уведомления Простой обмен файлами | Сложный рабочий процесс Много настольной недвижимости бесполезный иногда |
2. Команды Майкрософт
Платформа для совместной работы Microsoft Teams — это не то, что большинство людей представляет себе, когда речь идет о TCT. Тем не менее встроенная интеграция с самыми популярными приложениями, программами и облаком делает его одним из лучших вариантов для многих команд.
Кроме того, инструмент отлично работает с Microsoft Azure и имеет простые функции интеграции. Он также позволяет обмениваться файлами и совершать звонки. Это означает, что вы можете делать все из одной и той же экосистемы.
Этот TCT хорошо подходит для больших команд с ограниченным количеством менеджеров. Для соавторов это простое приложение для адаптации и использования. Менеджерам, возможно, придется нажимать больше, чем обычно, но это также интуитивно понятно и требует умеренного обучения.
| ПЛЮСЫ | МИНУСЫ |
| Идеальная интеграция приложений Microsoft Идеальная интеграция с Azure Легко учить Несколько способов связи Хорошие варианты обмена сообщениями | Властность с уведомлениями Ориентирован на пользователей Windows Немного неуклюжая интеграция с AWS и Google Docs |
3. Слабость
Сегодня Slack — это удобный вариант для многих компаний, и на то есть веская причина. Во-первых, он довольно прост в использовании. Он также имеет отличный обзор для сотрудников и менеджеров и хорошую интеграцию с другими приложениями.
Кроме того, Slack обеспечивает бесперебойную связь и переход между настольным приложением и приложениями для iOS и Android (которые, в свою очередь, могут запускать приложения в Windows 11). В результате соавторам легко общаться, даже если они находятся вне офиса или на совещании.
Приложение в основном предназначено для небольших команд и предприятий и рассчитано на долгосрочные проекты. Тем не менее, платформа масштабируема и может работать и для более крупных предприятий. Однако вам нужно хорошо спланировать это, так как легко свалить всех в одну кучу.
| ПЛЮСЫ | МИНУСЫ |
| Функции быстрого обмена сообщениями Хорошая интеграция со сторонним файлообменником Хорошие варианты планирования Простой обзор проектов | Строгие уведомления об отказе для команд Необходимый этикет обмена сообщениями Запутанный доступ к старым файлам |
4. Асана
Asana — это TCT, ориентированная на проекты. Это хорошо работает для команд с несколькими линиями проекта, которые находятся в движении одновременно. Это в основном для команд с большим количеством краткосрочных проектов, но также может работать и для более длительных проектов.
Он имеет прочную интеграцию со сторонним обменом файлами и прост в навигации внутри приложения. Встроенная функция планирования также интуитивно понятна и позволяет легко управлять несколькими задачами одновременно.
Одна из проблем заключается в том, что в приложении нет встроенной системы обмена личными сообщениями, а все уведомления отключены. Это делает его немного громоздким, если им не управляют должным образом, особенно в долгосрочных проектах.
| ПЛЮСЫ | МИНУСЫ |
| Отличная функция планирования Хороший обзор задач Адаптивный обмен файлами Удобная навигация как на компьютере, так и на мобильном устройстве | Отсутствие функции звонка и видео Индивидуальные доски в основном для менеджеров Уведомления-тяжелые |
5. Понедельник
Monday — это относительно новая платформа, ориентированная на продажи, но она может применяться и в других сферах бизнеса. Он имеет чистую панель инструментов с множеством опций, таких как возможность цветового кодирования статуса различных проектов.
В идеале это для небольших команд до десяти человек, работающих над одинаковыми небольшими проектами. Тем не менее, вы можете масштабировать его для больших команд, если рабочие процессы достаточно различны, чтобы уведомления не перекрывались.
Система обмена сообщениями работает для сотрудников, проектов и команд. Также легко ориентироваться как на мобильном, так и на настольном компьютере. Интерфейсы обмена файлами, планирования и управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) также просты и требуют небольшого обучения. Это делает его идеальным для команд, которые не знакомы с приложениями TCT.
| ПЛЮСЫ | МИНУСЫ |
| Очень чистый интерфейс Отличные возможности связи Хорошая интеграция со сторонними приложениями Простой обзор проекта Простое планирование | Только основные уведомления Все уведомления отключены Индивидуальные статусы общедоступны Ограниченные собственные возможности для звонков |
Заключительные слова
Инструменты совместной работы в команде (TCT) необходимы для любого бизнеса, особенно когда многие люди работают над проектами удаленно. TCT существуют для улучшения вашего рабочего процесса. Кроме того, они информируют всех о своих настоящих и будущих задачах.
Большинство приложений TCT будут иметь разные функции. В результате необходимые вам функциональные возможности будут зависеть от вашего бизнеса и состава вашей команды. Тем не менее, вы должны искать некоторые широкие функции в каждом инструменте, такие как обмен файлами, обмен сообщениями и планирование.
Кроме того, хотя все TCT имеют уведомления, важно проверить, сколько уведомлений получит ваша команда. В идеале, все должны быть уведомлены только тогда, когда это имеет первостепенное значение.
Наконец, я дал краткий список TCT, которые я считаю лучшими на рынке сегодня. Важно знать, какие функции вам следует искать, кто их предлагает и насколько они соответствуют вашим требованиям.
У вас есть еще вопросы о TCT? Ознакомьтесь с часто задаваемыми вопросами и ресурсами для получения дополнительной информации или задайте вопросы в комментариях.
Часто задаваемые вопросы
Является ли Zoom хорошим инструментом для совместной работы?
Zoom может быть полезным инструментом для видеозвонков. Тем не менее, обычно требуется работа с дополнительной платформой TCT, чтобы показать весь свой потенциал. Звонки Zoom зашифрованы и безопасны в использовании, но отсутствие других функций делает его недостаточным для большинства команд.
Могут ли инструменты для совместной работы работать в облаке?
Многие файлы, к которым предоставлен общий доступ с помощью TCT, можно хранить в облаке. Тем не менее, платформы ориентированы на работающих людей. Они сосредоточатся на конечном устройстве, а не на частном облаке пользователя, вместо этого оставаясь на облачном сервере разработчика, продающего SaaS.
Безопасно ли использовать TCT?
Да. В качестве меры предосторожности следует создавать резервные копии важных файлов на более безопасном сервере. Тем не менее, TCT практически невозможно взломать без прямого приглашения. Обычно они используют лучшие инструменты сетевой безопасности, предоставляемые и управляемые поставщиком.
Является ли Skype хорошим TCT?
Нет. Как и Zoom, Skype в основном ориентирован на обмен сообщениями и видеозвонки. У него недостаточная интеграция с обменом файлами и отсутствие досок для совместной работы, чтобы сделать его единственным TCT для бизнеса. Кроме того, из-за отсутствия функций безопасности крайне важно перейти на Microsoft Teams, поскольку поддержка Skype прекратилась в середине 2021 года.
Можно ли заблокировать уведомления от TCT?
В зависимости от TCT может быть невозможно отказаться от уведомлений о проекте, частью которого вы являетесь. Тем не менее, в большинстве случаев вы можете только отключить уведомления. Вы также можете запретить уведомления по электронной почте через Windows и Gmail.